Vérification & partage de documents

• Création de tâches de contrôle
• Modifier les tâches de contrôle
• Clôture des tâches de contrôle
• Interrompre la vérification en cours d'examen
• Résolution des problèmes lors de l'achèvement des tâches de contrôle

Les tâches de contrôle servent à la vérification structurée des documents. Elles permettent une validation compréhensible grâce à des étapes de contrôle définies et à des responsables clairement identifiés. Le statut du document est alors automatiquement adapté, ce qui permet de documenter le processus de validation de manière transparente. Vous trouverez de plus amples informations dans l'article suivant : Aperçu des tâches et des sujets.

Création de tâches de contrôle

Pour créer une tâche de vérification, il est possible de sélectionner tout d'abord le document à vérifier, puis de lancer la vérification en adaptant le statut. Le statut peut être défini soit avant l'ouverture, soit directement dans le document ouvert sur le statut "vérification".

Les états disponibles pour les documents sont :

Pas de statut : état initial sans phase de traitement définie

Conception : Le document a été marqué comme étant une conception.

Examen : vérification avec une tâche de contrôle est active

Validé : Le document a été marqué comme validé.

Approuvé : Le document a été approuvé par une vérification terminée.

Non valide : Le document a été marqué comme non valide.

Le statut "Approuvé" ne peut être obtenu que par l'achèvement d'une tâche de vérification. Si un document a été mis en cours d'examen, il n'est plus possible de modifier directement son statut. Dans ce cas, la tâche de contrôle correspondante doit d'abord être terminée ou supprimée. Les modifications du statut d'un document sont visibles dans [(fb404bf7-bad5-4758-a2a6-5cfc63c848)].

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Modifier les tâches de test

La tâche d'examen créée reçoit automatiquement le titre "Examiner le document" et un lien direct vers le document correspondant. D'autres éléments comme le titre, la description, les annexes ou les responsables peuvent être adaptés comme dans Tâches régulières. Il est en outre possible de créer ou de charger Modèles de tâches.

En outre, la tâche de contrôle contient le déroulement du contrôle. Il s'agit d'une liste d'étapes de contrôle individuelles. Pour chaque étape de contrôle, il est possible d'attribuer un titre, de définir une personne responsable et de fixer une date d'échéance. Cela permet de s'assurer que tous les participants savent ce qui doit être contrôlé dans le document concerné. Lors de la saisie des étapes de contrôle, la date d'échéance doit être définie avant de pouvoir saisir l'étape de contrôle suivante.

Terminer les tâches d'examen

Dès que la tâche de contrôle a été créée et que le déroulement du contrôle a été défini, les personnes assignées peuvent clôturer leurs points de contrôle respectifs. Les étapes de contrôle respectives ne peuvent être terminées que lorsque l'étape de contrôle précédente a été achevée par la personne assignée.

Une fois toutes les étapes de vérification terminées, l'examen peut être terminé.

Une fois l'examen terminé, la personne responsable peut procéder à une nouvelle vérification finale de la tâche d'examen et la clore entièrement.

Une fois la tâche terminée, le statut du document passe automatiquement à "Approuvé".

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Abandon de la vérification

Si certains points de vérification ne peuvent pas être terminés, il est possible d'interrompre l'examen. Dans ce cas, la tâche est terminée, mais le document n'est pas marqué comme "approuvé". Dans ce cas, le statut du document est rétabli à "conception".

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Dépannage lors de l'achèvement des tâches d'examen

Il peut arriver que la clôture des tâches de contrôle ne soit pas possible. Lorsque vous essayez de terminer la tâche de vérification, le message "L'élément n'a pas pu être enregistré, veuillez réessayer" apparaît. Cela peut avoir les causes suivantes.

Droit d'écriture manquant sur le document.

L'équipe de la personne responsable de la tâche de vérification ne dispose que de droits de visualisation sur le dossier dans lequel se trouve le document. Cependant, des droits d'écriture sont nécessaires pour terminer la tâche de vérification, car le statut du document est alors modifié. Il est également possible de définir une personne comme "responsable" de la tâche de contrôle, qui dispose des droits correspondants sur le dossier. Vous trouverez de plus amples informations sur la visibilité et les autorisations des dossiers et des documents dans l'article suivant : Visibilité & autorisations des dossiers & documents.

Le document vérifié est extrait.

Si le document est encore extrait, la tâche de contrôle ne peut pas être terminée. Le fichier extrait doit d'abord être à nouveau archivé par la personne concernée. Un message s'affiche à l'ouverture d'un document extrait.

Message d'erreur lors de l'enregistrement, processus de vérification bloqué

Mis à jour le : 01/11/2025