Création de réunions

• Créer une nouvelle réunion
• Envoyer une date de réunion avec Outlook
• Création d'un rendez-vous de suivi
• Création de plusieurs rendez-vous de suivi
• Procédure pour les réunions récurrentes
• Dépannage des invitations à des rendez-vous pour l'application de messagerie Mac

Créer une nouvelle réunion

Une nouvelle réunion peut être créée directement dans le projet au niveau des réunions ou via la navigation dans le menu. Dans le formulaire de création de session, il est désormais possible de saisir les informations générales de la session, de définir l'organisation, d'ajouter les participants et de modifier les options.

Les informations suivantes peuvent être complétées dans le formulaire de création de session :

1. Il est possible de saisir un titre et de sélectionner les catégories relatives à la réunion. Catégories sont utilisées pour le classement thématique et le filtrage.
2. Dans les informations générales, un Type de réunion est sélectionné et la date, l'heure, la durée de la réunion, le lieu et la salle sont indiqués. Le type de réunion est utilisé pour classer la réunion (par ex. Réunion de planification) et contrôle les modèles de points à l'ordre du jour et de procès-verbaux enregistrés.
3. Sous Organisation, on définit le Organisateur de la session et, si nécessaire, d'autres organisateurs. Les personnes inscrites ici peuvent administrer la réunion et modifier les informations de la réunion.
4. Sous Participants, on choisit les participants à la réunion. Les excusés ne sont placés que peu de temps avant la réalisation, afin de pouvoir tenir la liste des présences. Le distributeur complémentaire est utilisé pour les personnes qui doivent recevoir le protocole final pour information, mais qui ne participent pas à la réunion. Des groupes de contact ou des équipes entières peuvent être utilisés pour sélectionner rapidement les participants.
5. La réunion peut être définie comme date cible (jalon) et apparaître ainsi comme jalon dans Planification des tâches.

L'image suivante montre un exemple de session remplie.

Créer une réunion, créer un agenda, créer une réunion

Envoi d'un rendez-vous de réunion avec Outlook

Après l'enregistrement, la date de la session peut être liée à Outlook ou à un autre programme de calendrier. Les participants reçoivent ainsi une invitation au calendrier et l'échéance est inscrite dans le calendrier.

L'envoi de l'échéance est également possible ultérieurement via les options de la réunion.

Deux variantes sont disponibles. Il est possible soit de télécharger le fichier d'échéance, soit d'envoyer directement l'échéance via Outlook Online. Le téléchargement du fichier de rendez-vous est particulièrement adapté si celui-ci doit être envoyé via un programme de calendrier local comme le calendrier classique Outlook ou MacOS. Dans les deux cas, les modifications apportées au titre, à la date, à l'heure et à la liste des participants sont automatiquement prises en compte.

Si le fichier de rendez-vous est téléchargé, il peut être ouvert ou importé dans le programme de calendrier souhaité.

Une fois ouverte, l'échéance est affichée dans Outlook. Il peut être adapté et envoyé. Le texte d'invitation contient le titre du projet de chaque réunion.

Invitation de calendrier, synchronisation de calendrier, rendez-vous outlook

Création d'un rendez-vous de suivi

La création d'un rendez-vous de suivi permet de reprendre les informations de session existantes telles que le titre, les catégories, le type de réunion, les participants, etc., ce qui permet de gagner du temps et d'assurer la continuité du contenu. Pour ce faire, la réunion à partir de laquelle un rendez-vous de suivi doit être dérivé est ouverte. Ensuite, on sélectionne la fonction dans les options.

Dans la nouvelle date de session, il suffit de compléter ou d'adapter la date et l'heure. La numérotation dans le titre de la session se poursuit automatiquement.

Création de plusieurs rendez-vous de suivi

Il est également possible de créer plusieurs rendez-vous de suivi en même temps. Pour cela, il faut ouvrir les options des rendez-vous de suivi dans les options de la session. On peut y définir aussi bien l'intervalle de temps souhaité que le nombre de rendez-vous de suivi. Il est possible de créer au maximum 10 rendez-vous de suivi à la fois.

Une fois créées, toutes les échéances s'ouvrent dans la navigation de la fenêtre. Les différentes réunions peuvent y être retravaillées si nécessaire. Chaque échéance peut ensuite être modifiée avec Outlook lié.

Dates de série, dates de suivi

Procédure pour les réunions récurrentes

Dans buildagil, il n'est pas possible de créer des rendez-vous en série comme dans Outlook. Si les séries de rendez-vous doivent tout de même être gérées dans Outlook, la procédure suivante est recommandée pour les réunions récurrentes. La série de rendez-vous est d'abord créée dans Outlook. Celle-ci sert de bloc de temps dans le calendrier pour les participants. Ensuite, une nouvelle réunion est créée dans Buildagil pour servir de base à la série. La fonction "Créer un rendez-vous de suivi" permet alors de créer les sessions suivantes nécessaires. Ces réunions ne contiennent pour l'instant aucun contenu et seul l'organisateur est saisi comme participant. Dès qu'une réunion est imminente, les participants réels ainsi que les Contenu des séances peuvent être ajoutés. Ensuite, la réunion peut être envoyée aux participants via "Informer les participants". Cette procédure permet une planification flexible du contenu tout en synchronisant le calendrier via Outlook.

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Dépannage des invitations à des rendez-vous pour l'application de messagerie Mac

Lors de l'utilisation du programme de messagerie Mac, il peut arriver que des invitations à des rendez-vous soient reçues sous forme de "winmail.dat" au lieu d'un fichier ".ics". Ce fichier n'est pas lisible dans le programme de messagerie Mac et ne peut pas être ouvert comme invitation de calendrier. La cause réside généralement dans la configuration du serveur de messagerie de l'expéditeur ou du destinataire.

Les solutions suivantes peuvent aider :

• Changer le format du courrier dans Outlook en "HTML" ou "texte seul".
• Vérifier que l'échéance arrive correctement chez un autre utilisateur Mac de la même entreprise.
• Envoyer l'invitation à titre d'essai à un compte Outlook sur le Mac
• Vérifier les réglages de l'application Mail sur le Mac

Mis à jour le : 19/09/2025