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Visibilité & autorisations des dossiers & documents


Des informations générales sur la visibilité & les autorisations sont disponibles dans l'article suivant : Visibilité & autorisations


Principes de base de la visibilité

La visibilité des dossiers et des documents est toujours contrôlée par le dossier dans lequel ils se trouvent. Par défaut, la visibilité d'un dossier est transmise à tous les sous-dossiers et documents qu'il contient. Cet héritage est maintenu jusqu'à ce qu'une visibilité différente soit définie pour un sous-dossier. L'avantage de cet héritage réside dans le fait que la visibilité peut être définie facilement à un niveau supérieur et qu'il n'est pas nécessaire de procéder à une adaptation complexe sur les sous-dossiers ainsi que sur les documents. En cas de besoin, la visibilité d'un sous-dossier peut néanmoins être adaptée de manière individuelle et flexible.


Afin de garantir la simplicité, la sécurité et la clarté des droits d'accès dans le projet, on renonce délibérément au contrôle individuel de la visibilité sur les différents documents. Les alternatives suivantes sont disponibles à cet effet :

  • Le document peut être déplacé dans un dossier visible par la personne requise. Une Lien vers le document peut être insérée à l'emplacement d'origine afin de conserver la structure logique.
  • Un dossier séparé avec une visibilité adaptée peut être créé dans le dossier du document et le document peut y être déplacé. Cela permet d'étendre la visibilité de manière ciblée sans libérer d'autres contenus. Dans ce cas, la personne requise peut accéder au dossier ou au document via, par exemple, un lien direct dans une tâche ou un Lien dans l'arborescence des dossiers.
  • Si le document n'a pas besoin d'être modifié en commun, il peut être inséré en annexe dans une tâche ou un sujet (à n'utiliser que dans des cas exceptionnels).
  • Pour les projets complexes, il est recommandé de mettre en place une structure avec des zones de traitement communes pour une collaboration ciblée entre une ou plusieurs équipes.


Partage de fichiers, contrôle d'accès, paramètres de visibilité, collaboration en équipe, partage individuel

Ajuster la visibilité

Lors de sa création, un dossier hérite de la visibilité du dossier parent (s'il existe) ou est visible par défaut pour Équipes de base dans le projet. La visibilité peut être ajustée après création via l'icône du bouclier Par des utilisateurs autorisés. Il existe à cet égard trois niveaux de visibilité :

  • Visible et modifiable (droit d'écriture)
  • Visible (droit de regard)
  • Non visible


Les documents de la médiathèque sont visibles par toutes les personnes du projet. Pour les détails, voir Visibilité & autorisations en détail.


L'adaptation de la visibilité d'un dossier se répercute automatiquement sur tous les sous-dossiers et documents qu'il contient, car la visibilité est héritée. Les sous-dossiers qui ont leur propre visibilité font exception à cette règle.



Lors de l'affichage de la visibilité d'un dossier, on peut voir si le dossier a une visibilité spécifique ou s'il en hérite de son dossier parent. L'héritage de la visibilité peut être rétabli en cliquant sur "Réinitialiser". La visibilité des dossiers de niveau supérieur ne peut pas être réinitialisée.




Un cas particulier se présente lorsqu'un dossier a une visibilité supérieure à celle de son dossier parent. Dans ce cas, il se peut que le dossier ne soit pas accessible par la navigation dans l'arborescence des dossiers. Une solution consiste à créer un raccourci vers ce dossier, ce qui permet d'y accéder directement. La création de tels raccourcis est décrite dans l'article suivant : Raccourcis dans l'arborescence des dossiers. Le dossier peut également être lié directement dans une tâche ou un sujet.



Rétablir la visibilité, annuler les droits de visibilité, annuler la visibilité, accès aux documents, données, fichiers, autorisations, droits de visibilité, droits d'écriture

Visibilité & autorisations en détail


Dossier


Administrateur de projet

Coordinateur de projet

Créateur

Utilisateurs restants

Créer (*)

*

* Avec droit d'écriture *

–

* Avec droit d'écriture *

Télécharger (*)

*

* Avec droit d'écriture *

–

* Avec droit d'écriture *

Afficher / Modifier

 Afficher dans la structure

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 Afficher la désignation

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 Modifier la désignation

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

 Afficher le contenu

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 Modifier le contenu (**)

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

 Afficher le statut

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 Modifier le statut

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

 Afficher la visibilité

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 Modifier la visibilité

*

* En tant que créateur / Avec droit d'écriture *

Mettre en favoris

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

Télécharger

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

Synchroniser

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

Déplacer (*)

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

Copier (***)

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

Supprimer (*)

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *


(*) Ces actions nécessitent un droit d'écriture sur le dossier de niveau supérieur. Au niveau supérieur, seuls les administrateurs de projet ont un droit d'écriture.

(**) La modification du contenu d'un dossier dépend de la visibilité du contenu correspondant.

(***) Seuls les sous-dossiers et documents contenus qui sont visibles pour l'utilisateur seront copiés.



Documents


Administrateur de projet

Coordinateur de projet

Créateur

Utilisateurs restants

Créer (*)

*

* Avec droit d'écriture *

–

* Avec droit d'écriture *

Télécharger (*)

*

* Avec droit d'écriture *

–

* Avec droit d'écriture *

Afficher / Modifier

 Afficher dans la structure

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 Afficher la désignation

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 Modifier la désignation

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

 Afficher le contenu

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 Modifier le contenu

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

 Afficher le statut

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 Modifier le statut

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

 Afficher les propriétés

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 Modifier les propriétés

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

 Afficher la visibilité

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

 Modifier la visibilité (**)

 Afficher l'historique des versions

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

Mettre en favoris

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

Télécharger

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

Synchroniser

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

‎Envoyer en externe

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

Tracer

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

Signer

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

Déplacer

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

Copier

*

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

* Avec droit de regard *

Supprimer

*

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *

* Avec droit d'écriture *


(*) Ces actions nécessitent un droit d'écriture sur le dossier de niveau supérieur. Au niveau supérieur, seuls les administrateurs de projet ont un droit d'écriture.

(**) La visibilité des documents ne peut pas être modifiée, car elle est contrôlée par les dossiers.



Médias


Administrateur de projet

Coordinateur de projet

Créateur

Utilisateurs restants

Télécharger (*)

*

*

–

*

Afficher / Modifier

 Afficher dans la structure

*

*

*

*

 Afficher la désignation

*

*

*

*

 Modifier la désignation

*

*

*

*

 Afficher le contenu

*

*

*

*

 Modifier le contenu

*

*

*

*

 Afficher les propriétés

*

*

*

*

 Modifier les propriétés (*)

* Limité *

* Limité *

* Limité *

* Limité *

 Afficher la visibilité

*

*

*

*

 Modifier la visibilité (**)

 Afficher l'historique des versions

*

*

*

*

Mettre en favoris

*

*

*

*

Télécharger

*

*

*

*

Synchroniser

*

*

*

*

‎Envoyer en externe

*

*

*

*

Supprimer

*

*

*

*


(*) Si le document est lié à une entrée du journal, les catégories ne peuvent pas être modifiées.

(**) La visibilité des médias ne peut pas être modifiée, car ils sont visibles pour tous les individus du projet.


Visibilités sur les dossiers & documents


Mis à jour le : 07/08/2025