Articles sur : Réunions & protocoles
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Création d'une réunion


Les visibilités & permissions des réunions et du contenu des réunions sont décrites dans l'article suivant : Visibilité & permissions des réunions & protocoles.


Créer une nouvelle réunion

Une nouvelle réunion peut être créée directement dans le projet au niveau des réunions ou via la navigation dans le menu. Dans le formulaire de création de session, il est désormais possible de saisir les informations générales de la session, de définir l'organisation, d'ajouter les participants et de modifier les options.




Les informations suivantes peuvent être complétées dans le formulaire de création de session :

Ici, vous pouvez entrer un titre et sélectionner les catégories de la réunion. Les catégories Catégories sont utilisées pour le classement thématique et le filtrage.

  1. Dans les informations générales, un Type de réunion est sélectionné et la date, l'heure, la durée de la réunion, le lieu et la salle sont indiqués. Le type de réunion est utilisé pour déterminer le type de réunion (par ex. Réunion de planification) et contrôle les modèles de points à l'ordre du jour et de procès-verbaux enregistrés.
  2. Sous Organisation, on définit le Organisateur de la session et, si nécessaire, d'autres organisateurs. Les personnes inscrites ici peuvent administrer la réunion et modifier les informations de la réunion.
  3. Sous Participants, on choisit les participants à la réunion. Les excusés ne sont placés que peu de temps avant la réalisation, afin que la liste de présence soit correctement tenue. Le distributeur complémentaire est utilisé pour les personnes qui reçoivent le protocole final pour information, mais qui ne participent pas. Des groupes de contact ou des équipes entières peuvent être utilisés pour sélectionner rapidement les participants.
  4. Une réunion peut être définie comme date cible (jalon) et apparaître ainsi comme jalon dans Planification des tâches.
  5. La création de la session est terminée en cliquant sur "Enregistrer".




L'image suivante montre un exemple de session remplie.




Envoi d'un rendez-vous de réunion avec Outlook

Après l'enregistrement, la date de la session peut être reliée à Outlook ou à un autre programme de calendrier. Les participants sont ainsi invités directement via Outlook et l'échéance est inscrite dans le calendrier.



L'échéance peut également être envoyée ultérieurement via les options de la réunion. Il est possible soit de télécharger le fichier d'échéance, soit d'envoyer l'échéance directement via Outlook Online.



Cliquer sur Envoyer l'échéance pour confirmer la sélection.



Une échéance Outlook est maintenant créée et téléchargée. Cliquez sur le fichier téléchargé.


Dans le nouvel Outlook, l'ouverture des fichiers ics n'est pas encore supportée. C'est pourquoi ce type de fichier doit être ouvert avec Outlook et non Outlook (new).



La réunion s'ouvre alors sous forme d'échéance Outlook, qui peut être adaptée et envoyée. Le titre du projet concerné est visible dans le texte de l'invitation.


Veuillez noter : le contact buildagil - Events ne doit jamais être supprimé de la liste des destinataires dans l'échéance Outlook !


Si la date ou la durée de la session est ajustée dans Outlook, l'ajustement est automatiquement synchronisé avec buildagil.



Dans Outlook 2016, le formatage est automatiquement réglé sur "texte uniquement", cela doit être changé manuellement sur "HTML" pour que les liens fonctionnent.



Créer un rendez-vous de suivi

Pour éviter de devoir saisir à nouveau toutes les informations, il est possible de créer un rendez-vous de suivi. Pour cela, sélectionner la réunion à partir de laquelle un rendez-vous de suivi doit être créé et l'ouvrir. Cliquer ensuite sur Créer un rendez-vous de suivi dans les options.



Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors avec la nouvelle échéance. Il ne reste plus qu'à remplir date/heure ou à faire des compléments.

Le numéro dans le titre de la session est automatiquement augmenté d'un chiffre. Une fois que tous les ajustements ont été effectués, l'échéance peut être créée en cliquant sur Enregistrer.



Créer plusieurs rendez-vous de suivi

Si plusieurs rendez-vous de suivi doivent être créés en une seule fois, il est possible de procéder de la manière suivante.

Dans Créer un rendez-vous de suivi, cliquez sur ....



Sélectionner ensuite les intervalles de temps pour les échéances et confirmer avec Suivant.



Saisir ensuite le nombre d'échéances à créer et confirmer en cliquant sur Créer des échéances.



Tous les enregistrements créés s'ouvrent alors dans l'onglet. Les différentes sessions peuvent être retravaillées et enregistrées en cliquant sur Enregistrer.



Chaque échéance peut ensuite être modifiée avec Outlook lié. Avec OK, la réunion est créée sans lien avec Outlook.



Les réunions peuvent désormais être affichées dans l'aperçu.



Procédure pour les réunions récurrentes

Dans buildagil, il n'est pas possible de créer des rendez-vous en série comme dans Outlook. Si les séries de rendez-vous doivent tout de même être gérées dans Outlook, la procédure suivante est recommandée pour les réunions récurrentes.


La première chose à faire est de créer une série de rendez-vous dans Outlook. Celle-ci sert de blocage de temps pour les participants. Ensuite, une nouvelle réunion peut être créée dans buildagil pour servir de base à la série de rendez-vous.

Ensuite, les réunions nécessaires peuvent être créées avec Créer un rendez-vous de suivi. Le contenu de ces réunions est encore vide et seul l'organisateur est ajouté comme participant pour le moment.

Lorsque la réunion approche, les participants définitifs et Contenu des séances peuvent être ajoutés. Ensuite, la réunion est envoyée aux participants avec Informer les participants.


Afin de ne pas mélanger les Tâches & sujets lors de la préparation des sessions, il convient, si possible, d'utiliser un Type de réunion distinct pour chaque série de sessions.


Cette méthode permet de réagir avec souplesse aux changements de contenu et de participants aux réunions, tout en offrant aux participants un rendez-vous en série pour bloquer le temps.


Dépannage des invitations à des rendez-vous pour le programme de messagerie du Mac

Il peut arriver que les utilisateurs Mac reçoivent des invitations à des rendez-vous sous forme de "winmail.dat" (dans le programme de messagerie Mac) au lieu d'un fichier .ics. Ce fichier n'est pas lisible dans le programme de messagerie Mac.

Cette incohérence est souvent liée à la configuration des serveurs de messagerie de l'expéditeur et du destinataire.


Les solutions suivantes sont possibles :

  • Changer le format de l'e-mail en "HTML" ou en "texte seul".



  • Vérifier si l'échéance arrive correctement chez un utilisateur Mac de sa propre entreprise (si possible)
  • Essayer d'envoyer l'invitation au rendez-vous à un compte Outlook sur le Mac
  • Vérifier les paramètres de l'application pour la réception des e-mails


Dates de la série


Mis à jour le : 15/09/2025