Création de réunions
- Création d'une nouvelle réunion
- Création d'un rendez-vous de suivi
- Création de plusieurs rendez-vous consécutifs
Création d'une nouvelle réunion
Une nouvelle réunion peut être créée directement dans le projet, dans la section « Réunions », ou via le menu de navigation. Dans le formulaire de création de réunion, il est désormais possible de saisir les informations générales relatives à la réunion, de définir l'organisation, d'ajouter les participants et de modifier les options. Vous trouverez plus d'informations sur le déroulement général d'une réunion dans l'article suivant : Aperçu des réunions.
Dans le formulaire de création de session, vous pouvez renseigner les informations suivantes :
- Vous pouvez saisir ici un titre et sélectionner les catégories correspondant à la réunion. Catégories servent à classer la réunion par thème et à utiliser un filtre pour la filtrer.
- Dans les informations générales, sélectionnez un Type de réunion et indiquez la date, l'heure, la durée de la réunion, le lieu et la salle. Le type de réunion sert à classer la réunion (par exemple, réunion de planification) et détermine les modèles de points à l'ordre du jour et de procès-verbal enregistrés.
- Sous « Organisation », on définit le Organisateur de la réunion et, si nécessaire, d'autres organisateurs. Les personnes qui y sont inscrites peuvent gérer la réunion et modifier les informations la concernant.
- Les participants à la réunion sont sélectionnés dans la rubrique « Participants ». Les personnes excusées ne sont ajoutées que peu avant la réalisation de la réunion, afin de tenir à jour la liste de présence. La liste de diffusion complémentaire est utilisée pour les personnes qui doivent recevoir le protocole final à titre d'information, mais qui ne participent pas à la réunion. Pour sélectionner rapidement les participants, il est possible d'utiliser des groupes de contacts ou des équipes entières.
- La réunion peut être définie comme Date cible (jalon) et apparaît ainsi comme un jalon dans le Planification des tâches.
L'article suivant explique comment définir ou modifier ultérieurement la visibilité et les autorisations des réunions et de leur contenu lors de leur création : Visibilité et autorisations relatives aux réunions et aux protocoles.
L'image suivante présente un exemple de session complétée.
Une fois enregistré, le rendez-vous peut être synchronisé avec Outlook ou un autre logiciel de calendrier. Pour plus d'informations sur la synchronisation de l'échéance avec Outlook, consultez l'article suivant : Envoi de réunions avec Outlook.
Créer une réunion, établir un ordre du jour, créer une réunion
Créer un rendez-vous de suivi
La création d'un rendez-vous de suivi permet de reprendre les informations existantes relatives à la réunion, telles que le titre, les catégories, le type de réunion, les participants, etc., ce qui permet de gagner du temps et d'assurer la continuité du contenu. Pour ce faire, il faut ouvrir la réunion à partir de laquelle un rendez-vous de suivi doit être créé. Il suffit ensuite de sélectionner la fonction dans les options.
Il suffit d'ajouter ou de modifier la date et l'heure dans la nouvelle date de réunion. La numérotation dans le titre de la réunion se poursuit automatiquement.
Création de plusieurs rendez-vous consécutifs
Il est également possible de créer plusieurs rendez-vous récurrents simultanément. Pour ce faire, il suffit d'ouvrir les options relatives aux rendez-vous récurrents dans les options de la séance. Vous pouvez y définir à la fois l'intervalle souhaité et le nombre de rendez-vous récurrents. Il est possible de créer jusqu'à 10 rendez-vous récurrents à la fois.
Une fois créés, tous les rendez-vous s'affichent dans le volet de navigation. Les différentes réunions peuvent y être modifiées si nécessaire. Chaque échéance peut ensuite être marquée d'un Lié à Outlook.
Rendez-vous récurrents, dates de suivi
Présentation des séries, blocage de calendrier, variantes de contenu, série de participation, série Outlook, gestion des séries
Mis à jour le : 10/07/2026