Artikel über: Projekt

Projekteinrichtung, Projekteinführung und Projektnutzung

Dieser Leitfaden bildet die Best-Practice zur erfolgreichen Einführung und Nutzung von buildagil im Projekt ab. Er unterstützt Projektleitende und Kernteams dabei, die einzelnen Phasen einzuordnen und den Überblick über den Ablauf zu behalten.



Überblick



Rollen im Projekt

Für eine erfolgreiche Umsetzung ist ein klares Rollenverständnis zentral.


Kernteam

Das Kernteam ist verantwortlich für die Einrichtung des Projektraums, sowie dessen erfolgreiche Einführung. Es administriert den Projektraum und stellt sicher, dass die gewünschte Arbeitsweise und Ordnung eingehalten wird. Im Verlauf des Projekts stellt das Kernteam sicher, dass die Strukturen an die Projektbedürfnisse angepasst bleiben und dass neue Projektbeteiligte befähigt werden, buildagil sinnvoll zu nutzen. Es besteht typischerweise aus:

  • Projektleitung
  • Baumanagement
  • Falls zutreffend: BIM-Koordination
  • Administrative Unterstützung


Für Organisationen, die buildagil breit einsetzen, wird empfohlen, einen kleinen Kreis von Personen zu benennen, die auch nach der Einführung für die Koordination von Erfahrungen aus den Projekten und die kontinuierliche Weiterentwicklung von Vorlagen und Strukturen zuständig sind.


Teammitglieder

Die Teammitglieder nutzen buildagil im Projektalltag. Sie arbeiten gemäss definierter Struktur und Arbeitsweise und setzen die Plattform zur Unterstützung ihrer Aufgaben ein.


Sparringpartner buildagil

Der Sparringpartner auf Seite von buildagil fungiert als direkte Ansprechperson für organisatorische und kommerzielle Themen. Er unterstützt das Kernteam bei der Einrichtung und Einführung des Projektraums, vermittelt Best Practices und steht für Reviews von gewählten Strukturen oder geplanten Vorgängen zur Verfügung. Er begleitet die Einführung in einem sinnvollen Umfang und steht auch während dem Projekt auf Anfrage zur Verfügung.


Einführung des Kernteams

In dieser Phase wird die Grundlage für die Nutzung von buildagil im Projekt geschaffen.


Ziel

Das Kernteam schafft die strukturelle und organisatorische Grundlage für die Nutzung von buildagil. Der Projektraum ist eingerichtet, die Projektstruktur und Arbeitsweise sind definiert und abgestimmt, und das Kernteam ist in der Lage, buildagil gezielt zu nutzen sowie die Einführung für das erweiterte Projektteam vorzubereiten und zu steuern.


Zentrale Schritte

  • Projektraum erstellen und ersten Admin einladen (Sparringpartner buildagil)
  • Kernteamschulung (4h, vor Ort): Befähigung und Schaffen eines gemeinsamen Verständnisses für Plattform, Arbeitsweise und Administration (Kernteam, Sparringpartner buildagil) 
  • Projektraum einrichten: Struktur definieren und umsetzen (Ordner, Metadaten, Vorlagen, Besprechungsstrukturen), Projektstruktur und Arbeitsweise als Guideline festhalten und im Projektraum abbilden, erste Sitzungstermine im Projektraum erstellen, bestehende Daten migrieren, Feedbackkanäle für das Projektteam einrichten (Kernteam)
  • Review-Termin (30-60 Min, online): Projektstruktur, Migration und Arbeitsweise im Review gemeinsam überprüfen und schärfen (Kernteam, Sparringpartner buildagil) 
  • Rückmeldungen bei Bedarf einarbeiten (Kernteam)
  • Teammitglieder erfassen (Kernteam)


Eine detaillierte Wegleitung zur Einrichtung und den verbundenen Aufgaben ist innerhalb des Projektraumes als Aufgabe zu finden.



Einführung des Teams

Diese Phase schafft einen gemeinsamen Startpunkt für alle Beteiligten in das Projekt.


