Créer et modifier des utilisateurs & des contacts externes
L'article suivant décrit comment créer, importer et modifier de nouveaux utilisateurs et contacts externes, et comment convertir des contacts externes en utilisateurs.
Les contacts peuvent être créés par tous les participants au projet. Les utilisateurs ne peuvent être créés et invités que par les administrateurs de projet ou les coordinateurs de projet. Plus d'informations sur les permissions et la visibilité : Autorisations & visibilité
Accès direct aux sections suivantes :
Créer un utilisateur
Créer un contact externe
Importer les données de contact d'une carte de visite numérique
Convertir un contact externe en utilisateur
Modifier l'utilisateur
Modifier un contact externe
Préparer les utilisateurs à l'invitation (coordinateur)
Supprimer un utilisateur
Masquer les utilisateurs et les contacts
Les utilisateurs sont invités et ont accès au projet buildagil. Pour plus d'informations sur les rôles dans le projet, voir l'article suivant : Utilisateurs / Contacts / Équipes / Groupes de contact / Rôles
Dans le projet souhaité, naviguer vers Contacts.
Cliquer sur + Nouveau et sélectionner Utilisateur.
Saisir l'adresse e-mail du nouvel utilisateur et cliquer sur Suivant. Si l'utilisateur existe déjà, il est possible de le sélectionner directement.
Saisir le prénom et le nom ainsi que la fonction dans le projet.
Associer le contact à un ou plusieurs Équipes et sélectionner un distributeur de sessions et un Groupe de contact s'ils existent.
Les autorisations et la visibilité sont réglées par les équipes. Vous trouverez des informations plus précises à ce sujet dans l'article suivant : Autorisations & visibilité
Saisir l'entreprise, l'adresse et le numéro de téléphone. Si le "domaine" est connu, l'entreprise sera remplie automatiquement, sinon il vous sera demandé de créer une nouvelle entreprise.
Sélectionner si l'utilisateur doit être masqué sur la plate-forme : Masquer l'utilisateur
Si l'utilisateur doit être Administrateur de projet ou Coordinateur de projet, activer les options correspondantes.
Cliquer ensuite sur Créer un utilisateur et l'inviter.
L'utilisateur reçoit maintenant par e-mail une invitation à participer au projet.
Les contacts externes n'ont pas accès au projet buildagil. Pour plus d'informations sur les rôles dans le projet, veuillez consulter l'article suivant : Utilisateurs / Contacts / Équipes / Groupes de contact / Rôles
Dans le projet souhaité, naviguer vers Contacts.
Cliquer sur + Nouveau et sélectionner Contact externe.
Saisir l'adresse e-mail du contact et cliquer sur Suivant.
Saisir le prénom et le nom ainsi que la fonction dans le projet.
Affecter le contact à un ou plusieurs Équipes et sélectionner un distributeur de sessions et un Groupe de contact s'ils existent.
Saisir l'entreprise, l'adresse et le numéro de téléphone. Si le "domaine" est connu, l'entreprise sera remplie automatiquement, sinon il vous sera demandé de créer une nouvelle entreprise.
Choisir si le contact doit être masqué sur la plateforme : Masquer le contact
Cliquer ensuite sur Créer un contact.
Les données des utilisateurs / contacts peuvent être importées à partir de cartes de visite, si elles existent.
Sélectionner la carte de visite à importer, les données utilisateur seront alors automatiquement remplies.
Si un contact externe doit être transformé en utilisateur, la procédure est la suivante :
Ouvrir le contact et cliquer sur Modifier le contact.
Cliquer sur Modifier en tant qu'utilisateur.
Cliquez sur Inviter une personne.
Les utilisateurs ne peuvent être modifiés que par les administrateurs.
Pour modifier un utilisateur, il suffit d'ouvrir l'utilisateur et de cliquer sur Modifier.
E-Mail, Nom et Entreprise ne peuvent pas être modifiés, car ils sont gérés globalement.
La photo de profil et l'adresse ne peuvent être personnalisées que par l'utilisateur lui-même, dans les Paramètres personnels.
Plus d'informations sur les autorisations et la visibilité : Autorisations & visibilité
Fonction, Équipe, Groupes de contact ainsi que Affectations de rôles (Administrateur de projet et Coordinateur de projet) peuvent désormais être personnalisés.
Les contacts externes ne peuvent être modifiés que par les administrateurs.
Pour modifier un contact externe, il suffit d'ouvrir le contact et de cliquer sur Modifier.
E-Mail, Nom et Entreprise ne peuvent pas être modifiés, car ils sont gérés globalement.
