Projektauswertung mit Power BI
- Herstellen einer Verbindung
- Importieren von Daten
- Freigabe und Einbettung von Auswertungen
- Einrichten einer geplanten Aktualisierung
- Beispiele
- Problembehandlung
Herstellen einer Verbindung
Zur Verbindung mit Power BI wird der buildagil Power BI Connector benötigt. Damit lassen sich Projektdaten direkt in Power BI auswerten und visualisieren.
Die Datei "buildagil Power BI Connector.mez" muss in folgendes Verzeichnis kopiert werden: Documents\Power BI Desktop\Custom Connectors. Falls der Ordner nicht existiert, kann er manuell erstellt werden.
Anschliessend Power BI Desktop starten. Über folgenden Link kann, Power BI Desktop heruntergeladen werden: ( Power BI Desktop herunterladen)
Im Menü unter "Datei" sowie "Optionen und Einstellungen" die Optionen öffnen.
Im Bereich "Sicherheit" muss die folgende Option aktiviert werden: "Alle Erweiterungen ohne Überprüfung oder Warnung laden". Danach Power BI Desktop schliessen und erneut starten.
Im Startbildschirm auf "Daten abrufen" klicken.
Im Suchfeld "buildagil" eingeben und "Verbinden" auswählen.
Die folgende URL eingeben und bestätigen: https://api.buildagil.com/bcf/3.0/projects
Beim erstmaligen Verbindungsaufbau auf "Anmelden" klicken und sich mit dem entsprechenden Microsoft-Konto einloggen.
Importieren von Daten
In folgendem Abschnitt wird beschrieben, wie Daten aus buildagil abgefragt und in Power BI dargestellt werden können. Für den Import wird die API-Schnittstelle von buildagil verwendet. Als Beispiel werden die Daten aller Aufgaben eines Projekts abgefragt. Dafür wird der Link für die "GET-Anfrage" auf "Topics" aus der API-Dokumentation verwendet: https://app.swaggerhub.com/apis-docs/buildagil/openCDE-API/1.0
Die für die Abfrage benötigte Projekt-ID kann aus der URL des jeweiligen Projekts kopiert werden.
Die vollständige URL inklusive Projekt-ID wird anschliessend im "Power Query Editor" eingefügt.
Die abgerufenen Daten können nun in eine Tabelle konvertiert werden.
Die gewünschten Spalten werden ausgewählt, um die Darstellung auf relevante Informationen zu beschränken.
Die Daten aller Aufgaben im gewählten Projekt werden in der Tabelle angezeigt und können weiter bearbeitet werden.
Importierte Daten können jederzeit mit den aktuellsten Daten aus buildagil aktualisiert werden. Durchgeführte Transformationen und Regeln werden dabei automatisch auf neue oder geänderte Daten angewendet. Die Aktualisierung erfolgt über "Vorschau aktualisieren".
Weitere Informationen zur Bearbeitung, Regeldefinition und Visualisierung von Daten werden in der Power BI Dokumentation bereitgestellt: Bei Fragen zum Thema Power BI steht Ihnen gerne der buildagil-Support zur Verfügung.
Microsoft Power BI Dokumentation: https://learn.microsoft.com/de-ch/power-bi/
Power BI, Datenimport, API, Aufgaben, Projektanalyse
Freigabe und Einbettung von Auswertungen
Power BI Auswertungen können in buildagil eingebettet werden, um Projektkennzahlen direkt im Kontext sichtbar zu machen. Die Freigabe erfolgt über Power BI Desktop und ermöglicht eine zentrale Darstellung relevanter Daten.
In Power BI Desktop auf "Start" und anschliessend auf "Veröffentlichen" klicken.
In Power BI Dienst die veröffentlichte Auswertung öffnen. Unter ""Datei" auf "Bericht einbetten" und dort "Website oder Portal" klicken.
Den ersten Link kopieren und anschliessend buildagil öffnen.
In den Projekteinstellungen den kopierten Link in der Navigation als neuen Eintrag einfügen.