Ziel

Alle Teammitglieder starten koordiniert in die Nutzung von buildagil, kennen die Projektstruktur und Arbeitsweise und können die für sie relevanten Funktionen selbstständig anwenden. Fragen und Bedenken werden frühzeitig aufgenommen und geklärt, und die Teammitglieder wissen, wie sie auf Unterstützungs-Ressourcen zugreifen können (Knowledge-Base, Support, projektinterne Kanäle und Ansprechpersonen).


Zentrale Schritte

  • Teammitglieder Zugang zum Projektraum und Link zum Videokurs bereitstellen (Kernteam)
  • Grundlagen zur Plattform und Arbeitsweise selbstständig mit Videokurs erarbeiten (Teammitglieder)
  • Persönliche Einstellungen anpassen: Profilinformationen ergänzen, individuelle Benachrichtigungen konfigurieren, Zugriff auf allen Geräten einrichten (Teammitglieder)
  • Kick-off (Online, 30-60 Min.): Onboarding-Termin mit allen Teammitgliedern als gemeinsamer Startpunkt durchführen. Offene Fragen zur Arbeitsweise, zur Projektstruktur sowie zu buildagil klären (Kernteam, Teammitglieder, Sparringpartner buildagil)


Eine detaillierte Wegleitung zu den persönlichen Einstellungen ist innerhalb des Projektraumes als Aufgabe zu finden und kann allen hinzugefügten Teammitgliedern als Aufgabe zugewiesen werden.



Produktive Nutzung

In dieser Phase wird der Projektraum im Alltag als zentrales Arbeitsinstrument eingesetzt.


Ziel

buildagil ist im Projekt etabliert und wird für Zusammenarbeit, Kommunikation und Aufgabenbearbeitung genutzt. Informationen und Zuständigkeiten sind transparent organisiert und werden konsistent gepflegt.


Zentrale Schritte

  • Kommunikationskanäle effizient nutzen: Kontextbasiert kommunizieren und Benachrichtigungen gezielt einsetzen (Teammitglieder)
  • Plattformhygiene sicherstellen: Offene und überfällige Aufgaben aktualisieren, Struktur, Zugänge und Datenqualität laufend pflegen (Kernteam)
  • Feedback berücksichtigen: Rückmeldungen aus dem Team aufnehmen und Struktur- und Prozessoptimierungen vornehmen (Kernteam)
  • Neue Funktionen kennenlernen und nutzen: Neuigkeitsbeiträge regelmässig verfolgen (Kernteam)


Teamveränderungen

Diese Phase unterstützt den Umgang mit Veränderungen im Projektteam.


Ziel

Neue Beteiligte werden strukturiert integriert und die bestehende Arbeitsweise bleibt konsistent und nachvollziehbar.


Zentrale Schritte

  • Veränderungen im Team analysieren und Auswirkungen auf das Projekt bewerten (Kernteam)
  • Auswirkungen auf Struktur und Arbeitsweise prüfen (Kernteam)
  • Einführung wieder aufnehmen: Einführung Kernteam bei strukturellen Änderungen durchführen, Einführung des Teams beim Onboarding komplett neuer Teams durchführen


Unterstützung im Projektalltag

Bei Fragen oder Unklarheiten stehen folgende Hilfsmittel zur Verfügung:


Kurse / Tutorials

Die angebotenen Kurse ermöglicht den Teammitgliedern, sich Inhalte zur Nutzung von buildagil selbstständig anzueignen und zu vertiefen. Weitere Informationen finden Sie in folgendem Artikel: Erste Schritte - Videotutorial


Knowledge Base

Die Knowledge Base bildet die zentrale Wissensgrundlage, unabhängig davon, ob Inhalte direkt über die Webseite, über Suchmaschinen oder über KI-gestützte Suchen abgerufen werden.


Support

Der persönliche Support kann über das Chatsymbol oder per E-Mail kontaktiert werden und unterstützt bei offenen Fragen.



Aktualisiert am: 23/06/2026