Prüfen & Freigeben von Dokumenten
- Erstellen von Prüfaufgaben
- Bearbeiten von Prüfaufgaben
- Abschliessen von Prüfaufgaben
- Abbrechen der Prüfung
- Problembehandlung beim Abschliessen von Prüfaufgaben
Prüfaufgaben dienen der strukturierten Überprüfung von Dokumenten. Sie ermöglichen eine nachvollziehbare Freigabe durch definierte Prüfschritte und klare Verantwortlichkeiten. Der Status des Dokuments wird dabei automatisch angepasst, wodurch der Freigabeprozess transparent dokumentiert wird. Weitere Informationen finden Sie in folgendem Artikel: Übersicht Aufgaben & Themen.
Erstellen von Prüfaufgaben
Zur Erstellung einer Prüfaufgabe wird der Status des Dokuments auf "Prüfung" gestellt. Der Status kann entweder vor dem Öffnen über die Spalte "Status" oder direkt im geöffneten Dokument gesetzt werden. Es können auch mehrere Dokumente ausgewählt und so einer Prüfaufgabe hinzugefügt werden.
Verfügbare Stati für Dokumente sind:
- Kein Status: Ausgangszustand ohne definierte Bearbeitungsphase
- Entwurf: Dokument wurde als Entwurf markiert
- Prüfung: Prüfung mit einer Prüfaufgabe ist aktiv
- Freigegeben: Dokument wurde als Freigegeben markiert
- Genehmigt: Dokument wurde durch eine abgeschlossene Prüfung genehmigt
- Ungültig: Dokument wurde als Ungültig markiert (weil diese z.B. veraltet sind)
Der Status "Genehmigt" kann ausschliesslich durch den Abschluss einer Prüfaufgabe erreicht werden. Wurde ein Dokument auf "Prüfung" gesetzt, ist eine direkte Statusänderung nicht mehr möglich. In diesem Fall muss die zugehörige Prüfaufgabe zuerst abgeschlossen oder gelöscht werden. Die Änderungen am Status eines Dokuments sind im Versionsverlauf ersichtlich.
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Bearbeiten von Prüfaufgaben
Die erstellte Prüfaufgabe erhält automatisch den Titel "Dokument prüfen" und einen direkten Link zum zugehörigen Dokument. Weitere Elemente wie der Titel, Beschreibung, Anhänge oder Verantwortlichkeiten können wie bei regulären Aufgaben angepasst werden. Es ist zudem möglich Aufgabenvorlagen zu erstellen oder zu laden.
Zusätzlich enthält die Prüfaufgabe den Prüfablauf. Dabei handelt es sich um eine Liste mit einzelnen Prüfschritten. Für jeden Prüfschritt kann ein Titel vergeben, eine oder mehrere zuständige Personen definiert und ein Fälligkeitsdatum gesetzt werden. Damit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten wissen, was im jeweiligen Dokument überprüft werden soll. Beim Erfassen der Prüfschritte muss jeweils das Fälligkeitsdatum gesetzt werden, bevor der nächste Prüfschritt erfasst werden kann.
Abschliessen von Prüfaufgaben
Sobald die Prüfaufgabe erstellt und der Prüfablauf definiert wurde, können die zugewiesenen Personen ihre jeweiligen Prüfpunkte abschliessen. Die jeweiligen Prüfschritte können erst abgeschlossen werden, wenn der vorherige Prüfschritt durch die zugewiesenen Personen abgeschlossen wurde. Es müssen alle Prüfer ihren Prüfschritt abschliessen, damit der nächste Prüfschritt freigegeben wird.
Die Prüfer erhalten eine Benachrichtigung im Meldecenter sobald ihr Prüfschritt bereit ist. Die Prüfaufgabe erscheint zusätzlich in ihrer Aufgabenliste.
Nachdem alle Prüfschritte beendet wurden, kann die Prüfung abgeschlossen werden.
Nach dem Abschluss der Prüfung kann die verantwortliche Person die Prüfaufgabe nochmals final überprüfen und die Aufgabe ganz abschliessen.
Nach dem Abschluss der Aufgabe wird der Status des Dokuments automatisch in den Status "Genehmigt" gesetzt.
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Abbrechen der Prüfung
Wenn ein Dokument während der Prüfung abgelehnt oder überarbeitet werden soll oder sich die Prüfung aus anderen Gründen nicht fortsetzen lässt, kann sie abgebrochen werden. In diesem Fall wird die Aufgabe zwar abgeschlossen, das Dokument jedoch nicht als "Genehmigt" markiert. Der Status des Dokuments wird in diesem Fall auf "Entwurf" zurückgesetzt. Im Entwurf kann das Dokument entsprechend den Kommentaren der Prüfenden überarbeitet werden. Die Prüfung kann vom Verantwortlichen der Prüfaufgabe oder einem Projektadmin abgebrochen werden.
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Problembehandlung beim Abschliessen von Prüfaufgaben
Es kann vorkommen, dass das Abschliessen von Prüfaufgaben nicht möglich ist. Beim Versuch die Prüfaufgabe abzuschliessen erscheint die Meldung "Das Element konnte nicht gespeichert werden, Bitte versuchen Sie es erneut." Dies kann die folgenden Ursachen haben.
Fehlende Schreibrechte auf das Dokument
Das Team der verantwortlichen Person für die Prüfaufgabe besitzt nur Sichtrechte auf den Ordner, in dem sich das Dokument befindet. Zum Abschluss der Prüfaufgabe werden jedoch Schreibrechte benötigt, da dabei der Status des Dokuments geändert wird. Alternativ kann eine Person für die Prüfaufgabe als "Verantwortlich" gesetzt werden, welche die entsprechenden Rechte auf den Ordner hat. Weitere Informationen zu den Sichtbarkeiten & Berechtigungen von Ordnern & Dokumenten finden Sie in folgendem Artikel: Sichtbarkeiten & Berechtigungen von Ordnern & Dokumenten.
Geprüftes Dokument ist ausgecheckt
Wenn das Dokument noch ausgecheckt ist, kann die Prüfaufgabe nicht abgeschlossen werden. Die ausgecheckte Datei muss zuerst durch die entsprechende Person wieder eingecheckt werden. Beim Öffnen eines ausgecheckten Dokuments erscheint eine entsprechende Meldung. Befinden sich mehrere Dateien in Prüfung, werden nicht ausgecheckte Dateien trotzdem als "Genehmigt" markiert.
Fehlermeldung beim Speichern, Prüfprozess blockiert
Aktualisiert am: 14/11/2025