Approvazione di controlli e approvazioni
L'articolo seguente descrive le modalità di approvazione dei controlli e delle approvazioni e l'invio del verbale.
Direttamente alle sezioni seguenti:
Invio e approvazione dei verbali
Rapporto di controllo/accettazione delle esportazioni
Il rapporto di accettazione può essere inviato per l'approvazione dopo l'esecuzione e la rielaborazione.
Una volta eseguito il controllo e la rielaborazione, il verbale può essere inviato per l'approvazione. In questo modo si avvia il processo di approvazione.
Il primo passo è cliccare su Invia per approvazione nella procedura di controllo.
Viene visualizzata una selezione in cui è possibile scegliere se l'approvazione deve essere eseguita con o senza firma digitale.
Viene visualizzata l'anteprima del verbale, in cui sono disponibili le seguenti funzioni:
Generare nuovamente il verbale (selezionare se con o senza firma digitale)
Aprire ed elaborare il verbale in Word.
Anteprima di aggiornamento
Adeguamento del periodo di autorizzazione
Concedere l'approvazione direttamente
Una volta preparato e impostato tutto, il verbale può essere inviato ai partecipanti e ai giustificati per l'approvazione tramite Invio.
Un esempio di come può apparire un protocollo di accettazione si trova nella sezione seguente: Rapporto di controllo/collaudo
Fare clic su Invio.
Dopo l'invio, tutti i partecipanti e i giustificati riceveranno la seguente e-mail di approvazione dei verbali.
Solo i partecipanti e i giustificati ricevono l'e-mail di approvazione del verbale. Una volta completato il processo di approvazione, il verbale approvato può essere inviato a tutti i partecipanti.
La finestra che si apre dopo aver fatto clic sul link contenuto nell'e-mail consente di approvare o rifiutare il verbale con un commento opzionale. Questo vale anche per i contatti esterni senza accesso diretto a buildagil, che ricevono l'e-mail di approvazione e possono approvare o rifiutare il verbale tramite il link contenuto nell'e-mail.
Finché il periodo di approvazione è in corso, i partecipanti hanno la possibilità di modificare i loro commenti e di passare da quelli approvati a quelli respinti.
Per controllare lo stato di avanzamento dell'approvazione, è possibile cliccare su Dettaglio nella procedura di controllo.
Questa finestra mostra una panoramica di tutte le risposte al verbale.
Se il verbale è stato creato con le firme, le firme digitali delle persone che lo hanno approvato sono ora visualizzate nel verbale.
Completamento dell'approvazione:
Il processo di approvazione può concludersi in diversi modi.
Se tutti i partecipanti e i giustificati hanno approvato il verbale, lo stato di controllo passa automaticamente ad approvato.
Se non tutti i partecipanti e i giustificati hanno approvato il verbale, lo stato passa a Review. Le persone che hanno già dato la loro approvazione non possono più modificare la loro risposta. Il verbale viene contrassegnato come approvato in revisione non appena sono state ricevute tutte le risposte in sospeso e tutti i partecipanti lo accettano o l'organizzatore lo approva manualmente. Gli organizzatori possono cliccare su Concedere l'approvazione sotto Opzioni per concedere l'approvazione manualmente.
Se uno dei partecipanti o dei giustificati rifiuta il verbale, lo stato passa automaticamente a Review dopo la scadenza del periodo di approvazione. L'organizzatore può ora decidere se concedere l'approvazione o annullarla, modificare il protocollo di approvazione e riavviare il processo di approvazione.
Durante il processo di approvazione, l'organizzatore ha la possibilità di annullare l'approvazione. In questo modo è possibile apportare eventuali correzioni al verbale e distribuire nuovamente il protocollo modificato per l'approvazione. A tal fine, l'organizzatore può cliccare su Annulla approvazione alla voce Opzioni.
Dopo l'approvazione del verbale, l'organizzatore può inviare il verbale approvato con le firme digitali a tutti i partecipanti, ai giustificati e al mittente per informazione tramite Invia verbale finale.
In alternativa all'invio del verbale con il processo di approvazione, il verbale può anche essere generato e scaricato come file Word.
A tal fine, fare clic su Esporta verbale nel controllo desiderato.
Se è necessario personalizzare il modello di registro, contattare il team di assistenza di buildagil.
