Création de réunions

• Créer une nouvelle réunion
• Création d'un rendez-vous de suivi
• Création de plusieurs rendez-vous de suivi

Créer une nouvelle réunion

Une nouvelle réunion peut être créée directement dans le projet au niveau des réunions ou via la navigation dans le menu. Dans le formulaire de création de session, il est désormais possible de saisir les informations générales de la session, de définir l'organisation, d'ajouter les participants et de modifier les options. Pour plus d'informations sur le déroulement général d'une réunion, voir l'article suivant : Aperçu des réunions.

Les informations suivantes peuvent être complétées dans le formulaire de création de session :

1. Il est possible de saisir un titre et de sélectionner les catégories relatives à la réunion. Catégories sont utilisées pour le classement thématique et le filtrage.
2. Dans les informations générales, un Type de réunion est sélectionné et la date, l'heure, la durée de la réunion, le lieu et la salle sont indiqués. Le type de réunion est utilisé pour classer la réunion (par ex. Réunion de planification) et contrôle les modèles de points à l'ordre du jour et de procès-verbaux enregistrés.
3. Sous Organisation, on définit le Organisateur de la session et, si nécessaire, d'autres organisateurs. Les personnes inscrites ici peuvent administrer la réunion et modifier les informations de la réunion.
4. Sous Participants, on choisit les participants à la réunion. Les excusés ne sont placés que peu de temps avant la réalisation, afin de pouvoir tenir la liste des présences. Le distributeur complémentaire est utilisé pour les personnes qui doivent recevoir le protocole final pour information, mais qui ne participent pas à la réunion. Des groupes de contact ou des équipes entières peuvent être utilisés pour sélectionner rapidement les participants.
5. La réunion peut être définie comme date cible (jalon) et apparaître ainsi comme jalon dans Planification des tâches.

L'article suivant décrit comment la visibilité & les permissions des sessions et du contenu des sessions peuvent être affectées lors de leur création ou modifiées ultérieurement : Visibilité & permissions des réunions & protocoles.

L'image suivante montre un exemple de session remplie.

Une fois enregistré, le rendez-vous de session peut être lié à Outlook ou à un autre programme de calendrier. Pour plus d'informations sur la manière de lier l'échéance à Outlook, voir l'article suivant : Envoi de réunions avec Outlook.

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Création d'un rendez-vous de suivi

La création d'un rendez-vous de suivi permet de reprendre les informations de session existantes telles que le titre, les catégories, le type de réunion, les participants, etc., ce qui permet de gagner du temps et d'assurer la continuité du contenu. Pour ce faire, la réunion à partir de laquelle un rendez-vous de suivi doit être dérivé est ouverte. Ensuite, on sélectionne la fonction dans les options.

Dans la nouvelle date de session, il suffit de compléter ou d'adapter la date et l'heure. La numérotation dans le titre de la session se poursuit automatiquement.

Création de plusieurs rendez-vous de suivi

Il est également possible de créer plusieurs rendez-vous de suivi en même temps. Pour cela, il faut ouvrir les options des rendez-vous de suivi dans les options de la session. On peut y définir aussi bien l'intervalle de temps souhaité que le nombre de rendez-vous de suivi. Il est possible de créer au maximum 10 rendez-vous de suivi à la fois.

Une fois créées, toutes les échéances s'ouvrent dans la navigation de la fenêtre. Les différentes réunions peuvent y être retravaillées si nécessaire. Chaque échéance peut ensuite être modifiée avec Outlook lié.

Dates de série, dates de suivi

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Mis à jour le : 26/09/2025