Genehmigen des Protokolls
- Protokollgenehmigung
- Ergänzungen durch den Sitzungsorganisator
- Herunterladen des PDF-Protokolls
- Umgang mit umfangreichen Ergänzungen in der Genehmigungsphase
Protokollgenehmigung
Die Genehmigung von Protokollen ermöglicht eine transparente Nachvollziehbarkeit von Sitzungsinhalten und stellt sicher, dass alle Teilnehmenden mit dem festgehaltenen Inhalt einverstanden sind.
Nachdem die Teilnehmer das Protokoll zur Genehmigung erhalten haben, können sie innerhalb der definierten Genehmigungsfrist das Protokoll prüfen und genehmigen oder ablehnen. Optional kann bei der Genehmigung ein Kommentar zur Begründung erfasst werden. Für Rückmeldungen, Korrekturen oder Ergänzungen der Teilnehmer können Anmerkungen als Kommentare zu den Aufgaben & Themen erfasst werden.
- Erfassen von Anmerkungen zum Protokoll durch die Teilnehmer
- Genehmigen oder Ablehnen des Protokolls (mit optionalem Kommentar)
- Anzeigen der Versanddetails
- Anzeigen der versendeten Anhänge an externe Teilnehmer
- Exportieren der Pendenzenliste als Word- oder PDF-Datei
Ansicht des versendeten Protokolls:
Sitzungsfreigabe, Feedbackrunde, Änderungswünsche
Ergänzungen durch den Sitzungsorganisator
Wurde das Protokoll von mindestens einer Person abgelehnt, wechselt es nach Ablauf der Prüffrist in den Status "Review". Im Review können die Rückmeldungen der Teilnehmer durch den Sitzungsorganisator berücksichtigt, indem in die "Anmerkungen zum Protokoll" als "Ergänzungen zum Protokoll" übernommen werden. Die Teilnehmer haben zudem bis zum Ablauf der Frist die Möglichkeit die Genehmigung oder Ablehnung des Protokolls anzupassen. Weitere Weitere Informationen zur Genehmigung sowie zum Einsatz und Verhalten von Kommentaren finden Sie in folgendem Artikel: Übersicht Sitzungen.
Der Organisator kann die Sitzung über die Optionen nachbearbeiten, um die Ergänzungen zu übernehmen. Weitere Informationen zur Nachbearbeitung des Protokolls finden Sie in folgendem Artikel: Erneutes Nachbearbeiten des Protokolls.
Nachdem die Anmerkungen zum Protokoll als Ergänzungen zum Protokoll erfasst wurden, kann dieses erneut zur Genehmigung versendet werden.
Protokollüberarbeitung, Rückmeldungsverarbeitung, Reviewphase, Teilnehmerfeedback
Herunterladen des PDF-Protokolls
Nachdem das Sitzungsprotokoll versendet wurde, ist das PDF-Protokoll in den Details als "Versendetes Protokoll" ersichtlich und kann dort heruntergeladen werden. Diese Funktion kann genutzt werden, um das Protokoll zusätzlich lokal zu sichern. Grundsätzlich ist jedes gedruckte Protokoll in der entsprechenden Sitzung auf buildagil verfügbar. Alternativ kann das Projekt auch vollumfänglich mit einem Projektexport gesichert werden. Weitere Informationen zu Backups & Datensicherung finden Sie in folgendem Artikel: Backup & Datensicherung.
Protokollspeicherung, PDF-Download, lokale Sicherung, Dokumentenexport, Protokollkopie
Umgang mit umfangreichen Ergänzungen in der Genehmigungsphase
In der Genehmigungsphase kann es vorkommen, dass zahlreiche nachträgliche Ergänzungen am Protokoll vorgenommen werden, wodurch das Protokoll unnötig aufgebläht wird. Es wird empfohlen, beim Erfassen solcher Ergänzungen möglichst keine Personen direkt zu benachrichtigen. So lassen sich mehrere überflüssige Ergänzungen nachträglich in einem neuen, zusammenfassenden Kommentar bündeln. Die nicht mehr benötigten Einzelkommentare können anschliessend gelöscht werden, vorausgesetzt in der betroffenen Aufgabe wurden keine weiteren Kommentare von anderen Personen erfasst und der zu löschende Kommentar enthält keine Benachrichtigungen.
Aktualisiert am: 26/09/2025