Artikel über: Sitzungen & Protokolle
Dieser Artikel ist auch verfügbar in:

Sitzung erstellen

In folgendem Artikel wird beschrieben, wie Sitzungen erstellt werden.


Direkt zu folgenden Abschnitten:


Die Berechtigungen und Sichtbarkeiten von Sitzungen und Sitzungsinhalten werden in folgendem Artikel beschrieben: Sichtbarkeiten auf Sitzungen & Protokolle

Neue Sitzung erstellen

Im Menü unter Sitzungen auf +Neu klicken.



Oder in der Menüleiste auf +Neu und dann auf Sitzung klicken.



  1. Einen Titel eingeben und Kategorien setzen.
  2. Allgemein: Einen Sitzungstyp auswählen, die Sitzungsdetails wie Datum/Uhrzeit/Dauer der Sitzung, Ort/Firma und den Raum angeben.
  3. Organisation: Den Organisator der Sitzung bestimmen und allenfalls weitere Organisatoren für diese Sitzung definieren, welche die Sitzung administrieren können.
  4. Teilnehmer: Die Teilnehmer auswählen (Es können auch Kontaktgruppen oder ganze Teams hinzugefügt werden). Entschuldigte Teilnehmer werden erst vor der Sitzungsdurchführung angepasst. Der ergänzende Verteiler ist für Personen vorgesehen, welche das Protokoll erhalten sollen selbst aber nicht an der Sitzung teilgenommen haben.
  5. Auf Speichern klicken, wenn alle benötigten Informationen ausgefüllt wurden.




Beispiel:




**Sitzung als Zieltermin **

Es besteht die Möglichkeit eine Sitzung als Zieltermin(Meilenstein) zu definieren, hierfür die Option Als Zieltermin verwenden auswählen.



Sitzungstermin mit Outlook versenden

Nachdem auf Speichern geklickt wurde, erscheint folgendes Fenster.

Auf Termin verschicken und verknüpfen klicken, um den Termin in Outlook zu öffnen und zu versenden. Mit OK, wird die Sitzung nur auf buildagil erstellt. (Die Sitzung kann auch im Nachgang mit Outlook synchronisiert werden).



Outlook Termin im Nachgang versenden

In der Sitzung auf Verschicken und verknüpfen klicken.



Auf Termin verschicken klicken, um die Auswahl zu bestätigen.



Nun wird ein Outlook-Termin erstellt und heruntergeladen. Auf die heruntergeladene Datei klicken.


Im neuen Outlook wird das Öffnen von ics-Dateien noch nicht unterstützt. Deshalb sollte dieser Dateityp mit Outlook und nicht Outlook (new) geöffnet werden.



Die Sitzung wird nun als Outlook-Termin geöffnet, welcher angepasst und versendet werden kann. Der Projekttitel des jeweiligen Projektes ist im Einladungstext ersichtlich.


Bitte beachten: der Kontakt buildagil - Events darf nie aus der Empfängerliste im Outlook-Termin gelöscht werden!


Wenn das Datum oder die Sitzungsdauer in Outlook angepasst wird, wird die Anpassung automatisch mit buildagil synchronisiert.



Bei Outlook 2016 wird die Formatierung automatisch auf "Nur Text" eingestellt, dies muss zwingend manuell auf "HTML" gewechselt werden, damit die Links funktionieren.



Folgetermin erstellen

Damit nicht alle Informationen erneut eingeben werden müssen, gibt es die Möglichkeit einen Folgetermin zu erstellen. Dazu die Sitzung auswählen, aus welcher ein Folgetermin erstellt werden soll und diese öffnen. Nun in den Optionen auf Folgetermin erstellen klicken.



Nun öffnet sich ein neues Fenster mit dem neuen Termin. Es müssen nur noch Datum/Uhrzeit ausgefüllt, oder Ergänzung vorgenommen werden.

Die Nummer im Sitzungstitel wird automatisch um eine Zahl erhöht. Nachdem alle Anpassungen gemacht wurden, kann der Termin über Speichern erstellt werden.



Mehrere Folgetermine erstellen

Sollen mehrere Folgetermine auf einmal erstellt werden, kann folgendermassen vorgegangen werden.

Bei Folgetermin erstellen auf ... klicken.



Danach die Zeitabstände für die Termine auswählen und mit Weiter bestätigen.



Anschliessend die Anzahl der zu erstellenden Folgetermine eingeben und mit Termine erstellen bestätigen.



Nun öffnen sich alle erstellten Sitzungen im Tab. Die einzelnen Sitzungen können hier nochmals überabeitet und mit Speichern gespeichert werden.



Jeder Termin kann anschliessend mit Outlook verknüpft werden. Mit OK wird die Sitzung ohne Verknüpfung zu Outlook erstellt.



Die Sitzungen können nun in der Übersicht angezeigt werden.



Vorgehensweise bei wiederkehrenden Sitzungen

In buildagil können keine Serientermine wie in Outlook erstellt werden. Sollen die Terminserien trotzdem in Outlook geführt werden, wird für wiederkehrende Sitzungen die folgende Vorgehensweise empfohlen.


Zuerst sollte die Terminserie in Outlook erstellt werden. Diese dient als Zeitblocker für die Teilnehmenden. Anschliessend kann in buildagil eine neue Sitzung als Grundlage für die Terminfolge erstellt werden.

Danach können mit Folgetermin erstellen die benötigten Sitzungen angelegt werden. Diese Sitzungen sind inhaltlich noch leer und als Teilnehmer wird vorerst nur der Organisator hinzugefügt.

Wenn die Sitzung näher rückt, können die endgültigen Teilnehmer und Sitzungsinhalte hinzugefügt werden. Anschliessend wird die Sitzung an die Teilnehmer mit Teilnehmer informieren versendet.


Damit die Aufgaben & Themen bei der Sitzungsvorbereitung nicht vermischt werden, sollte wenn möglich, für jede Sitzungsreihe ein eigener Sitzungstyp verwendet werden.


Diese Methode ermöglicht es, flexibel auf Änderungen in den Inhalten und Teilnehmern der Sitzungen zu reagieren, während den Teilnehmern gleichzeitig ein Serientermin als Zeitblocker zur Verfügung steht.


Problembehandlung bei Termineinladungen für das Mac- Mailprogramm

Es kann vorkommen, dass Mac-Benutzer Termineinladungen als "winmail.dat" (im Mac-Mailprogramm) anstatt als .ics- Datei erhalten. Diese Datei ist im Mac- Mailprogramm nicht lesbar.

Diese Unstimmigkeit hängt oft mit der Konfiguration der Mailserver von Absender und Empfänger zusammen.


Folgende Lösungsansätze sind möglich:

  • Mailformat auf "HTML" oder "Nur- Text" umstellen



  • Prüfen, ob der Termin bei einem Mac-Benutzer im eigenen Unternehmen korrekt ankommt (falls möglich)
  • Versuchen, die Termineinladung an einen Outlook-Account auf dem Mac zu senden
  • Die Einstellungen der App für den E-Mail-Empfang überprüfen


Serietermine


Aktualisiert am: 04/08/2025