Approbation des contrôles et des inspections
- Envoi du protocole
- Approbation du protocole
- Finalisation de l'approbation
- Exportation du procès-verbal de contrôle / de réception
Envoi du protocole
Après la réalisation et le suivi, le procès-verbal de réception peut être envoyé pour approbation. Le processus d'approbation est ainsi lancé. Il est ainsi possible de s'assurer que tous les participants sont d'accord avec le contenu consigné. Par défaut, le protocole est généré avec la possibilité d'une signature numérique.
Les fonctions suivantes sont disponibles dans l'aperçu du protocole qui suit :
- Générer à nouveau le protocole
- Ouvrir et modifier le protocole dans Word
- Actualiser l'aperçu (nécessaire pour que les adaptations apportées au protocole dans Word soient visibles dans l'aperçu)
- Adapter le délai d'approbation (par défaut, le délai est de 7 jours)
- Délivrer directement l'approbation (sans possibilité de réponse pour les participants)
Une fois les réglages effectués, le protocole peut être envoyé aux participants et aux excusés pour approbation.
Les personnes figurant dans les distributeurs complémentaires reçoivent le protocole pour information et ne peuvent pas l'approuver.
Approbation du protocole, workflow d'approbation, choix de la signature, fixation de délais, confirmation du participant, processus de prise de connaissance, aperçu du protocole, options d'envoi, processus d'acceptation
Approbation du protocole
Après l'envoi, tous les participants et les excusés reçoivent un e-mail avec un lien pour l'approbation ou le rejet du protocole.
Les participants peuvent maintenant faire un feedback sur le protocole via le lien dans l'e-mail. En option, il est possible de laisser un commentaire pour l'organisateur. Cela est également possible pour les contacts externes sans accès direct à buildagil, qui reçoivent l'e-mail. Tant que le délai d'approbation est en cours, les participants ont la possibilité de modifier leurs commentaires et de basculer entre approuvé et refusé.
L'état actuel de l'approbation peut être consulté à tout moment via les détails dans le contrôle / l'inspection.
Les détails affichent tous les feedbacks avec le statut d'approbation des participants, les détails d'envoi ainsi que le protocole envoyé.
Si l'approbation a été réalisée avec une signature, les signatures numériques apparaissent directement dans le protocole.
signature numérique, statut d'approbation, aperçu du feedback, modification du protocole, interaction avec les participants
Finalisation de l'approbation
Le processus d'approbation peut être terminé de différentes manières. Si la date limite d'approbation est dépassée et que tous les participants n'ont pas encore fait de feedback sur le protocole, l'organisateur peut envoyer un rappel.
Approbation automatique
Si tous les participants et les excusés approuvent le protocole, le statut passe automatiquement à "Approuvé".
Approbation partielle (Revision)
Si tous les participants et les excusés n'ont pas encore rendu leur copie, le statut du contrôle / de l'inspection passe à "Review". Le protocole est réputé approuvé dès que
- tous les feedbacks restants ont été reçus et approuvés, ou
- l'organisateur donne l'approbation manuellement.
Un organisateur peut procéder à une approbation manuelle via les options de contrôle / inspection.
Refus
Si le protocole est rejeté par une personne, le statut passe également à "Review" à l'expiration du délai. L'organisateur peut alors décider si :
- le protocole est révisé et retransmis, ou
- l'approbation est donnée manuellement.
Annuler l'approbation
Le processus d'approbation peut être interrompu à tout moment par l'organisateur, par exemple pour corriger un contenu. Un organisateur peut le faire via les options de contrôle / inspection.
Une fois l'approbation terminée, le protocole final, y compris les signatures, peut être envoyé pour information à tous les participants, aux excusés et aux distributeurs.
validation automatique, approbation manuelle, révision du protocole, annulation de l'approbation
Exportation du protocole de contrôle / réception
Comme alternative à l'envoi avec processus d'approbation, le protocole peut être exporté sous forme de fichier Word et envoyé ou retravaillé manuellement.
Exportation Word, distribution manuelle, traitement des procès-verbaux, approbation hors ligne, archivage des procès-verbaux
Mis à jour le : 03/12/2025