Erstellen einer Sitzung

• Erstellen einer neuen Sitzung
• Versenden eines Sitzungstermins mit Outlook
• Erstellen eines Folgetermins
• Erstellen von mehreren Folgeterminen
• Vorgehensweise bei wiederkehrenden Sitzungen
• Problembehandlung bei Termineinladungen für das Mac-Mailprogramm

Erstellen einer neuen Sitzung

Eine neue Sitzung kann direkt im Projekt bei den Sitzungen oder über die Menünavigation erstellt werden. Im Formular zur Sitzungserstellung können nun die allgemeinen Sitzungsinformationen erfasst, die Organisation festgelegt, die Teilnehmenden hinzugefügt und die Optionen bearbeitet werden.

Im Formular zur Sitzungserstellung können die folgenden Informationen ausgefüllt werden:

1. Hier kann ein Titel eingegeben, sowie die Kategorien zur Sitzung ausgewählt werden. Kategorien werden zur thematischen Einordnung und zum Filtern genutzt.
2. In den allgemeinen Informationen wird ein Sitzungstyp ausgewählt und Datum, Uhrzeit, Dauer der Sitzung, Ort und Raum angegeben. Der Sitzungstyp wird zur Artbestimmung der Sitzung verwendet (z.B. Planersitzung) und steuert hinterlegte Traktanden- und Protokollvorlagen.
3. Unter Organisation werden der Sitzungsorganisator und bei Bedarf weitere Organisatoren definiert. Personen, welche hier eingetragen sind, können die Sitzung administrieren und Sitzungsinformationen bearbeiten.
4. Unter Teilnehmer werden die Teilnehmenden der Sitzung ausgewählt. Entschuldigte werden erst kurz vor der Durchführung gesetzt, damit die Anwesenheitsliste korrekt geführt wird. Der ergänzende Verteiler wird für Personen verwendet, die das finale Protokoll zur Information erhalten, aber nicht teilnehmen. Zur schnellen Auswahl der Teilnehmer können Kontaktgruppen oder ganze Teams genutzt werden.
5. Eine Sitzung kann als Zieltermin (Meilenstein) definiert werden und erscheint so als Meilenstein in der Aufgabenplanung.
6. Die Sitzungserstellung wird mit "Speichern" abgeschlossen.

Im folgenden Bild ist eine ausgefüllte Beispielsitzung zu sehen.

Besprechung anlegen, Agenda erstellen, Meeting erstellen

Versenden eines Sitzungstermins mit Outlook

Nach dem Speichern kann der Sitzungstermin mit Outlook oder einem anderen Kalenderprogramm verknüpft werden. Dadurch werden die Teilnehmenden direkt auch über Outlook eingeladen und der Termin wird im Kalender eingetragen.

Der Termin kann auch nachträglich über die Optionen der Sitzung verschickt werden.

Dabei kann entweder die Termindatei heruntergeladen oder der Termin direkt über Outlook Online verschickt werden. Die Termindatei herunterzuladen eignet sich vor allem, wenn dieser über ein anderes Kalenderprogramm als Outlook verschickt werden soll. Änderungen an Titel, Datum oder Uhrzeit und Teilnehmern werden automatisch übernommen.

Wird die Termindatei heruntergeladen, kann diese im gewünschten Kalenderprogramm geöffnet oder importiert werden.

Die Sitzung wird nun als Outlook-Termin geöffnet, welcher angepasst und versendet werden kann. Der Projekttitel des jeweiligen Projektes ist im Einladungstext ersichtlich.

Kalendereinladung, Kalendersynchronisation, Outlooktermine

Erstellen eines Folgetermins

Durch das Ableiten eines Folgetermins können bestehende Angaben weiterverwendet werden, wodurch Zeit gespart und die inhaltliche Kontinuität gewahrt wird. Dazu die Sitzung auswählen, aus welcher ein Folgetermin erstellt werden soll und diese öffnen und dort in den Optionen die Funktion "Folgetermin erstellen" auswählen.

In neu erstellten Sitzungstermin müssen nun noch das Datum sowie die Uhrzeit ausgefüllt oder Ergänzung vorgenommen werden. Die Nummerierung im Sitzungstitel wird automatisch erhöht.

Erstellen von mehreren Folgeterminen

Es können auch mehrere Folgetermine auf einmal erstellt werden. Dazu kann in den Optionen der Sitzung die Optionen des Folgetermins geöffnet werden. Dadurch können die Zeitabstände und die Anzahl der Folgetermine gewählt werden. Es können maximal 10 Folgetermine auf einmal erstellt werden.

Alle erstellten Sitzungen öffnen sich in der Fensternavigation. Die einzelnen Sitzungen können hier nochmals nachbearbeitet werden. Jeder Termin kann anschliessend mit Outlook verknüpft werden.

Serientermine, Nachfolgetermine

Vorgehensweise bei wiederkehrenden Sitzungen

In buildagil können keine Serientermine wie in Outlook erstellt werden. Sollen die Terminserien trotzdem in Outlook geführt werden, wird für wiederkehrende Sitzungen die folgende Vorgehensweise empfohlen.

Zuerst sollte die Terminserie in Outlook erstellt werden. Diese dient als Zeitblocker für die Teilnehmenden. Anschliessend kann in buildagil eine neue Sitzung als Grundlage für die Terminfolge erstellt werden.

Danach können mit Folgetermin erstellen die benötigten Sitzungen angelegt werden. Diese Sitzungen sind inhaltlich noch leer und als Teilnehmer wird vorerst nur der Organisator hinzugefügt.

Wenn die Sitzung näher rückt, können die endgültigen Teilnehmer und Sitzungsinhalte hinzugefügt werden. Anschliessend wird die Sitzung an die Teilnehmer mit Teilnehmer informieren versendet.

Diese Methode ermöglicht es, flexibel auf Änderungen in den Inhalten und Teilnehmern der Sitzungen zu reagieren, während den Teilnehmern gleichzeitig ein Serientermin als Zeitblocker zur Verfügung steht.

Serienbesprechung, Kalenderblocker, Inhaltsvarianten, Teilnahmeserie, Outlook-Serie, Serienverwaltung

Problembehandlung bei Termineinladungen für das Mac-Mailprogramm

Es kann vorkommen, dass Mac-Benutzer Termineinladungen als "winmail.dat" (im Mac-Mailprogramm) anstatt als ".ics- Datei" erhalten. Diese Datei ist im Mac-Mailprogramm nicht lesbar. Diese Unstimmigkeit hängt meist mit der Konfiguration der Mailserver von Absender und Empfänger zusammen.

Folgende Lösungsansätze können dabei helfen:

• Mailformat auf "HTML" oder "Nur-Text" umstellen

• Prüfen, ob der Termin bei einem Mac-Benutzer im eigenen Unternehmen korrekt ankommt (falls möglich)
• Versuchen, die Termineinladung an einen Outlook-Account auf dem Mac zu senden
• Die Einstellungen der App für den E-Mail-Empfang prüfen

Aktualisiert am: 18/09/2025