Articoli su: Controlli e approvazioni
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Approvazione di controlli e accettazioni


Invio del verbale

Dopo l'esecuzione e la rielaborazione, il rapporto di approvazione può essere inviato per l'approvazione. In questo modo si avvia il processo di approvazione. In questo modo si garantisce che tutti i partecipanti siano d'accordo con il contenuto della registrazione.



È possibile scegliere se l'approvazione debba avvenire con o senza firma digitale sul verbale.



Le seguenti funzioni sono disponibili nell'anteprima successiva del verbale:

  1. Generare nuovamente il verbale (con o senza firma digitale)
  2. Aprire ed elaborare il verbale in Word.
  3. Aggiornare l'anteprima (necessario affinché le modifiche al verbale in Word siano visibili nell'anteprima)
  4. Regolare il periodo di autorizzazione (per impostazione predefinita, il periodo è di 7 giorni)
  5. Rilasciare direttamente l'approvazione (senza possibilità di feedback per i partecipanti)


Una volta effettuate le impostazioni, il verbale può essere inviato ai partecipanti e ai giustificati per l'approvazione.



Le persone iscritte al mittente completato ricevono i verbali per informazione e non possono approvarli.



Rilascio del protocollo, flusso di lavoro di approvazione, selezione della firma, impostazione della scadenza, conferma dei partecipanti, processo di riconoscimento, anteprima del protocollo, opzioni di invio, processo di accettazione

Approvazione dei verbali

Dopo l'invio del verbale, tutti i partecipanti e i giustificati ricevono un'e-mail con un link per approvare o rifiutare il verbale.


L'e-mail con il link sarà inviata solo ai partecipanti registrati come persone giustificate per il controllo e l'approvazione. Una volta concluso il processo di approvazione, il verbale approvato potrà essere inviato agli altri partecipanti.



I partecipanti possono ora utilizzare il link contenuto nell'e-mail per fornire una risposta ai verbali. Opzionalmente, è possibile lasciare un commento per l'organizzatore. Questo è possibile anche per i contatti esterni che non hanno accesso diretto a buildagil e che ricevono l'e-mail. Finché il periodo di approvazione è in corso, i partecipanti hanno la possibilità di modificare i loro commenti e di passare da approvato a respinto.



Lo stato attuale dell'approvazione può essere visualizzato in qualsiasi momento attraverso i dettagli del controllo.



Nei dettagli, vengono visualizzate tutte le risposte con lo stato di approvazione del partecipante, i dettagli dell'invio e il verbale inviato.



Se l'approvazione è stata eseguita con una firma, le firme digitali appaiono direttamente nel verbale.



Firma digitale, stato di approvazione, panoramica dei feedback, modifica del protocollo, interazione con i partecipanti.

Conclusione dell'approvazione

Il processo di approvazione può essere concluso in vari modi. Se il termine per l'approvazione è scaduto e non tutti i partecipanti hanno risposto al verbale, l'organizzatore può inviare un promemoria.



Autorizzazione automatica

Se tutti i partecipanti e i giustificati approvano il verbale, lo stato passa automaticamente a "Approvato".



Approvazione parziale (in revisione)

Se non tutti i partecipanti e i giustificati hanno consegnato il verbale, lo stato del controllo viene impostato su "Revisione". Il verbale si considera approvato non appena:

  • sono state ricevute e approvate tutte le risposte rimanenti, oppure
  • L'organizzatore concede l'approvazione manualmente.


L'organizzatore può effettuare l'approvazione manuale tramite le opzioni di controllo/accettazione.


Le persone che hanno già dato la loro approvazione non possono più cambiare la loro risposta.



Rifiuto

Se il verbale viene rifiutato da una persona, alla scadenza del termine lo stato passa a "Revisione". L'organizzatore può ora decidere se:

  • il verbale viene rivisto e rispedito, oppure
  • L'approvazione viene effettuata manualmente.


Annullamento dell'approvazione

Il processo di approvazione può essere annullato dall'organizzatore in qualsiasi momento, ad esempio per correggere il contenuto. L'organizzatore può farlo tramite le opzioni di controllo/approvazione.



Una volta completata l'approvazione, il verbale finale, comprensivo di firme digitali, può essere inviato per conoscenza a tutti i partecipanti, ai giustificati e al mittente.



Approvazione automatica, approvazione manuale, revisione del protocollo, annullamento dell'approvazione

Esportazione del rapporto di controllo/accettazione

In alternativa all'invio con il processo di approvazione, il verbale può anche essere esportato come file Word e inviato o modificato manualmente.



Se è necessario personalizzare il modello di registro, contattare il team di assistenza di buildagil.



Esportazione di Word, consegna manuale, modifica del protocollo, approvazione offline, archiviazione del protocollo.

Aggiornato il: 22/11/2025