Plus d'informations sur les autorisations et la visibilité : Autorisations & visibilité
En tant que Coordinateur, vous ne pouvez pas inviter vous-même de nouveaux utilisateurs, mais vous pouvez les préparer et les confier à un administrateur pour validation.
Pour cela, procéder comme sous Créer un utilisateur et cliquer sur Créer un utilisateur.
Choisir ensuite quel administrateur doit réaliser la validation.
L'administrateur reçoit alors un e-mail et peut valider et inviter l'utilisateur.
La suppression d'utilisateurs ou de contacts n'est pas possible, afin qu'il soit toujours possible de savoir qui a réalisé quelle action et quand.
Si un utilisateur ne doit plus avoir accès au projet, un admin peut désactiver l'utilisateur.
Pour des informations plus précises, veuillez consulter l'article suivant : Désactiver / réactiver l'utilisateur
Si les utilisateurs ou les contacts ne doivent plus être affichés dans le projet, il est possible de les masquer.
Pour plus d'informations, veuillez consulter la section suivante : Masquer les utilisateurs et les contacts.
Les utilisateurs et les contacts externes peuvent être masqués de la liste de contacts.
utilisateur:
Dès qu'un utilisateur est masqué dans la liste de contacts, il reste visible uniquement pour les administrateurs de projet. Cette personne ne peut alors plus être sélectionnée comme responsable dans les tâches ou comme participant dans les réunions.
Le masquage dans la liste de contacts permet de donner à certaines personnes l'accès à des documents dans buildagil qui ne doivent pas être visibles pour les autres participants au projet. Ceci est par exemple un avantage dans le processus d'appel d'offres.
Comme les utilisateurs ne peuvent pas être supprimés pour des raisons de traçabilité dans le projet, le masquage est une alternative à la suppression.
La section suivante explique comment modifier un utilisateur : Modifier l'utilisateur
contact:
Dès qu'un contact est masqué dans la liste de contacts, il reste visible uniquement pour les administrateurs de projet. Cette personne ne peut alors plus être sélectionnée comme responsable dans les tâches ou comme participant dans les réunions.
Comme les contacts externes ne peuvent pas être supprimés pour des raisons de traçabilité dans le projet, le masquage est une alternative à la suppression.
La section suivante explique comment modifier un contact externe : Modifier un contact externe
Les contacts peuvent être créés par tous les participants au projet. Les utilisateurs ne peuvent être créés et invités que par les administrateurs de projet ou les coordinateurs de projet. Plus d'informations sur les permissions et la visibilité : Autorisations & visibilité
Accès direct aux sections suivantes :
Créer un utilisateur
Créer un contact externe
Importer les données de contact d'une carte de visite numérique
Convertir un contact externe en utilisateur
Modifier l'utilisateur
Modifier un contact externe
Préparer les utilisateurs à l'invitation (coordinateur)
Supprimer un utilisateur
Masquer les utilisateurs et les contacts
créer un utilisateur
Les utilisateurs sont invités et ont accès au projet buildagil. Pour plus d'informations sur les rôles dans le projet, voir l'article suivant : Utilisateurs / Contacts / Équipes / Groupes de contact / Rôles
Dans le projet souhaité, naviguer vers Contacts.
Cliquer sur + Nouveau et sélectionner Utilisateur.
Saisir l'adresse e-mail du nouvel utilisateur et cliquer sur Suivant. Si l'utilisateur existe déjà, il est possible de le sélectionner directement.
Saisir le prénom et le nom ainsi que la fonction dans le projet.
Associer le contact à un ou plusieurs Équipes et sélectionner un distributeur de sessions et un Groupe de contact s'ils existent.
Les autorisations et la visibilité sont réglées par les équipes. Vous trouverez des informations plus précises à ce sujet dans l'article suivant : Autorisations & visibilité
Saisir l'entreprise, l'adresse et le numéro de téléphone. Si le "domaine" est connu, l'entreprise sera remplie automatiquement, sinon il vous sera demandé de créer une nouvelle entreprise.
Sélectionner si l'utilisateur doit être masqué sur la plate-forme : Masquer l'utilisateur
Si l'utilisateur doit être Administrateur de projet ou Coordinateur de projet, activer les options correspondantes.
Cliquer ensuite sur Créer un utilisateur et l'inviter.
L'utilisateur reçoit maintenant par e-mail une invitation à participer au projet.
Créer un contact externe
Les contacts externes n'ont pas accès au projet buildagil. Pour plus d'informations sur les rôles dans le projet, veuillez consulter l'article suivant : Utilisateurs / Contacts / Équipes / Groupes de contact / Rôles
Dans le projet souhaité, naviguer vers Contacts.
