Visibilità e autorizzazioni per cartelle e documenti
- Personalizzare la visibilità
- Ereditarietà della visibilità sulla struttura delle cartelle
- Visibilità su singoli documenti
- Visibilità di cartelle e file
Personalizzare la visibilità
La personalizzazione della visibilità permette agli amministratori di definire quali gruppi hanno accesso a quali cartelle e contenuti. In questo modo è possibile proteggere i dati sensibili e rilasciare le informazioni rilevanti in modo mirato.
Per visualizzare o regolare la visibilità di una cartella, fare clic sull'icona dello scudo della cartella desiderata. In questo prospetto è possibile regolare le impostazioni di visibilità dei singoli team. Il seguente articolo descrive come funziona il controllo della visibilità per i gruppi o gli utenti: Controllo della visibilità
La visibilità può essere modificata facendo clic sui gruppi.
- Visibile e modificabile
- Visibile
- Non visibile
Accesso a documenti, dati, file, autorizzazioni, diritti di visualizzazione e scrittura
Ereditarietà della visibilità sulla struttura delle cartelle
La visibilità di una cartella è ereditata da tutte le sottocartelle per impostazione predefinita. Questa eredità rimane in vigore fino a quando non vengono stabilite regole di visibilità diverse per una sottocartella. Il vantaggio di questa ereditarietà è che la visibilità delle cartelle di livello superiore può essere definita centralmente senza dover regolare le impostazioni per ogni singola sottocartella.
Se la visibilità di una cartella madre viene modificata, viene aggiornata anche la visibilità di tutte le sottocartelle, a condizione che queste non abbiano regole di visibilità individuali. Le impostazioni specifiche di una sottocartella non sono influenzate dalle modifiche apportate alla cartella principale. L'ereditarietà della visibilità può essere ripristinata con "Ripristina". Le cartelle di livello superiore non possono essere ripristinate. Queste modifiche possono essere apportate solo dagli amministratori del progetto o dai coordinatori del progetto che hanno eseguito la cartella stessa.
Un caso speciale si verifica quando una sottocartella ha una visibilità maggiore della sua cartella madre. In questi casi, non è possibile accedere alla sottocartella attraverso la normale struttura delle cartelle. Come soluzione, è possibile creare un collegamento a questa sottocartella, che consente l'accesso diretto anche se la cartella madre non è visibile. La creazione di tali collegamenti è descritta nel seguente articolo: Collegamenti nella struttura delle cartelle. La cartella può anche essere collegata direttamente in un Incarico o tema.
Ripristino delle visibilità, annullamento dei diritti di visibilità, annullamento delle visibilità
Visibilità sui singoli documenti
I singoli file non possono essere rilasciati specificamente per le singole persone. Per garantire la sicurezza e la tracciabilità del progetto, questa funzione è stata deliberatamente omessa. La condivisione individuale dei file porta rapidamente a un'eccessiva condivisione, per cui i file potrebbero essere trasmessi internamente o esternamente in modo incontrollato. Di conseguenza, si perde la visione d'insieme dei diritti di accesso, la struttura dei diritti di un progetto diventa opaca e rende più complessa la gestione dei diritti. Solo l'amministratore del progetto dovrebbe essere in grado di gestire i diritti di accesso. La visibilità dei singoli file non può essere modificata direttamente, ma può essere visualizzata. Vale quanto segue: i file assumono sempre la visibilità della cartella in cui si trovano.
Sono disponibili le seguenti alternative:
- Il file può essere spostato in una cartella alla quale il destinatario ha già accesso. È quindi possibile inserire un collegamento al file nella posizione originale. Ulteriori informazioni sono disponibili nel seguente articolo: Collegamenti nella struttura delle cartelle
- Per progetti complessi, si consiglia una struttura con un'area di editing condivisa e cartelle di team separate per una collaborazione mirata.
- Nei casi in cui il file deve essere solo visualizzato, è possibile creare una cartella separata in cui la visibilità viene estesa, senza liberare altri contenuti.
- In alternativa, il file può essere allegato a un incarico (solo se non è necessario elaborare).
- I destinatari esterni hanno la possibilità di inviare cartelle di documenti come file ZIP: La cartella viene prima scaricata come ZIP, poi caricata nuovamente con il drag & drop e condivisa con la funzione Inviare all'esterno.
Condivisione di file, controllo degli accessi, impostazioni di visibilità, collaborazione di gruppo, condivisione individuale
Visibilità di cartelle e file
Visibilità di cartelle e file
Aggiornato il: 04/07/2025