Artikel über: Sitzungen & Protokolle
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Nachbearbeiten des Protokolls


Nachbearbeiten von Aufgaben & Themen

Nachdem die Sitzung durchgeführt wurde, wechselt der Status der Sitzung in die Nachbearbeitung. Es besteht nun die Möglichkeit die Traktandenliste nochmals zu öffnen und Anpassungen an den Kommentaren zu den Aufgaben & Themen vorzunehmen, um die Nachvollziehbarkeit und Qualität des Protokolls zu erhöhen.



Nun kann das Protokoll mit weiteren Kommentaren "Aus dieser Sitzung" ergänzt oder die Entwurfskommentare nachbearbeitet werden, bevor das Protokoll zur Prüfung und Genehmigung an die Teilnehmer versendet wird. Für eine detailliertere Bearbeitung, können die Aufgaben & Themen aus der Traktandenliste heraus geöffnet werden. Weitere Informationen zur Nachbearbeitung sowie zum Einsatz und Verhalten von Kommentaren finden Sie in folgendem Artikel: Übersicht Sitzungen.


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Generierung und Versand des Protokolls

Im nächsten Schritt wird das Protokoll zur Genehmigung versendet. Dazu kann die Sitzung in Genehmigung gegeben werden indem das Protokoll generiert wird und die Versandoptionen eingestellt werden. Für die Optionen beim Versand gibt die folgenden Möglichkeiten:




Sobald das Protokoll generiert wurde, wird es in der Vorschau angezeigt. Es können nun die Genehmigungsfrist und Empfänger definiert sowie Beilagen für Externe Kontakte generiert werden.


Die Protokollvorlage für den ausgewählten Sitzungstyp wird in den Projekteinstellungen definiert.



Sobald alle Einstellungen für den Versand vorgenommen wurden, kann die Sitzung an die Teilnehmer versendet werden. Alle Teilnehmer und Entschuldigten erhalten das Protokoll zur Prüfung und Genehmigung. Personen im ergänzenden Verteiler erhalten das Protokoll zur Kenntnisnahme.


Eine Meldung in buildagil erhalten alle Personen, sobald das Protokoll versendet wird. Eine E-Mail-Benachrichtigung erfolgt jedoch nur, wenn diese in den Einstellungen im Meldecenter nicht deaktiviert wurde.


Soll das Protokoll auch an den Sitzungsorganisator per E-Mail versendet werden, kann dieser in die Teilnehmerliste oder den ergänzenden Verteiler aufgenommen werden.



Die Sitzung wechselt nun in die Genehmigungsphase und wird in der Sitzungsübersicht entsprechend gekennzeichnet.



Manuelle Bearbeitung und erneute Generierung des Protokolls

Die Inhalte des Protokolls können hier auch manuell in Word geöffnet und bearbeitet werden. Um manuelle Änderungen am Protokoll in der Vorschau sichtbar zu machen, muss dazu die Vorschau aktualisiert werden. Bei Anpassungen an der Traktandenliste oder Unstimmigkeiten bei der Anzeige des Protokolls, kann das Protokoll hier auch neu generiert werden.


Wurden manuelle Anpassungen am Protokoll vorgenommen und wird dieses anschliessend neu generiert, werden die Anpassungen überschrieben.



Bearbeiten der Genehmigungsfrist

Bei der Genehmigungsfrist kann entweder ein Datum für die Rückmeldungen zum Protokoll festgelegt oder die Genehmigung direkt ohne Rückmeldemöglichkeit für die Teilnehmer erteilt werden. In diesem Fall wechselt das Protokoll nach dem Versenden in den Status "Genehmigt". Die Teilnehmer erhalten das Protokoll zur Kenntnisnahme.


Der Genehmigungsprozess hat eine Standard-Frist von einer Woche (7 Tage). Nach Ablauf dieser Frist wird das Protokoll automatisch genehmigt.



Bearbeiten der Empfänger

Bei den Einstellungen für die Empfänger kann festgelegt werden, welche Sitzungsteilnehmer das Protokoll erhalten sollen. Es besteht die Möglichkeit, das Protokoll entweder an alle Teilnehmer oder nur an sich selbst zur individuellen Weiterleitung zu versenden.



Listen und Beilagen

Bei den Listen kann eine Liste der offenen Aufgaben der externen Teilnehmer sowie die bisherigen Entscheidungen zum diesem Sitzungstyp generiert und versendet werden. Dazu kann eine Liste erstellt werden, welche alle Aufgaben beinhaltet, für welche die externen Teilnehmer verantwortlich sind. In der Liste sind alle Informationen der Aufgabe abgebildet, damit die externen Beteiligten den Kontext der Aufgaben oder Themen nachvollziehen und diese optimal bearbeiten können. In der Liste „Bisherige Entscheidungen in diesem Sitzungstyp“ werden alle Entscheidungen ausgegeben, die in diesem Sitzungstyp verwendet wurden.


Die Liste mit "Offenen Aufgaben der externen Teilnehmer" kann nur dann ausgewählt werden, wenn auch ein externer Kontakt als Teilnehmer oder als Entschuldigt eingetragen ist.



Bei den Beilagen kann eingestellt werden, welche Beilagen aus dem Protokoll versendet werden sollen.



Über die Optionen der Listen und Beilagen lässt sich einstellen, ob der Versand an alle Teilnehmer oder nur an die Externen Kontakte erfolgen soll. Zudem können alle hinzugefügten Dokumente entfernt werden. Alternativ können Dokumente auch einzeln über die jeweilige Option beim Dokument entfernt werden.



Nach dem Versand des Protokolls wird den Teilnehmern per E Mail ein Link zum Download zur Verfügung gestellt. Dadurch können auch grössere Dateien bereitgestellt werden. Zusätzlich wird die Versionsnummer der Datei im Dateinamen ergänzt, damit nachvollzogen werden kann, mit welcher Version gearbeitet wird.



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Erneutes Nachbearbeiten des Protokolls

Wenn das Protokoll nach dem Versenden nochmals bearbeitet werden soll, kann es über die Optionen der Sitzung nachbearbeitet und neu generiert werden. Anschliessend kann das Protokoll erneut zur Genehmigung versendet werden. Nachträgliche Anpassungen ermöglichen die Korrektur von Fehlern oder die Ergänzung fehlender Informationen.



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Aktualisiert am: 05/02/2026