Protokoll nachbearbeiten
In folgendem Artikel wird beschrieben, wie die Nachbearbeitung einer Sitzung (Protokollierung, Protokoll zur Genehmigung versenden) durchgeführt wird.
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Aufgaben und Themen ansehen und bearbeiten
Protokoll in Genehmigung geben
Die Berechtigungen und Sichtbarkeiten von Sitzungen und Sitzungsinhalten werden in folgendem Artikel beschrieben: Berechtigungen & Sichtbarkeiten
Nach dem die Sitzung durchgeführt wurde, befindet sich diese in der Nachbearbeitung. Dies wird im Sitzungsguide angezeigt.
Es öffnet sich die Traktandenliste in welcher alle Traktanden mit den zugewiesenen Aufgaben/ Themen angezeigt werden, welche in der Sitzungsdurchführung besprochen wurden. Nun können die Kommentare und Entwurfskommentare über Protokoll bearbeiten überarbeiten werden, bevor das Protokoll zur Prüfung versendet wird.
Falls sich noch Kommentare im Entwurfsmodus befinden, können diese direkt über das Schreiber-Symbol bearbeitet werden.
Ein Kommentar im Entwurfsmodus hat ein orange markiertes Kommentarsymbol.
Für eine detailliertere Bearbeitung, kann die Aufgabe geöffnet werden.
Nach erfolgreicher Anpassung und Überprüfung der Aufgaben/ Themen in der Traktandenliste, wird das Protokoll nun zur Genehmigung versendet.
Hierfür unter dem Sitzungsguide auf In Genehmigung geben klicken. Nun wird das Protokoll generiert, was einen Moment dauern kann.
Anschliessend wird das Protokoll als Vorschau angezeigt. Die Prüfungsfrist und den Empfängerkreis, sowie weitere Optionen, können hier angepasst werden. Um Inhalte im Protokoll zu bearbeiten, kann das Protokoll über In Word bearbeiten geöffnet und bearbeitet werden. Mit dem Button Senden kann das Protokoll versendet werden. Die Optionen für externe Teilnehmer erscheint nur dann, wenn auch ein externer Kontakt unter den Teilnehmern/ im Verteiler eingetragen ist.
Wie die Protokollvorlage anpasst werden kann, finden Sie unter folgendem Artikel: Protokollvorlagen
Bei der Datumsanzeige, kann die Genehmigungsfrist eingestellt werden. Mit dem Auswählen von Genehmigung direkt erteilen, kann der Genehmigungsprozess übersprungen werden. Das Protokoll wechselt so direkt in den Status "Genehmigt" und es können keine Rückmeldungen durch die Teilnehmer getätigt werden.
Der Genehmigungsprozess hat eine Standard-Frist von einer Woche (7 Tage). Nach Ablauf dieser Frist wird das Protokoll automatisch genehmigt.
Unter Empfänger kann eingestellt werden, welche Sitzungsteilnehmer das Protokoll erhalten sollen.
Unter Listen kann eingestellt werden, welche offenen Aufgaben und Entscheidungen an die externen Teilnehmer versendet werden sollen. Dazu wird eine Liste erstellt, welche alle Aufgaben beinhaltet, für welche die externen Teilnehmer verantwortlich sind. In der Liste sind alle Informationen der Aufgabe abgebildet, damit die extern Beteiligten die Aufgabe/ Thema nachvollziehen und erledigen können.
Unter Beilagen kann eingestellt werden, welche Beilagen aus dem Protokoll an externe Teilnehmer versendet werden sollen.
Auf Senden klicken um das Protokoll zu verschicken.
Es erhalten alle im Verteiler aufgeführten Personen eine E-Mail Benachrichtigung mit dem Protokoll als PDF und dem Link Protokoll prüfen & genehmigen.
Unter Sitzungen wird die Sitzung entsprechend gekennzeichnet.
Protokoll nachbearbeiten
Wenn im Nachhinein eine Aufgabe bearbeitet oder kommentiert wird, dann kann das Protokoll mit Nachbearbeiten nochmals überarbeitet und neu generiert werden.