Nota, ispezione, controllo, prova, verifica, controllo
Direttamente alle sezioni seguenti:
Invio e approvazione dei verbali
Rapporto di controllo/accettazione delle esportazioni
Invio e approvazione dei verbali
Il rapporto di accettazione può essere inviato per l'approvazione dopo l'esecuzione e la rielaborazione.
Una volta eseguito il controllo e la rielaborazione, il verbale può essere inviato per l'approvazione. In questo modo si avvia il processo di approvazione.
Il primo passo è cliccare su Invia per approvazione nella procedura di controllo.
Viene visualizzata una selezione in cui è possibile scegliere se l'approvazione deve essere eseguita con o senza firma digitale.
Viene visualizzata l'anteprima del verbale, in cui sono disponibili le seguenti funzioni:
Generare nuovamente il verbale (selezionare se con o senza firma digitale)
Aprire ed elaborare il verbale in Word.
Anteprima di aggiornamento
Adeguamento del periodo di autorizzazione
Concedere l'approvazione direttamente
Una volta preparato e impostato tutto, il verbale può essere inviato ai partecipanti e ai giustificati per l'approvazione tramite Invio.
Un esempio di come può apparire un protocollo di accettazione si trova nella sezione seguente: Rapporto di controllo/collaudo
Fare clic su Invio.
Dopo l'invio, tutti i partecipanti e i giustificati riceveranno la seguente e-mail di approvazione dei verbali.
Solo i partecipanti e i giustificati ricevono l'e-mail di approvazione del verbale. Una volta completato il processo di approvazione, il verbale approvato può essere inviato a tutti i partecipanti.
La finestra che si apre dopo aver fatto clic sul link contenuto nell'e-mail consente di approvare o rifiutare il verbale con un commento opzionale. Questo vale anche per i contatti esterni senza accesso diretto a buildagil, che ricevono l'e-mail di approvazione e possono approvare o rifiutare il verbale tramite il link contenuto nell'e-mail.
Finché il periodo di approvazione è in corso, i partecipanti hanno la possibilità di modificare i loro commenti e di passare da quelli approvati a quelli respinti.
Per controllare lo stato di avanzamento dell'approvazione, è possibile cliccare su Dettaglio nella procedura di controllo.
Questa finestra mostra una panoramica di tutte le risposte al verbale.
Se il verbale è stato creato con le firme, le firme digitali delle persone che lo hanno approvato sono ora visualizzate nel verbale.
Completamento dell'approvazione:
Il processo di approvazione può concludersi in diversi modi.
Se tutti i partecipanti e i giustificati hanno approvato il verbale, lo stato di controllo passa automaticamente ad approvato.
Se non tutti i partecipanti e i giustificati hanno approvato il verbale, lo stato passa a Review. Le persone che hanno già dato la loro approvazione non possono più modificare la loro risposta. Il verbale viene contrassegnato come approvato in revisione non appena sono state ricevute tutte le risposte in sospeso e tutti i partecipanti lo accettano o l'organizzatore lo approva manualmente. Gli organizzatori possono cliccare su Concedere l'approvazione sotto Opzioni per concedere l'approvazione manualmente.
Se uno dei partecipanti o dei giustificati rifiuta il verbale, lo stato passa automaticamente a Review dopo la scadenza del periodo di approvazione. L'organizzatore può ora decidere se concedere l'approvazione o annullarla, modificare il protocollo di approvazione e riavviare il processo di approvazione.
Durante il processo di approvazione, l'organizzatore ha la possibilità di annullare l'approvazione. In questo modo è possibile apportare eventuali correzioni al verbale e distribuire nuovamente il protocollo modificato per l'approvazione. A tal fine, l'organizzatore può cliccare su Annulla approvazione alla voce Opzioni.
Dopo l'approvazione del verbale, l'organizzatore può inviare il verbale approvato con le firme digitali a tutti i partecipanti, ai giustificati e al mittente per informazione tramite Invia verbale finale.
Rapporto di controllo/accettazione delle esportazioni
In alternativa all'invio del verbale con il processo di approvazione, il verbale può anche essere generato e scaricato come file Word.
A tal fine, fare clic su Esporta verbale nel controllo desiderato.
Se è necessario personalizzare il modello di registro, contattare il team di assistenza di buildagil.
Nota, ispezione, controllo, prova, verifica, controllo
Aggiornato il: 12/12/2024