Beispiel eingebettete Projektauswertung:
Power BI, Einbettung, Freigabe, Projekteinstellungen, Dashboard, Auswertung
Einrichten einer geplanten Aktualisierung
Damit Power BI-Berichte aktuelle Daten anzeigen, können diese automatisch in regelmässigen Abständen mit den Datenquellen synchronisiert werden. Informationen zum Einrichten einer geplanten Aktualisierung für ein Power BI-Dashboard finden Sie in folgendem Artikel: Power BI Einrichten einer geplanten Aktualisierung.
Beispiele
Für einen erleichterten Einstieg in Power BI stehen vordefinierte Dashboard-Vorlagen zur Verfügung. Diese dienen als strukturierte Starthilfe und ermöglichen eine schnelle Orientierung beim Aufbau eigener Auswertungen. Die Vorlagen können über folgende Links heruntergeladen werden:
Mit der Firmenübersicht werden sämtliche Aufgaben & Themen sowie die zugehörigen Mitarbeitenden einer angegebenen Firma geladen: PowerBI Vorlage Firmenübersicht
Mit der Multiprojektübersicht werden alle Aufgaben & Themen sowie die jeweiligen Verantwortlichen aus sämtlichen Projekten des Benutzers geladen: PowerBI Vorlage Multiprojektübersicht
Mit der Projektübersicht werden alle Aufgaben & Themen sowie die beteiligten Mitarbeitenden eines einzelnen Projekts geladen: PowerBI Vorlage Projektübersicht
Damit die Aufgaben vollständig geladen werden können, muss sichergestellt werden, dass der Benutzer, mit dem das Template geöffnet wird, in allen relevanten Projekten über Adminrechte verfügt.
Sofern die Verbindung mit dem buildagil PowerBI Connector eingerichtet wurde, muss das Template nur geöffnet werden. Die Daten werden anschliessend automatisch anhand der Sichtreche des Benutzers in das Dashboard geladen.
Projektübersicht
Im nachfolgenden Beispiel wurden die Daten sämtlicher Aufgaben und Benutzer eines Projekts verwendet, um eine umfassende Darstellung des Projektfortschritts zu erstellen. Diese Darstellung ist nach den beteiligten Unternehmen gegliedert, um einen klaren Überblick zu bieten.
Durch das Anklicken oder Anwenden von Filtern auf ein bestimmtes Unternehmen werden in diesem Szenario die detaillierten Informationen zu den offenen und abgeschlossenen Aufgaben des Unternehmens angezeigt.
Als Ergänzung zum vorherigen Beispiel werden auf der folgenden Seite die Aufgaben nach Benutzern aufgelistet und nach Unternehmen gefiltert dargestellt.
Firmenübersicht
Im folgenden Beispiel wurden die Daten sämtlicher Projekte eines Unternehmens zusammengeführt und nach den eigenen Mitarbeitern gefiltert, um eine Übersicht über die laufenden Aufgaben der Mitarbeiter zu erhalten.
Zusätzlich wurde eine Seite erstellt, auf der der Fortschritt der einzelnen Projekte des Unternehmens ersichtlich ist.
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Problembehandlung
Falls der Custom Connector nicht in der Auswahl der Datenquellen erscheint, kann die folgende Vorgehensweise helfen.
Der Connector sollte im folgenden Verzeichnis gespeichert sein:
C:\Users\username\Documents\Power BI Desktop\Custom Connectors\buildagil PowerBI Connector.mez
Die Datei muss als MEZ-Dateityp erkannt werden.
Falls der Connector nicht gefunden wird, können auch diese alternativen Pfade ausprobiert werden:
C:\Users\username\OneDrive\Documents\Power BI Desktop\Custom Connectors
C:\Users\username\OneDrive - XXXX\Documents\Power BI Desktop\Custom Connectors
In manchen Fällen kann der Ordnername "Power BI Desktop" auch "Microsoft Power BI Desktop" lauten.
Aktualisiert am: 23/07/2025