Approbation des contrôles et des inspections
- Envoi du protocole
- Approbation du protocole
- Obtention de l'approbation
- Exportation du procès-verbal de contrôle / de réception
Envoi du protocole
Une fois la réalisation terminée et le suivi effectué, le protocole peut être envoyé pour approbation. Cela lance le processus d'approbation. Cela permet de s'assurer que tous les participants sont d'accord avec le contenu consigné. Par défaut, le protocole est généré avec la possibilité d'y apposer une signature numérique.
Dans l'aperçu du protocole qui s'affiche ensuite, les fonctions suivantes sont disponibles :
- Régénérer le protocole
- Ouvrir et modifier le protocole dans Word
- Actualiser l'aperçu (nécessaire pour que les modifications apportées au protocole dans Word soient visibles dans l'aperçu)
- Adaptation du délai d'autorisation (par défaut, ce délai est de 7 jours)
- Accorder directement l'approbation (sans possibilité pour les participants de donner leur avis)
Une fois les réglages effectués, le protocole peut être envoyé aux participants et aux personnes excusées pour approbation.
Les personnes figurant sur la liste de diffusion complémentaire reçoivent le protocole pour information et ne peuvent pas l'approuver.
Validation du procès-verbal, workflow d'approbation, choix de la signature, fixation d'un délai, confirmation de participation, prise de connaissance du processus, aperçu du procès-verbal, options d'envoi, processus de validation
Approbation du protocole
Une fois le protocole envoyé, tous les participants et les personnes excusées recevront un e-mail contenant un lien leur permettant d'accorder l'approbation ou de rejeter le protocole.
Les participants peuvent désormais donner leur feedback sur le protocole via le lien figurant dans l'e-mail. Ils peuvent également, s'ils le souhaitent, laisser un commentaire à l'intention de l'organisateur. Cette fonctionnalité est également accessible aux contacts externes n'ayant pas d'accès direct à buildagil, mais qui reçoivent l'e-mail. Tant que le délai d'approbation est en cours, les participants ont la possibilité de modifier leurs commentaires et de passer de « approuvé » à « rejeté » et vice versa.
L'état actuel de l'approbation peut être consulté à tout moment dans les détails du contrôle / de l'inspection.
La rubrique « Détails » affiche tous les feedbacks avec le statut d'approbation des participants, les informations d'envoi ainsi que le protocole envoyé.
Si l’approbation a été réalisée avec signature, les signatures numériques apparaissent directement dans le protocole.
signature numérique, statut d'approbation, aperçu des commentaires, modification du procès-verbal, interaction avec les participants
Finalisation de l'approbation
Le processus d'approbation peut être terminé de différentes manières. Si le délai d'approbation est écoulé et que tous les participants n'ont pas encore donné leur feedback sur le protocole, l'organisateur peut envoyer un rappel.
Approbation automatique
Si tous les participants et les personnes excusées donnent leur approbation au protocole, son statut passe automatiquement à « Approuvé ».
Approbation partielle (examen)
Si tous les participants et tous les personnes excusés n'ont pas encore fait part de leur présence ou de leur absence, le statut du contrôle / de l'inspection est défini sur « Review ». Le protocole est considéré comme approuvé dès que :
- tous les feedbacks restants ont été reçus et sont favorables, ou
- l'organisateur accorde l'approbation manuellement.
Un organisateur peut procéder à l’approbation manuelle via les options de contrôle / inspection.
Rejet
Si le protocole est rejeté par une personne, le statut passe également à « Review » à l'expiration du délai. L'organisateur peut alors prendre la décision suivante :
- le protocole soit révisé et renvoyé, ou
- l'approbation est accordée manuellement.
Annulation de l'approbation
Le processus d'approbation peut être interrompu à tout moment par l'organisateur, par exemple pour corriger des contenus. L'organisateur peut effectuer cette opération via les options de contrôle / inspection.
Une fois l'approbation finalisée, le protocole définitif, signatures comprises, peut être envoyé pour information à tous les participants, aux personnes excusées et aux distributeurs.
validation automatique, approbation manuelle, révision du procès-verbal, annulation de l'approbation
Exportation du procès-verbal de contrôle / de réception
Au lieu d'être envoyé via le processus d'approbation, le protocole peut également être exporté au format Word afin d'être envoyé manuellement ou modifié ultérieurement.
Exportation vers Word, envoi manuel, traitement des procès-verbaux, approbation hors ligne, archivage des procès-verbaux
Mis à jour le : 16/07/2026