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Aufgaben und Themen ansehen und bearbeiten
Protokoll in Genehmigung geben
Die Berechtigungen und Sichtbarkeiten von Sitzungen und Sitzungsinhalten werden in folgendem Artikel beschrieben: Berechtigungen & Sichtbarkeiten
Nach dem die Sitzung durchgeführt wurde, befindet sich diese in der Nachbearbeitung. Dies wird im Sitzungsguide angezeigt.
Aufgaben und Themen ansehen und bearbeiten
Es öffnet sich die Traktandenliste in welcher alle Traktanden mit den zugewiesenen Aufgaben/ Themen angezeigt werden, welche in der Sitzungsdurchführung besprochen wurden. Nun können die Kommentare und Entwurfskommentare über Protokoll bearbeiten überarbeiten werden, bevor das Protokoll zur Prüfung versendet wird.
Falls sich noch Kommentare im Entwurfsmodus befinden, können diese direkt über das Schreiber-Symbol bearbeitet werden.
Ein Kommentar im Entwurfsmodus hat ein orange markiertes Kommentarsymbol.
Für eine detailliertere Bearbeitung, kann die Aufgabe geöffnet werden.
Protokoll in Genehmigung geben
Nach erfolgreicher Anpassung und Überprüfung der Aufgaben/ Themen in der Traktandenliste, wird das Protokoll nun zur Genehmigung versendet.
Hierfür unter dem Sitzungsguide auf In Genehmigung geben klicken. Nun wird das Protokoll generiert, was einen Moment dauern kann.
Anschliessend wird das Protokoll als Vorschau angezeigt. Die Prüfungsfrist und den Empfängerkreis, sowie weitere Optionen, können hier angepasst werden. Um Inhalte im Protokoll zu bearbeiten, kann das Protokoll über In Word bearbeiten geöffnet und bearbeitet werden. Mit dem Button Senden kann das Protokoll versendet werden. Die Optionen für externe Teilnehmer erscheint nur dann, wenn auch ein externer Kontakt unter den Teilnehmern/ im Verteiler eingetragen ist.
Wie die Protokollvorlage anpasst werden kann, finden Sie unter folgendem Artikel: Protokollvorlagen
Bei der Datumsanzeige, kann die Genehmigungsfrist eingestellt werden. Mit dem Auswählen von Genehmigung direkt erteilen, kann der Genehmigungsprozess übersprungen werden. Das Protokoll wechselt so direkt in den Status "Genehmigt" und es können keine Rückmeldungen durch die Teilnehmer getätigt werden.
Der Genehmigungsprozess hat eine Standard-Frist von einer Woche (7 Tage). Nach Ablauf dieser Frist wird das Protokoll automatisch genehmigt.
Unter Empfänger kann eingestellt werden, welche Sitzungsteilnehmer das Protokoll erhalten sollen.
Unter Listen kann eingestellt werden, welche offenen Aufgaben und Entscheidungen an die externen Teilnehmer versendet werden sollen. Dazu wird eine Liste erstellt, welche alle Aufgaben beinhaltet, für welche die externen Teilnehmer verantwortlich sind. In der Liste sind alle Informationen der Aufgabe abgebildet, damit die extern Beteiligten die Aufgabe/ Thema nachvollziehen und erledigen können.
Unter Beilagen kann eingestellt werden, welche Beilagen aus dem Protokoll an externe Teilnehmer versendet werden sollen.
Auf Senden klicken um das Protokoll zu verschicken.
Es erhalten alle im Verteiler aufgeführten Personen eine E-Mail Benachrichtigung mit dem Protokoll als PDF und dem Link Protokoll prüfen & genehmigen.
Unter Sitzungen wird die Sitzung entsprechend gekennzeichnet.
Protokoll nachbearbeiten
Wenn im Nachhinein eine Aufgabe bearbeitet oder kommentiert wird, dann kann das Protokoll mit Nachbearbeiten nochmals überarbeitet und neu generiert werden.
Aktualisiert am: 14/10/2024