Cliquer sur + Nouveau et sélectionner Contact externe.
Saisir l'adresse e-mail du contact et cliquer sur Suivant.
Saisir le prénom et le nom ainsi que la fonction dans le projet.
Affecter le contact à un ou plusieurs Équipes et sélectionner un distributeur de sessions et un Groupe de contact s'ils existent.
Saisir l'entreprise, l'adresse et le numéro de téléphone. Si le "domaine" est connu, l'entreprise sera remplie automatiquement, sinon il vous sera demandé de créer une nouvelle entreprise.
Choisir si le contact doit être masqué sur la plateforme : Masquer le contact
Cliquer ensuite sur Créer un contact.
Importer les données de contact d'une carte de visite numérique
Les données des utilisateurs / contacts peuvent être importées à partir de cartes de visite, si elles existent.
Sélectionner la carte de visite à importer, les données utilisateur seront alors automatiquement remplies.
Convertir un contact externe en utilisateur
Si un contact externe doit être transformé en utilisateur, la procédure est la suivante :
Ouvrir le contact et cliquer sur Modifier le contact.
Cliquer sur Modifier en tant qu'utilisateur.
Cliquez sur Inviter une personne.
Modifier l'utilisateur
Les utilisateurs ne peuvent être modifiés que par les administrateurs.
Pour modifier un utilisateur, il suffit d'ouvrir l'utilisateur et de cliquer sur Modifier.
E-Mail, Nom et Entreprise ne peuvent pas être modifiés, car ils sont gérés globalement.
La photo de profil et l'adresse ne peuvent être personnalisées que par l'utilisateur lui-même, dans les Paramètres personnels.
Plus d'informations sur les autorisations et la visibilité : Autorisations & visibilité
Fonction, Équipe, Groupes de contact ainsi que Affectations de rôles (Administrateur de projet et Coordinateur de projet) peuvent désormais être personnalisés.
Modifier un contact externe
Les contacts externes ne peuvent être modifiés que par les administrateurs.
Pour modifier un contact externe, il suffit d'ouvrir le contact et de cliquer sur Modifier.
E-Mail, Nom et Entreprise ne peuvent pas être modifiés, car ils sont gérés globalement.
Plus d'informations sur les autorisations et la visibilité : Autorisations & visibilité
Préparer les utilisateurs à l'invitation (coordinateur)
En tant que Coordinateur, vous ne pouvez pas inviter vous-même de nouveaux utilisateurs, mais vous pouvez les préparer et les confier à un administrateur pour validation.
Pour cela, procéder comme sous Créer un utilisateur et cliquer sur Créer un utilisateur.
Choisir ensuite quel administrateur doit réaliser la validation.
L'administrateur reçoit alors un e-mail et peut valider et inviter l'utilisateur.
Supprimer un utilisateur
La suppression d'utilisateurs ou de contacts n'est pas possible, afin qu'il soit toujours possible de savoir qui a réalisé quelle action et quand.
Si un utilisateur ne doit plus avoir accès au projet, un admin peut désactiver l'utilisateur.
Pour des informations plus précises, veuillez consulter l'article suivant : Désactiver / réactiver l'utilisateur
Si les utilisateurs ou les contacts ne doivent plus être affichés dans le projet, il est possible de les masquer.
Pour plus d'informations, veuillez consulter la section suivante : Masquer les utilisateurs et les contacts.
Masquer les utilisateurs & les contacts
Les utilisateurs et les contacts externes peuvent être masqués de la liste de contacts.
utilisateur:
Dès qu'un utilisateur est masqué dans la liste de contacts, il reste visible uniquement pour les administrateurs de projet. Cette personne ne peut alors plus être sélectionnée comme responsable dans les tâches ou comme participant dans les réunions.
Le masquage dans la liste de contacts permet de donner à certaines personnes l'accès à des documents dans buildagil qui ne doivent pas être visibles pour les autres participants au projet. Ceci est par exemple un avantage dans le processus d'appel d'offres.
Comme les utilisateurs ne peuvent pas être supprimés pour des raisons de traçabilité dans le projet, le masquage est une alternative à la suppression.
La section suivante explique comment modifier un utilisateur : Modifier l'utilisateur
contact:
Dès qu'un contact est masqué dans la liste de contacts, il reste visible uniquement pour les administrateurs de projet. Cette personne ne peut alors plus être sélectionnée comme responsable dans les tâches ou comme participant dans les réunions.
Comme les contacts externes ne peuvent pas être supprimés pour des raisons de traçabilité dans le projet, le masquage est une alternative à la suppression.
La section suivante explique comment modifier un contact externe : Modifier un contact externe
Mis à jour le : 12/12/2024