Genehmigen des Protokolls
- Protokollgenehmigung
- Ergänzungen durch den Sitzungsorganisator
- Herunterladen des PDF-Protokolls
- Umgang mit umfangreichen Ergänzungen in der Genehmigungsphase
Protokollgenehmigung
Die Genehmigung von Protokollen stellt sicher, dass alle Teilnehmenden mit dem festgehaltenen Inhalt einverstanden sind.
Nachdem die Teilnehmer das Protokoll zur Genehmigung erhalten haben, können sie innerhalb der definierten Genehmigungsfrist das Protokoll prüfen und genehmigen oder ablehnen. Optional kann bei der Genehmigung ein Kommentar zur Begründung erfasst werden. Die Teilnehmer haben bis zum Ablauf der Frist die Möglichkeit die Genehmigung oder Ablehnung des Protokolls anzupassen. Für Rückmeldungen, Korrekturen oder Ergänzungen der Teilnehmer können Anmerkungen als Kommentare zu den entsprechenden Aufgaben & Themen erfasst werden.
- Erfassen von Anmerkungen zum Protokoll durch die Teilnehmer
- Genehmigen oder Ablehnen des Protokolls (mit optionalem Kommentar)
- Anzeigen der Versanddetails
- Anzeigen der versendeten Anhänge an externe Teilnehmer
- Ansicht des versendeten oder interaktiven Protokolls
Ansicht des versendeten Protokolls:
Wurde das Protokoll von mindestens einer Person abgelehnt, wechselt es nach Ablauf der Prüffrist in den Status "Review".
Sitzungsfreigabe, Feedbackrunde, Änderungswünsche
Ergänzungen durch den Sitzungsorganisator
Sollen Anmerkungen der Teilnehmenden in das Protokoll übernommen werden, können durch den Organisator "Ergänzungen zum Protokoll" erfasst werden. Dazu wird die Sitzung erneut in die Nachbearbeitung zurück versetzt, danach können die Ergänzungen erfasst und das Protokoll nochmals in die Genehmigung gegeben werden. Weitere Informationen zur Nachbearbeitung des Protokolls finden Sie in folgendem Artikel: Erneutes Nachbearbeiten des Protokolls.
Weitere Weitere Informationen zur Genehmigung sowie zum Einsatz und Verhalten von Kommentaren finden Sie in folgendem Artikel: Übersicht Sitzungen.
Protokollüberarbeitung, Rückmeldungsverarbeitung, Reviewphase, Teilnehmerfeedback
Herunterladen des PDF-Protokolls
Nachdem das Sitzungsprotokoll versendet wurde, ist das PDF-Protokoll in den Details als "Versendetes Protokoll" ersichtlich und kann dort heruntergeladen werden. Diese Funktion kann genutzt werden, um das Protokoll zusätzlich lokal zu sichern. Grundsätzlich ist jedes gedruckte Protokoll in der entsprechenden Sitzung auf buildagil verfügbar. Alternativ kann das Projekt auch vollumfänglich mit einem Projektexport gesichert werden. Weitere Informationen zu Backups & Datensicherung finden Sie in folgendem Artikel: Backup & Datensicherung.
Protokollspeicherung, PDF-Download, lokale Sicherung, Dokumentenexport, Protokollkopie
Umgang mit umfangreichen Ergänzungen in der Genehmigungsphase
In der Genehmigungsphase kann es vorkommen, dass viele nachträgliche Ergänzungen am Protokoll erfasst werden, wodurch das Protokoll unnötig aufgebläht wird. Es wird empfohlen, beim Erfassen solcher Ergänzungen möglichst keine Personen direkt zu benachrichtigen. So können mehrere überflüssige Ergänzungen später in einem neuen, zusammenfassenden Kommentar gebündelt werden. Die nicht mehr benötigten Ergänzungen können anschliessend gelöscht werden, vorausgesetzt in der betroffenen Aufgabe wurden keine weiteren Kommentare von anderen Personen erfasst und über den zu löschende Kommentar wurden keine Personen über den Kommentarverteiler benachrichtigt. Nicht benötigte Ergänzungen können in der Wordvorschau manuell aus dem Protokoll gelöscht werden.
Aktualisiert am: 10/10/2025