Vérifier et valider les documents
L'article suivant décrit comment créer une tâche de contrôle. Les tâches de contrôle permettent de contrôler les documents de manière structurée et de les valider ensuite.
Comme les tâches d'examen sont structurées presque de la même manière que les tâches normales, seules les différences sont abordées ici.
La manière de créer une tâche est décrite dans l'article suivant : Créer une tâche
Pour créer une tâche de vérification, il faut d'abord sélectionner le document à vérifier. Ensuite, soit avant l'ouverture, soit dans le document ouvert, le statut peut être défini sur Vérification.
Si le statut est activé, un message apparaît. Si l'on clique sur Oui, une tâche de contrôle est générée.
Cette tâche de vérification contient directement le nom "Vérifier le document" et le lien vers le document correspondant. La description, les annexes, etc. Peuvent être adaptées comme pour les Tâches. Les épreuves d'examen peuvent également être chargées à partir d'un modèle, ceci est décrit dans l'article suivant : Modèles de tâches
Par rapport à une tâche, la tâche de contrôle contient en plus le déroulement du contrôle. Il est possible de créer ici des points avec un titre de contrôle (similaire à une liste de contrôle), dans lequel est défini ce qui doit être contrôlé. Chacun de ces points peut être attribué à une personne et reçoit une date d'échéance. Chaque destinataire sait ainsi ce qu'il doit vérifier dans ce document.
Une fois que la tâche de contrôle a été créée et que le déroulement du contrôle a été défini, tous ceux qui ont été affectés à un point peuvent terminer leur partie.
Ce n'est que lorsque toutes les tâches partielles ont été effectuées que le responsable peut clore la vérification, puis la tâche.
Une fois la tâche terminée, le statut du document passe à Approuvé.
Si tous les participants ne terminent pas leur partie, il est possible de terminer la tâche en cliquant sur Annuler l'examen, mais le statut du document ne sera pas modifié en "Approuvé".
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Comme les tâches d'examen sont structurées presque de la même manière que les tâches normales, seules les différences sont abordées ici.
La manière de créer une tâche est décrite dans l'article suivant : Créer une tâche
Créer une tâche d'examen
Pour créer une tâche de vérification, il faut d'abord sélectionner le document à vérifier. Ensuite, soit avant l'ouverture, soit dans le document ouvert, le statut peut être défini sur Vérification.
Si le statut est activé, un message apparaît. Si l'on clique sur Oui, une tâche de contrôle est générée.
Définir le déroulement de l'examen
Cette tâche de vérification contient directement le nom "Vérifier le document" et le lien vers le document correspondant. La description, les annexes, etc. Peuvent être adaptées comme pour les Tâches. Les épreuves d'examen peuvent également être chargées à partir d'un modèle, ceci est décrit dans l'article suivant : Modèles de tâches
Par rapport à une tâche, la tâche de contrôle contient en plus le déroulement du contrôle. Il est possible de créer ici des points avec un titre de contrôle (similaire à une liste de contrôle), dans lequel est défini ce qui doit être contrôlé. Chacun de ces points peut être attribué à une personne et reçoit une date d'échéance. Chaque destinataire sait ainsi ce qu'il doit vérifier dans ce document.
Terminer la vérification
Une fois que la tâche de contrôle a été créée et que le déroulement du contrôle a été défini, tous ceux qui ont été affectés à un point peuvent terminer leur partie.
Ce n'est que lorsque toutes les tâches partielles ont été effectuées que le responsable peut clore la vérification, puis la tâche.
Une fois la tâche terminée, le statut du document passe à Approuvé.
Annuler la vérification
Si tous les participants ne terminent pas leur partie, il est possible de terminer la tâche en cliquant sur Annuler l'examen, mais le statut du document ne sera pas modifié en "Approuvé".
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Mis à jour le : 12/12/2024