Artikel über: Sitzungen & Protokolle
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Übersicht Sitzungen


Vorteile von Sitzungen

Mit der Sitzungsfunktion in buildagil wird die Durchführung und Protokollierung von Sitzungen deutlich vereinfacht. Projektinhalte sind direkt mit den Sitzungen verknüpft, wodurch stets im richtigen Kontext gearbeitet wird. Besprochene Inhalte und Entscheidungen werden nahtlos ins Projekt zurückgeführt und automatisch sauber protokolliert. So wird ein durchgängiger Informationsfluss geschaffen, Verbindlichkeit hergestellt und Kontinuität über die gesamte Projektdauer gesichert.


Sitzungsmanagement, Projektkommunikation, Entscheidungsdokumentation, Kontextverknüpfung, Informationsfluss

Sitzungsablauf

Sitzungen sind in verschiedene Phasen aufgeteilt, welche den zeitlichen Ablauf in eine strukturierte Form bringen. Die Phasen einer Sitzung unterteilen sich dabei in die folgenden Abschnitte: Sitzungserstellung, Vorbereitung, Durchführung, Nachbearbeitung und Genehmigung. In der Sitzungsübersicht sind die Phasen übersichtlich dargestellt, sodass jederzeit erkennbar ist, wo sich die Sitzung im Prozess befindet.




Erstellung

In dieser Phase wird die Sitzung erstellt. Es werden die Sitzungsinformationen ausgefüllt, der Sitzungstyp, Datum & Uhrzeit bestimmt und die Teilnehmer hinzugefügt. Im Anschluss kann der Termin an die Teilnehmer versendet und so dem Kalender hinzugefügt werden. Es besteht zudem die Möglichkeit, aus vergangenen Sitzungen Folgetermine zu erstellen. Dabei können Traktanden und Teilnehmer automatisch übernommen werden, sodass die Informationen nicht erneut erfasst werden müssen. Weitere Informationen zum Erstellen von Sitzungen finden Sie in folgendem Artikel: Erstellen einer Sitzung.


Vorbereitung

In der Vorbereitung wird der Sitzungsinhalt und der Ablauf der Sitzung definiert, um die Durchführung zu strukturieren. Dafür werden die gewünschten Aufgaben & Themen in die Sitzung übernommen. Um wichtige Informationen zur Vorbereitung sowie Aufträge zur Vorbereitung zu verteilen, können Kommentare zur Vorbereitung erfasst werden. Anschliessend kann optional das Vorprotokoll an die Sitzungsteilnehmenden versendet werden. Falls Externe Kontakte an der Sitzung teilnehmen, empfiehlt es sich ein Vorprotokoll zu versenden, damit diese sich ebenfalls auf den Inhalt der Sitzung vorbereiten können. Die Teilnehmer können ihre Bemerkungen und Notizen als Entwurfskommentare erfassen und sich so auf die Sitzung vorbereiten. Eine Stunde vor Sitzungsbeginn wechselt die Sitzung in die Durchführungsphase. Weitere Informationen zum Vorbereiten von Sitzungen finden Sie in folgendem Artikel: Vorbereiten von Sitzungen.


Durchführung

Die Durchführung einer Sitzung beginnt mit einer Anwesenheitskontrolle der Teilnehmer. Abwesende Personen können in der Teilnehmerliste angepasst werden. Die Sitzung wird anschliessend gemäss der vorbereiteten Traktandenliste durchgeführt. Dabei kann das Besprochene direkt im Kommentarfeld zu den entsprechenden Aufgaben & Themen protokolliert werden. Entwurfskommentare aus der Vorbereitung können hier weiterbearbeitet und ergänzt werden. Neue Kommentare können ebenfalls als Entwurf erfasst werden, sodass die Formulierung in der Nachbearbeitung verfeinert werden kann. Bei Bedarf können zusätzliche Aufgaben & Themen, die sich aus dem Gespräch ergeben, direkt in der Sitzung erstellt werden.

Diese Vorgehensweise in der Protokollierung bietet entscheidende Vorteile: Neben der automatischen Erstellung eines PDF-Protokolls werden alle protokollierten Inhalte direkt in die entsprechenden Aufgaben & Themen übernommen. Dadurch entsteht nicht nur ein vollständiger Sitzungsverlauf, sondern auch ein chronologisches Abbild aller relevanten Informationen in den einzelnen Aufgaben. Der Kommentarverlauf zeigt klar, was wann in welcher Sitzung besprochen wurde und welche Kommunikation dazwischen stattgefunden hat. Das Ergebnis ist eine lückenlose, strukturierte Dokumentation, die Transparenz schafft, die Zusammenarbeit erleichtert und die Effizienz in der Informationsverarbeitung steigert. Weitere Informationen zum Durchführen von Sitzungen finden Sie in folgendem Artikel: Durchführen von Sitzungen.


Nachbearbeitung

In der Nachbearbeitung wird das Protokoll finalisiert und anschliessend versendet. Offene Punkte und Entwurfskommentare können nachbearbeitet und als Kommentare aus dieser Sitzung gespeichert werden. Ziel dieser Phase ist es, den Inhalt der Sitzung aufzubereiten, um ein konsistentes und sauberes Protokoll zu generieren. Anschliessend wird das Protokoll generiert und zur Genehmigung an die Teilnehmer versendet. Weitere Informationen zur Nachbearbeitung des Protokolls und den Versandoptionen finden Sie in folgendem Artikel: Nachbearbeiten des Protokolls.


