Visibilité & autorisations sur les dossiers & documents
- Ajuster la visibilité
- Héritage de la visibilité sur la structure des dossiers
- Visibilité sur les documents individuels
- Visibilité sur les dossiers & fichiers
Ajuster la visibilité
La personnalisation de la visibilité permet aux administrateurs de déterminer quelles équipes ont accès à quels dossiers et contenus. Cela permet de protéger les données sensibles et de valider les informations pertinentes de manière ciblée.
Pour afficher ou ajuster la visibilité d'un dossier, on peut cliquer sur l'icône en forme de bouclier du dossier souhaité. Dans cette vue, les paramètres de visibilité peuvent être ajustés pour chaque équipe. Le fonctionnement du contrôle de la visibilité par équipe ou par utilisateur est décrit dans l'article suivant : Contrôle de visibilité
La visibilité peut être modifiée en cliquant sur les équipes.
- Visible et modifiable
- Visible
- Non visible
Accès aux documents, données, fichiers, autorisations, droits de vue, droits d'écriture
Héritage de la visibilité sur l'arborescence des dossiers
Par défaut, la visibilité d'un dossier est transmise à tous les sous-dossiers. Cet héritage est maintenu jusqu'à ce que des règles de visibilité différentes soient définies pour un sous-dossier. L'avantage de cet héritage réside dans le fait que la visibilité des dossiers supérieurs peut être définie de manière centralisée, sans qu'il soit nécessaire d'adapter les paramètres individuellement pour chaque sous-dossier.
Lorsque la visibilité d'un superdossier est ajustée, la visibilité de tous les dossiers enfants est mise à jour, à condition que ces sous-dossiers n'aient pas de règles de visibilité individuelles. De tels réglages spécifiques dans un sous-dossier ne sont pas affectés par des modifications dans le super-dossier. L'héritage de visibilité peut être rétabli en cliquant sur "Réinitialiser". Les dossiers de niveau supérieur ne peuvent pas être réinitialisés. Ces modifications ne peuvent être effectuées que par les administrateurs de projet ou les coordinateurs de projet qui ont créé eux-mêmes le dossier.
Un cas particulier se présente lorsqu'un sous-dossier a une visibilité supérieure à celle de son super-dossier. Dans de tels cas, le sous-dossier n'est pas accessible via la structure normale des dossiers. La solution consiste à créer un raccourci vers ce sous-dossier, ce qui permet un accès direct même si le superdossier n'est pas visible. La création de tels raccourcis est décrite dans l'article suivant : Raccourcis dans l'arborescence des dossiers. Le dossier peut aussi être directement lié dans un Tâche ou un sujet.
Rétablir la visibilité, annuler les droits de visibilité, annuler la visibilité
Visibilité sur les documents individuels
Les fichiers individuels ne peuvent pas être validés de manière ciblée pour des personnes individuelles. Afin de garantir la sécurité et la traçabilité dans le projet, cette fonction a été sciemment abandonnée. Les partages de fichiers individuels conduisent rapidement à un surpartage, les fichiers pouvant être transmis de manière incontrôlée en interne ou en externe. On perd ainsi la vue d'ensemble des droits d'accès, la structure des droits d'un projet devient opaque et rend la gestion des droits plus complexe. Seule l'administration du projet devrait pouvoir gérer les droits d'accès. La visibilité des différents fichiers ne peut certes pas être modifiée directement, mais elle peut être consultée. Le principe est le suivant : les fichiers prennent toujours la visibilité du dossier dans lequel ils se trouvent.
Les alternatives suivantes sont disponibles :
- Le fichier peut être déplacé vers un dossier auquel la cible a déjà accès. Un lien vers le fichier peut ensuite être inséré à l'emplacement d'origine. Pour plus d'informations, voir l'article suivant : Raccourcis dans l'arborescence des dossiers
- Pour les projets complexes, il est recommandé d'avoir une structure avec un espace de travail commun et des dossiers d'équipe séparés pour une collaboration ciblée.
- Dans les cas où le fichier doit uniquement être consulté, il est possible de créer un dossier séparé dans lequel la visibilité est étendue - sans pour autant partager d'autres contenus.
- Alternativement, le fichier peut être attaché à une tâche en tant qu'annexe (uniquement si aucune modification n'est nécessaire).
- Pour les destinataires externes, il est possible d'envoyer des dossiers de documents sous forme de fichiers ZIP : Le dossier est d'abord téléchargé au format ZIP, puis à nouveau téléchargé par glisser-déposer et partagé avec la fonction Envoyer en externe.
Partage de fichiers, contrôle d'accès, paramètres de visibilité, collaboration en équipe, partage individuel
Visibilité sur les dossiers & fichiers
Visibilités sur les dossiers & fichiers
Mis à jour le : 04/07/2025