Erstellen einer Sitzung

• Erstellen einer neuen Sitzung
• Sitzungstermin mit Outlook versenden
• Folgetermin erstellen
• Mehrere Folgetermine erstellen
• Vorgehensweise bei wiederkehrenden Sitzungen
• Problembehandlung bei Termineinladungen für das Mac- Mailprogramm

Erstellen einer neuen Sitzung

Eine neue Sitzung kann direkt im Projekt bei bei den Sitzungen oder über die Menünavigation erstellt werden. Im Formular zur Sitzungserstellung können nun die allgemeinen Sitzungsinformationen erfasst, die Organisation festgelegt, die Teilnehmenden hinzugefügt und die Optionen bearbeitet werden.

Im Formular zur Sitzungserstellung können die folgenden Informationen ausgefüllt werden:

1. Hier kann ein Titel eigegeben, sowie die Kategorien zur Sitzung ausgewählt werden. Kategorien werden zur thematischen Einordnung und zum Filtern genutzt.
2. In den allgemeinen Informationen wird ein Sitzungstyp ausgewählt und Datum, Uhrzeit, Dauer der Sitzung, Ort und Raum angegeben. Der Sitzungstyp wird zur Artbestimmung der Sitzung verwendet (z. B. Bauleitung, Koordination) und steuert hinterlegte Traktanden- und Protokollvorlagen.
3. Unter Organisation werden der Sitzungsorganisator und bei Bedarf weitere Organisatoren definiert. Personen welche hier eingetragen sind, können die Sitzung administrieren und Sitzungsinformationen bearbeiten.
4. Unter Teilnehmer werden die Teilnehmenden der Sitzung ausgewählt. Entschuldigte werden erst kurz vor der Durchführung gesetzt, damit die Anwesenheitsliste korrekt geführt wird. Der ergänzende Verteiler wird für Personen verwendet, die das finale Protokoll zur Information erhalten, aber nicht teilnehmen. Zur schnellen Auswahl der Teilnehmer können Kontaktgruppen oder ganze Teams genutzt werden.
5. Die Sitzungserstellung wird mit "Speichern" abgeschlossen.

Im folgenden Bild ist eine ausgefüllte Beispielsitzung zu sehen.

**Sitzung als Zieltermin **

Es besteht die Möglichkeit eine Sitzung als Zieltermin(Meilenstein) zu definieren, hierfür die Option Als Zieltermin verwenden auswählen.

Sitzungstermin mit Outlook versenden

Nachdem auf Speichern geklickt wurde, erscheint folgendes Fenster.

Auf Termin verschicken und verknüpfen klicken, um den Termin in Outlook zu öffnen und zu versenden. Mit OK, wird die Sitzung nur auf buildagil erstellt. (Die Sitzung kann auch im Nachgang mit Outlook synchronisiert werden).

Outlook Termin im Nachgang versenden

In der Sitzung auf Verschicken und verknüpfen klicken.

Auf Termin verschicken klicken, um die Auswahl zu bestätigen.

Nun wird ein Outlook-Termin erstellt und heruntergeladen. Auf die heruntergeladene Datei klicken.

Die Sitzung wird nun als Outlook-Termin geöffnet, welcher angepasst und versendet werden kann. Der Projekttitel des jeweiligen Projektes ist im Einladungstext ersichtlich.

Folgetermin erstellen

Damit nicht alle Informationen erneut eingeben werden müssen, gibt es die Möglichkeit einen Folgetermin zu erstellen. Dazu die Sitzung auswählen, aus welcher ein Folgetermin erstellt werden soll und diese öffnen. Nun in den Optionen auf Folgetermin erstellen klicken.

Nun öffnet sich ein neues Fenster mit dem neuen Termin. Es müssen nur noch Datum/Uhrzeit ausgefüllt, oder Ergänzung vorgenommen werden.

Die Nummer im Sitzungstitel wird automatisch um eine Zahl erhöht. Nachdem alle Anpassungen gemacht wurden, kann der Termin über Speichern erstellt werden.

Mehrere Folgetermine erstellen

Sollen mehrere Folgetermine auf einmal erstellt werden, kann folgendermassen vorgegangen werden.

Bei Folgetermin erstellen auf ... klicken.

Danach die Zeitabstände für die Termine auswählen und mit Weiter bestätigen.

Anschliessend die Anzahl der zu erstellenden Folgetermine eingeben und mit Termine erstellen bestätigen.

Nun öffnen sich alle erstellten Sitzungen im Tab. Die einzelnen Sitzungen können hier nochmals überabeitet und mit Speichern gespeichert werden.

Jeder Termin kann anschliessend mit Outlook verknüpft werden. Mit OK wird die Sitzung ohne Verknüpfung zu Outlook erstellt.

Die Sitzungen können nun in der Übersicht angezeigt werden.

Vorgehensweise bei wiederkehrenden Sitzungen

In buildagil können keine Serientermine wie in Outlook erstellt werden. Sollen die Terminserien trotzdem in Outlook geführt werden, wird für wiederkehrende Sitzungen die folgende Vorgehensweise empfohlen.

Zuerst sollte die Terminserie in Outlook erstellt werden. Diese dient als Zeitblocker für die Teilnehmenden. Anschliessend kann in buildagil eine neue Sitzung als Grundlage für die Terminfolge erstellt werden.

Danach können mit Folgetermin erstellen die benötigten Sitzungen angelegt werden. Diese Sitzungen sind inhaltlich noch leer und als Teilnehmer wird vorerst nur der Organisator hinzugefügt.

Wenn die Sitzung näher rückt, können die endgültigen Teilnehmer und Sitzungsinhalte hinzugefügt werden. Anschliessend wird die Sitzung an die Teilnehmer mit Teilnehmer informieren versendet.

Diese Methode ermöglicht es, flexibel auf Änderungen in den Inhalten und Teilnehmern der Sitzungen zu reagieren, während den Teilnehmern gleichzeitig ein Serientermin als Zeitblocker zur Verfügung steht.

Problembehandlung bei Termineinladungen für das Mac- Mailprogramm

Es kann vorkommen, dass Mac-Benutzer Termineinladungen als "winmail.dat" (im Mac-Mailprogramm) anstatt als .ics- Datei erhalten. Diese Datei ist im Mac- Mailprogramm nicht lesbar.

Diese Unstimmigkeit hängt oft mit der Konfiguration der Mailserver von Absender und Empfänger zusammen.

Folgende Lösungsansätze sind möglich:

• Mailformat auf "HTML" oder "Nur- Text" umstellen

• Prüfen, ob der Termin bei einem Mac-Benutzer im eigenen Unternehmen korrekt ankommt (falls möglich)
• Versuchen, die Termineinladung an einen Outlook-Account auf dem Mac zu senden
• Die Einstellungen der App für den E-Mail-Empfang überprüfen

Serietermine

Aktualisiert am: 15/09/2025