Dokumente prüfen & freigeben
In folgendem Artikel wird beschrieben, wie eine Prüfaufgabe erstellt werden kann. Prüfaufgaben ermöglichen es Dokumente strukturiert zu prüfen und anschliessend freizugeben.
Da Prüfaufgaben fast gleich aufgebaut sind wie normale Aufgaben, werden hier nur die Unterschiede behandelt.
Wie eine Aufgabe erstellt wird ist in folgendem Artikel beschrieben: Aufgabe erstellen
Um eine Prüfaufgabe zu erstellen, muss zuerst das zu Prüfende Dokument ausgewählt werden. Dann kann entweder vor dem öffnen oder im geöffneten Dokument der Status auf Prüfung gesetzt werden.
Wenn der Status gesetzt ist, erscheint eine Meldung. Wenn man auf Ja klickt wird eine Prüfaufgabe generiert.
Diese Prüfaufgabe enthält direkt den Namen "Dokument prüfen" und den Link zum entsprechenden Dokument. Beschreibung, Anhänge etc. können wie bei den Aufgaben angepasst werden. Prüfungsaufgaben können auch aus einer Vorlagen geladen werden, dies ist in folgendem Artikel beschrieben: Aufgabenvorlagen
Die Prüfaufgabe enthält im Vergleich zu einer Aufgabe zusätzlich den Prüfablauf. Hier können Punkte mit einem Prüftitel (ähnlich wie eine Checkliste) erstellt werden, in welchem definiert ist was geprüft werden soll. Jeder dieser Punkte kann einer Person zugewiesen werden und erhält ein Fälligkeitsdatum. So weiss jeder Adressierte was er in diesem Dokument prüfen soll.
Nachdem die Prüfaufgabe erstellt und der Prüfablauf definiert wurde, können alle, die einem Punkt zugewiesen wurden, ihren Teil abschliessen.
Erst wenn alle Teilaufgaben erledigt sind, kann der Verantwortliche die Prüfung und anschliessend die Aufgabe abschliessen.
Nach Abschluss der Aufgabe wird der Status des Dokuments auf Genehmigt gesetzt.
Sollten nicht alle Beteiligten ihren Teil abschliessen, dann kann über Prüfung abbrechen die Aufgabe beendet werden, so wird jedoch der Status des Dokuments nicht auf "Genehmigt" gesetzt.
Dokument prüfen, Dokument freigeben, Dokumente prüfen, Dokumente freigeben, Dokument genehmigen, Dokumente genehmigen, Plan prüfen, Pläne prüfen, Plan freigeben
Da Prüfaufgaben fast gleich aufgebaut sind wie normale Aufgaben, werden hier nur die Unterschiede behandelt.
Wie eine Aufgabe erstellt wird ist in folgendem Artikel beschrieben: Aufgabe erstellen
Prüfaufgabe erstellen
Um eine Prüfaufgabe zu erstellen, muss zuerst das zu Prüfende Dokument ausgewählt werden. Dann kann entweder vor dem öffnen oder im geöffneten Dokument der Status auf Prüfung gesetzt werden.
Wenn der Status gesetzt ist, erscheint eine Meldung. Wenn man auf Ja klickt wird eine Prüfaufgabe generiert.
Prüfablauf definieren
Diese Prüfaufgabe enthält direkt den Namen "Dokument prüfen" und den Link zum entsprechenden Dokument. Beschreibung, Anhänge etc. können wie bei den Aufgaben angepasst werden. Prüfungsaufgaben können auch aus einer Vorlagen geladen werden, dies ist in folgendem Artikel beschrieben: Aufgabenvorlagen
Die Prüfaufgabe enthält im Vergleich zu einer Aufgabe zusätzlich den Prüfablauf. Hier können Punkte mit einem Prüftitel (ähnlich wie eine Checkliste) erstellt werden, in welchem definiert ist was geprüft werden soll. Jeder dieser Punkte kann einer Person zugewiesen werden und erhält ein Fälligkeitsdatum. So weiss jeder Adressierte was er in diesem Dokument prüfen soll.
Prüfung abschliessen
Nachdem die Prüfaufgabe erstellt und der Prüfablauf definiert wurde, können alle, die einem Punkt zugewiesen wurden, ihren Teil abschliessen.
Erst wenn alle Teilaufgaben erledigt sind, kann der Verantwortliche die Prüfung und anschliessend die Aufgabe abschliessen.
Nach Abschluss der Aufgabe wird der Status des Dokuments auf Genehmigt gesetzt.
Prüfung abbrechen
Sollten nicht alle Beteiligten ihren Teil abschliessen, dann kann über Prüfung abbrechen die Aufgabe beendet werden, so wird jedoch der Status des Dokuments nicht auf "Genehmigt" gesetzt.
Dokument prüfen, Dokument freigeben, Dokumente prüfen, Dokumente freigeben, Dokument genehmigen, Dokumente genehmigen, Plan prüfen, Pläne prüfen, Plan freigeben
Aktualisiert am: 22/12/2023