Modifier la tâche
L'article suivant décrit comment travailler avec des tâches, comment créer des commentaires, générer des tâches de suivi et des décisions, et terminer la tâche.
Pour savoir à quoi les tâches sont destinées et à quoi elles peuvent servir, lire l'article suivant : Les types expliqués
Accès direct aux sections suivantes :
Adapter le contenu de la tâche
Commentaires
Créer une tâche de suivi
Documenter le commentaire comme une décision
Clôturer la tâche partielle
Terminer la tâche
Le contenu de la tâche (description, attribution, échéance, etc.) peut être adapté à tout moment. Pour cela, il suffit de cliquer sur les champs correspondants et de procéder aux adaptations.
Dans l'article [(fr0418bb-970e-4e0f-98b1-12fbe390dbf3)], vous trouverez une description des champs qui peuvent être modifiés.
Créer un commentaire
Les commentaires peuvent être utilisés pour recueillir des informations, pour des discussions ou pour informer les parties prenantes.
Les commentaires sont utilisés de manière optimale pour communiquer des résultats intermédiaires ou des informations aux personnes impliquées, afin que tous soient toujours au courant.
Pour écrire un nouveau commentaire, dans la tâche souhaitée, cliquer dans le champ de texte dans le domaine des commentaires et saisir le commentaire.
1) Tâche de suivi ou Créer une décision.
Adresser la personne (peut aussi être fait en tapant @)
Lier le document
Insérer l'annexe
Limiter le cercle des destinataires
Le cercle des destinataires d'un commentaire peut être limité, de sorte que seules les personnes qui doivent être notifiées le soient.
Seules les personnes sélectionnées dans le cercle des destinataires recevront une notification. Le commentaire reste toutefois visible pour tous les participants à la tâche. Vous trouverez de plus amples informations sur la visibilité sous : Autorisations & visibilité
Notifier les personnes sélectionnées par un commentaire :
Lors de la création du commentaire, tous les participants sont sélectionnés comme destinataires. Les personnes peuvent être supprimées via le symbole croix ou ajoutées via le symbole + (Il est également possible d'informer des personnes non impliquées).
Supprimer les commentaires.
Important : Un commentaire ne peut être supprimé a posteriori que si aucune personne n'a été mentionnée dans le commentaire.
Supprimer le commentaire sans les personnes adressées (fonctionne!)
Réponse au commentaire
L'icône flèche de réponse permet de répondre à un commentaire. Il est automatiquement fait référence au commentaire existant.
Si une nouvelle tâche découle de ce qui a été discuté dans un commentaire, il est possible de créer une tâche de suivi.
Pour cela, cliquez sur le symbole "+" et sélectionnez Créer une tâche consécutive.
Ensuite, la fenêtre s'ouvre pour saisir la tâche, qui fait référence à la tâche précédente.
Sinon, procédez comme décrit dans l'article suivant : Créer une tâche
Si une discussion dans les commentaires aboutit à une décision qui doit être documentée, une décision peut être créée à partir du commentaire.
Pour cela, cliquer sur le symbole "+" et sélectionner documenter comme décision.
Une décision s'ouvre ensuite, avec une mention du commentaire.
La décision peut maintenant être saisie et documentée.
Les participants à une tâche peuvent, lorsqu'ils ont terminé leur partie de la tâche, clôturer leur sous-tâche.
La tâche apparaît alors comme accomplie dans sa progression personnelle et les autres participants voient qui a accompli ses tâches partielles.
Pour terminer votre partie de la tâche, cliquez sur la case à cocher.
Il est maintenant indiqué sous les intervenants que vous avez terminé la sous-tâche.
Pour terminer la tâche, cliquer sur la case jaune en tant que responsable.
Lorsque la tâche est terminée par le responsable, il est judicieux de saisir un résultat qui sera ensuite visible dans le protocole.
Après avoir saisi le résultat, cliquer sur Clore la tâche et la tâche sera marquée comme "terminée".
