Erstellen von Sitzungen

• Erstellen einer neuen Sitzung
• Versenden eines Sitzungstermins mit Outlook
• Erstellen eines Folgetermins
• Erstellen von mehreren Folgeterminen
• Vorgehensweise bei wiederkehrenden Sitzungen
• Problembehandlung bei Termineinladungen für das Mac-Mailprogramm

Erstellen einer neuen Sitzung

Eine neue Sitzung kann direkt im Projekt bei den Sitzungen oder über die Menünavigation erstellt werden. Im Formular zur Sitzungserstellung können nun die allgemeinen Sitzungsinformationen erfasst, die Organisation festgelegt, die Teilnehmenden hinzugefügt und die Optionen bearbeitet werden.

Im Formular zur Sitzungserstellung können die folgenden Informationen ausgefüllt werden:

1. Hier kann ein Titel eingegeben, sowie die Kategorien zur Sitzung ausgewählt werden. Kategorien werden zur thematischen Einordnung und zum Filtern genutzt.
2. In den allgemeinen Informationen wird ein Sitzungstyp ausgewählt und Datum, Uhrzeit, Dauer der Sitzung, Ort und Raum angegeben. Der Sitzungstyp wird zur Einordnung der Sitzung verwendet (z.B. Planersitzung) und steuert hinterlegte Traktanden- und Protokollvorlagen.
3. Unter Organisation werden der Sitzungsorganisator und bei Bedarf weitere Organisatoren definiert. Personen, welche hier eingetragen sind, können die Sitzung administrieren und Sitzungsinformationen bearbeiten.
4. Unter Teilnehmer werden die Teilnehmenden der Sitzung ausgewählt. Entschuldigte werden erst kurz vor der Durchführung gesetzt, um die Anwesenheitsliste zu führen. Der ergänzende Verteiler wird für Personen verwendet, die das finale Protokoll zur Information erhalten sollen, aber nicht an der Sitzung teilnehmen. Zur schnellen Auswahl der Teilnehmer können Kontaktgruppen oder ganze Teams genutzt werden.
5. Die Sitzung kann als Zieltermin (Meilenstein) definiert werden und erscheint dadurch als Meilenstein in der Aufgabenplanung.

Im folgenden Bild ist eine ausgefüllte Beispielsitzung zu sehen.

Besprechung anlegen, Agenda erstellen, Meeting erstellen

Versenden eines Sitzungstermins mit Outlook

Nach dem Speichern kann der Sitzungstermin mit Outlook oder einem anderen Kalenderprogramm verknüpft werden. Dadurch erhalten die Teilnehmenden eine Kalendereinladung, und der Termin wird im Kalender eingetragen.

Der Versand des Termins ist auch nachträglich über die Optionen der Sitzung möglich.

Es stehen zwei Varianten zur Verfügung. Es kann entweder die Termindatei heruntergeladen oder der Termin direkt über Outlook Online verschickt werden. Die Termindatei herunterzuladen eignet sich insbesondere, wenn diese über ein lokales Kalenderprogramm wie das klassische Outlook oder MacOS Kalender verschickt werden soll. Bei beiden Varianten werden Änderungen an Titel, Datum, Uhrzeit und Teilnehmerliste automatisch übernommen.

Wird die Termindatei heruntergeladen, kann diese im gewünschten Kalenderprogramm geöffnet oder importiert werden.

Nach dem Öffnen wird der Termin in Outlook dargestellt. Er kann angepasst und versendet werden. Der Einladungstext enthält den Projekttitel der jeweiligen Sitzung.

Kalendereinladung, Kalendersynchronisation, Outlooktermine

Erstellen eines Folgetermins

Durch das Erstellen eines Folgetermins können bestehende Sitzungsinformationen wie Titel, Kategorien, Sitzungstyp, Teilnehmer usw. übernommen werden, wodurch Zeit gespart und die inhaltliche Kontinuität sichergestellt wird. Dazu wird die Sitzung geöffnet, aus der ein Folgetermin abgeleitet werden soll. Anschliessend wird die Funktion in den Optionen ausgewählt.

Im neuen Sitzungstermin müssen nur noch das Datum und die Uhrzeit ergänzt oder angepasst werden. Die Nummerierung im Sitzungstitel wird automatisch fortgeführt.

Erstellen von mehreren Folgeterminen

Es können auch mehrere Folgetermine gleichzeitig erstellt werden. Dazu wird in den Sitzungsoptionen die Optionen der Folgetermine geöffnet. Dort können sowohl der gewünschte Zeitabstand als auch die Anzahl der Folgetermine definiert werden. Es lassen sich maximal 10 Folgetermine auf einmal erstellen.

Nach dem Erstellen öffnen sich alle Termine in der Fensternavigation. Die einzelnen Sitzungen können dort bei Bedarf nochmals nachbearbeitet werden. Jeder Termin kann anschliessend mit Outlook verknüpft werden.

Serientermine, Nachfolgetermine

Vorgehensweise bei wiederkehrenden Sitzungen

In buildagil können keine Serientermine wie in Outlook erstellt werden. Sollen die Terminserien trotzdem in Outlook geführt werden, wird für wiederkehrende Sitzungen die folgende Vorgehensweise empfohlen. Zuerst wird die Terminserie in Outlook erstellt. Diese dient den Teilnehmenden als Zeitblocker im Kalender. Danach wird in Buildagil eine neue Sitzung als Grundlage für die Serie erstellt. Mit der Funktion "Folgetermin erstellen" können nun die benötigten Folgetermine angelegt werden. Diese Sitzungen enthalten vorerst keine Inhalte, und als Teilnehmer wird nur der Organisator eingetragen. Sobald eine Sitzung bevorsteht, können die tatsächlichen Teilnehmer sowie die Sitzungsinhalte ergänzt werden. Im Anschluss kann die Sitzung über "Teilnehmer informieren" an die Teilnehmenden versendet werden. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine flexible inhaltliche Planung bei gleichzeitiger Kalendersynchronisation über Outlook.

Serienbesprechung, Kalenderblocker, Inhaltsvarianten, Teilnahmeserie, Outlook-Serie, Serienverwaltung

Problembehandlung bei Termineinladungen für das Mac-Mailprogramm

Bei der Verwendung des Mac-Mailprogramms kann es vorkommen, dass Termineinladungen als "winmail.dat" anstelle einer ".ics-Datei" empfangen werden. Diese Datei ist im Mac-Mailprogramm nicht lesbar und kann nicht als Kalendereinladung geöffnet werden. Die Ursache liegt meist in der Konfiguration der Mailserver von Absender oder Empfänger.

Folgende Lösungsansätze können helfen:

• Das Mailformat im Outlook auf "HTML" oder "Nur-Text" umstellen
• Überprüfen, ob der Termin bei einem anderen Mac-Benutzer im gleichen Unternehmen korrekt ankommt
• Die Einladung testweise an einen Outlook-Account auf dem Mac senden
• Die Einstellungen der Mail-App auf dem Mac prüfen

Aktualisiert am: 19/09/2025