Artikel über: Sitzungen & Protokolle
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Erstellen von Sitzungen


Erstellen einer neuen Sitzung

Eine neue Sitzung kann direkt im Projekt bei den Sitzungen oder über die Menünavigation erstellt werden. Im Formular zur Sitzungserstellung können nun die allgemeinen Sitzungsinformationen erfasst, die Organisation festgelegt, die Teilnehmenden hinzugefügt und die Optionen bearbeitet werden. Weitere Informationen zum allgemeinen Ablauf einer Sitzung finden Sie in folgendem Artikel: Übersicht Sitzungen.




Im Formular zur Sitzungserstellung können die folgenden Informationen ausgefüllt werden:

  1. Hier kann ein Titel eingegeben, sowie die Kategorien zur Sitzung ausgewählt werden. Kategorien werden zur thematischen Einordnung und zum Filtern genutzt.
  2. In den allgemeinen Informationen wird ein Sitzungstyp ausgewählt und Datum, Uhrzeit, Dauer der Sitzung, Ort und Raum angegeben. Der Sitzungstyp wird zur Einordnung der Sitzung verwendet (z.B. Planersitzung) und steuert hinterlegte Traktanden- und Protokollvorlagen.
  3. Unter Organisation werden der Sitzungsorganisator und bei Bedarf weitere Organisatoren definiert. Personen, welche hier eingetragen sind, können die Sitzung administrieren und Sitzungsinformationen bearbeiten.
  4. Unter Teilnehmer werden die Teilnehmenden der Sitzung ausgewählt. Entschuldigte werden erst kurz vor der Durchführung gesetzt, um die Anwesenheitsliste zu führen. Der ergänzende Verteiler wird für Personen verwendet, die das finale Protokoll zur Information erhalten sollen, aber nicht an der Sitzung teilnehmen. Zur schnellen Auswahl der Teilnehmer können Kontaktgruppen oder ganze Teams genutzt werden.
  5. Die Sitzung kann als Zieltermin (Meilenstein) definiert werden und erscheint dadurch als Meilenstein in der Aufgabenplanung.


Wie sich die Sichtbarkeit & Berechtigungen von Sitzungen und Sitzungsinhalten beim Erstellen auswirken oder nachträglich anpassen lassen, wird im folgenden Artikel beschrieben: Sichtbarkeiten & Berechtigungen von Sitzungen & Protokollen.




Im folgenden Bild ist eine ausgefüllte Beispielsitzung zu sehen.




Nach dem Speichern kann der Sitzungstermin mit Outlook oder einem anderen Kalenderprogramm verknüpft werden. Weitere Informationen zum Verknüpfen des Termins mit Outlook finden Sie in folgendem Artikel: Versenden von Sitzungen mit Outlook.



Besprechung anlegen, Agenda erstellen, Meeting erstellen

Erstellen eines Folgetermins

Durch das Erstellen eines Folgetermins können bestehende Sitzungsinformationen wie Titel, Kategorien, Sitzungstyp, Teilnehmer usw. übernommen werden, wodurch Zeit gespart und die inhaltliche Kontinuität sichergestellt wird. Dazu wird die Sitzung geöffnet, aus der ein Folgetermin abgeleitet werden soll. Anschliessend wird die Funktion in den Optionen ausgewählt.


Es wird empfohlen, für jede Sitzungsreihe einen eigenen Sitzungstyp zu verwenden, damit die Aufgaben & Themen bei der Vorbereitung nicht vermischt werden.



Im neuen Sitzungstermin müssen nur noch das Datum und die Uhrzeit ergänzt oder angepasst werden. Die Nummerierung im Sitzungstitel wird automatisch fortgeführt.



Erstellen von mehreren Folgeterminen

Es können auch mehrere Folgetermine gleichzeitig erstellt werden. Dazu wird in den Sitzungsoptionen die Optionen der Folgetermine geöffnet. Dort können sowohl der gewünschte Zeitabstand als auch die Anzahl der Folgetermine definiert werden. Es lassen sich maximal 10 Folgetermine auf einmal erstellen.



Nach dem Erstellen öffnen sich alle Termine in der Fensternavigation. Die einzelnen Sitzungen können dort bei Bedarf nochmals nachbearbeitet werden. Jeder Termin kann anschliessend mit Outlook verknüpft werden.



Serientermine, Nachfolgetermine


Serienbesprechung, Kalenderblocker, Inhaltsvarianten, Teilnahmeserie, Outlook-Serie, Serienverwaltung

Aktualisiert am: 26/09/2025