Pour savoir à quoi les tâches sont destinées et à quoi elles peuvent servir, lire l'article suivant : Les types expliqués
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Commentaires
Créer une tâche de suivi
Documenter le commentaire comme une décision
Clôturer la tâche partielle
Terminer la tâche
Personnaliser le contenu de la tâche
Le contenu de la tâche (description, attribution, échéance, etc.) peut être adapté à tout moment. Pour cela, il suffit de cliquer sur les champs correspondants et de procéder aux adaptations.
Dans l'article [(fr0418bb-970e-4e0f-98b1-12fbe390dbf3)], vous trouverez une description des champs qui peuvent être modifiés.
commentaires
Créer un commentaire
Les commentaires peuvent être utilisés pour recueillir des informations, pour des discussions ou pour informer les parties prenantes.
Les commentaires sont utilisés de manière optimale pour communiquer des résultats intermédiaires ou des informations aux personnes impliquées, afin que tous soient toujours au courant.
Pour écrire un nouveau commentaire, dans la tâche souhaitée, cliquer dans le champ de texte dans le domaine des commentaires et saisir le commentaire.
1) Tâche de suivi ou Créer une décision.
Adresser la personne (peut aussi être fait en tapant @)
Lier le document
Insérer l'annexe
Limiter le cercle des destinataires
Le cercle des destinataires d'un commentaire peut être limité, de sorte que seules les personnes qui doivent être notifiées le soient.
Seules les personnes sélectionnées dans le cercle des destinataires recevront une notification. Le commentaire reste toutefois visible pour tous les participants à la tâche. Vous trouverez de plus amples informations sur la visibilité sous : Autorisations & visibilité
Notifier les personnes sélectionnées par un commentaire :
Lors de la création du commentaire, tous les participants sont sélectionnés comme destinataires. Les personnes peuvent être supprimées via le symbole croix ou ajoutées via le symbole + (Il est également possible d'informer des personnes non impliquées).
Supprimer les commentaires.
Important : Un commentaire ne peut être supprimé a posteriori que si aucune personne n'a été mentionnée dans le commentaire.
Supprimer le commentaire sans les personnes adressées (fonctionne!)
Réponse au commentaire
L'icône flèche de réponse permet de répondre à un commentaire. Il est automatiquement fait référence au commentaire existant.
Créer une tâche de suivi
Si une nouvelle tâche découle de ce qui a été discuté dans un commentaire, il est possible de créer une tâche de suivi.
Pour cela, cliquez sur le symbole "+" et sélectionnez Créer une tâche consécutive.
Ensuite, la fenêtre s'ouvre pour saisir la tâche, qui fait référence à la tâche précédente.
Sinon, procédez comme décrit dans l'article suivant : Créer une tâche
Documenter le commentaire comme une décision
Si une discussion dans les commentaires aboutit à une décision qui doit être documentée, une décision peut être créée à partir du commentaire.
Pour cela, cliquer sur le symbole "+" et sélectionner documenter comme décision.
Une décision s'ouvre ensuite, avec une mention du commentaire.
La décision peut maintenant être saisie et documentée.
Terminer la sous-tâche
Les participants à une tâche peuvent, lorsqu'ils ont terminé leur partie de la tâche, clôturer leur sous-tâche.
La tâche apparaît alors comme accomplie dans sa progression personnelle et les autres participants voient qui a accompli ses tâches partielles.
Pour terminer votre partie de la tâche, cliquez sur la case à cocher.
Il est maintenant indiqué sous les intervenants que vous avez terminé la sous-tâche.
Terminer la tâche
Pour terminer la tâche, cliquer sur la case jaune en tant que responsable.
Lorsque la tâche est terminée par le responsable, il est judicieux de saisir un résultat qui sera ensuite visible dans le protocole.
Après avoir saisi le résultat, cliquer sur Clore la tâche et la tâche sera marquée comme "terminée".
Mis à jour le : 12/12/2024