Genehmigung

In der Genehmigungsphase wird das Protokoll durch die Teilnehmer geprüft. Die Teilnehmer können das Protokoll genehmigen oder ablehnen und bei Bedarf Anmerkungen zum Protokoll verfassen. Wird das Protokoll abgelehnt, wechselt der Status der Sitzung auf "Review". Der Sitzungsorganisator kann nun auf die Rückmeldungen eingehen. Falls nötig, können Ergänzungen zum Protokoll erfasst werden. Anschliessend kann das Protokoll erneut zur Genehmigung freigegeben werden. Dieser Prozess wird solange wiederholt, bis das Protokoll von allen Teilnehmern genehmigt ist. Optional kann die Genehmigung auch ohne Rückmeldemöglichkeit für die Teilnehmer durch den Sitzungsorganisator erteilt werden. Weitere Informationen zum Genehmigen des Protokolls finden Sie in folgendem Artikel: Genehmigen des Protokolls.


Sitzungsphasen, Ablaufstruktur, Kalendereinladung, Sitzungsagenda, Vorprotokoll, Live-Protokollierung, Gesprächsdokumentation, Protokollfinalisierung

Kommentartypen in Sitzungen

Für Sitzungen in buildagil stehen unterschiedliche Kommentartypen zur Verfügung. Je nach Phase der Sitzung und Verwendungszweck werden Kommentare als Vorbereitung, Entwurf, aus dieser Sitzung, Anmerkung zum Protokoll oder Ergänzung zum Protokoll erfasst. Dadurch wird gesteuert, wofür ein Kommentar genutzt wird und ob er im Vorprotokoll oder im Sitzungsprotokoll erscheint. Die Eigenschaften der einzelnen Typen werden in den folgenden Abschnitten genauer erläutert.



Kommentare zur Vorbereitung

Wird ein Kommentar in der Vorbereitungsphase erfasst, wird er als "Kommentar zur Vorbereitung" gespeichert. Kommentare zur Vorbereitung dienen der Sammlung von Informationen vor dem Termin. Sie sind dazu gedacht, dass der Sitzungsorganisator Aufgaben zur Sitzungsvorbereitung an die Teilnehmer verteilen kann. Kommentare zur Vorbereitung werden standardmässig in das Vorprotokoll gedruckt, erscheinen jedoch nicht im Sitzungsprotokoll. Bei individuellen Protokollvorlagen kann die Ausgabe der Kommentare im gedruckten Protokoll abweichen.



Entwurfskommentare

Entwurfskommentare oder auch "Entwurf zu dieser Sitzung" sind Kommentare welche zwischengespeichert und später weiter bearbeitet werden können. Um einen Entwurfskommentar zu erstellen, wird ein Kommentar verfasst und als Entwurf gespeichert. Der Entwurfskommentar kann durch den Verfasser des Kommentars oder einen Organisator der Sitzung bearbeitet werden. Entwurfskommentare können solange bearbeitet oder gelöscht werden, bis sie als Kommentar versendet werden. Wird ein Entwurfskommentar in der Vorbereitung versendet wird er als "Kommentar zur Vorbereitung" gespeichert, anderenfalls als "Kommentar aus dieser Sitzung".

Entwurfskommentare dienen als Notizen für die Teilnehmer, in welchen sie ihre Gedanken festhalten und sich so auf die Sitzung vorbereiten können. Zusätzlich können Entwurfskommentare als Hilfsmittel für die Protokollierung von Sitzungen eingesetzt werden, indem das Besprochene stichwortartig notiert, als Entwurf gespeichert und im Nachgang sauber ausformuliert und versendet werden kann. Entwurfskommentare werden nicht ins Protokoll gedruckt.




Kommentare aus dieser Sitzung

Wird ein Kommentar in der Durchführungsphase oder in der Nachbearbeitung gespeichert, wird der Kommentar als "Kommentar aus dieser Sitzung" angezeigt. Diese Kommentare werden standardmässig ins Sitzungsprotokoll gedruckt. Bei individuellen Protokollvorlagen kann die Ausgabe der Kommentare im gedruckten Protokoll abweichen.



Anmerkungen zum Protokoll

Sobald sich die Sitzung im Genehmigungsprozess befindet, können Teilnehmer "Anmerkungen zum Protokoll" erfassen. So können Begründungen für Ablehnungen, gewünschte Ergänzungen oder Richtigstellungen beschrieben werden. Diese Anmerkungen werden standardmässig nicht ins Sitzungsprotokoll gedruckt, sondern dienen lediglich dazu, Rückmeldungen der Teilnehmer aufzunehmen.



Ergänzungen zum Protokoll

Ergänzungen welche im finalen Protokoll erscheinen sollen, können durch den Sitzungsorganisator als "Ergänzungen zum Protokoll" erfasst werden. So werden nachträgliche Bemerkungen, Korrekturen oder Ergänzungen sauber im Protokoll dokumentiert.



Kommentararten Sitzung, Vorbereitungsnotiz, Entwurfskommentar, Sitzungsbeitrag, Protokollanmerkung, Ergänzungseintrag, Kommentarfunktion, Kommentartypen Übersicht, Kommentarverwendung



Aktualisiert am: 26/09/2025