Artikel über: Dokumente & Pläne
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Prüfen & Freigeben von Dokumenten


Prüfaufgaben dienen der strukturierten Überprüfung von Dokumenten. Sie ermöglichen eine nachvollziehbare Freigabe durch definierte Prüfschritte und klare Verantwortlichkeiten. Der Status des Dokuments wird dabei automatisch angepasst, wodurch der Freigabeprozess transparent dokumentiert wird. Weitere Informationen finden Sie in folgendem Artikel: Übersicht Aufgaben & Themen.


Erstellen von Prüfaufgaben

Zur Erstellung einer Prüfaufgabe kann zuerst das zu prüfende Dokument ausgewählt und die Prüfung über das Anpassen des Status gestartet werden. Der Status kann entweder vor dem Öffnen oder direkt im geöffneten Dokument in den Status "Prüfung" gesetzt werden.


Um eine Prüfaufgabe zu erstellen werden Schreibrechte auf den Ordner benötigt, in welchem das entsprechende Dokument abgelegt ist. Weitere Informationen zu den Sichtbarkeiten & Berechtigungen von Ordnern & Dokumenten finden Sie in folgendem Artikel: Sichtbarkeiten & Berechtigungen von Ordnern & Dokumenten.




Verfügbare Stati für Dokumente sind:

Kein Status: Ausgangszustand ohne definierte Bearbeitungsphase

Entwurf: Dokument wurde als Entwurf markiert

Prüfung: Prüfung mit einer Prüfaufgabe ist aktiv

Freigegeben: Dokument wurde als Freigegeben markiert

Genehmigt: Dokument wurde durch eine abgeschlossene Prüfung genehmigt

Ungültig: Dokument wurde als Ungültig markiert



Der Status "Genehmigt" kann ausschliesslich durch den Abschluss einer Prüfaufgabe erreicht werden. Wurde ein Dokument auf "Prüfung" gesetzt, ist eine direkte Statusänderung nicht mehr möglich. In diesem Fall muss die zugehörige Prüfaufgabe zuerst abgeschlossen oder gelöscht werden. Die Änderungen am Status eines Dokuments sind im Versionsverlauf ersichtlich.



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Bearbeiten von Prüfaufgaben

Die erstellte Prüfaufgabe erhält automatisch den Titel "Dokument prüfen" und einen direkten Link zum zugehörigen Dokument. Weitere Elemente wie der Titel, Beschreibung, Anhänge oder Verantwortlichkeiten können wie bei regulären Aufgaben angepasst werden. Es ist zudem möglich Aufgabenvorlagen zu erstellen oder zu laden.



Zusätzlich enthält die Prüfaufgabe den Prüfablauf. Dabei handelt es sich um eine Liste mit einzelnen Prüfschritten. Für jeden Prüfschritt kann ein Titel vergeben, eine zuständige Person definiert und ein Fälligkeitsdatum gesetzt werden. Damit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten wissen, was im jeweiligen Dokument überprüft werden soll. Beim Erfassen der Prüfschritte muss jeweils das Fälligkeitsdatum gesetzt werden, bevor der nächste Prüfschritt erfasst werden kann.



Abschliessen von Prüfaufgaben

Sobald die Prüfaufgabe erstellt und der Prüfablauf definiert wurde, können die zugewiesenen Personen ihre jeweiligen Prüfpunkte abschliessen. Die jeweiligen Prüfschritte können erst abgeschlossen werden, wenn der vorherige Prüfschritt durch die zugewiesene Person abgeschlossen wurde.



Nachdem alle Prüfschritte beendet wurden, kann die Prüfung abgeschlossen werden.



Nach dem Abschluss der Prüfung kann die verantwortliche Person die Prüfaufgabe nochmals final überprüfen und die Aufgabe ganz abschliessen.



Nach dem Abschluss der Aufgabe wird der Status des Dokuments automatisch in den Status "Genehmigt" gesetzt.


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Abbrechen der Prüfung

Falls einzelne Prüfpunkte nicht abgeschlossen werden können, besteht die Möglichkeit, die Prüfung abzubrechen. In diesem Fall wird die Aufgabe zwar abgeschlossen, das Dokument jedoch nicht als "Genehmigt" markiert. Der Status des Dokuments wird in diesem Fall auf "Entwurf" zurückgesetzt.



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Problembehandlung beim Abschliessen von Prüfaufgaben

Es kann vorkommen, dass das Abschliessen von Prüfaufgaben nicht möglich ist. Beim Versuch die Prüfaufgabe abzuschliessen erscheint die Meldung "Das Element konnte nicht gespeichert werden, Bitte versuchen Sie es erneut." Dies kann die folgenden Ursachen haben.



Fehlende Schreibrechte auf das Dokument

Das Team der verantwortlichen Person für die Prüfaufgabe besitzt nur Sichtrechte auf den Ordner, in dem sich das Dokument befindet. Zum Abschluss der Prüfaufgabe werden jedoch Schreibrechte benötigt, da dabei der Status des Dokuments geändert wird. Alternativ kann eine Person für die Prüfaufgabe als "Verantwortlich" gesetzt werden, welche die entsprechenden Rechte auf den Ordner hat. Weitere Informationen zu den Sichtbarkeiten & Berechtigungen von Ordnern & Dokumenten finden Sie in folgendem Artikel: Sichtbarkeiten & Berechtigungen von Ordnern & Dokumenten.


Geprüftes Dokument ist ausgecheckt

Wenn das Dokument noch ausgecheckt ist, kann die Prüfaufgabe nicht abgeschlossen werden. Die ausgecheckte Datei muss zuerst durch die entsprechende Person wieder eingecheckt werden. Beim Öffnen eines ausgecheckten Dokuments erscheint eine entsprechende Meldung.


Sollte die Datei nicht durch die betroffene Person ausgecheckt werden können, kontaktieren Sie bitte den Support.



Fehlermeldung beim Speichern, Prüfprozess blockiert

Aktualisiert am: 31/10/2025