Approuver les contrôles et les inspections
L'article suivant décrit comment les contrôles et les inspections peuvent être approuvés et le protocole envoyé.
Accès direct aux sections suivantes :
Envoyer et approuver le protocole
Exporter le protocole de contrôle / de réception
Le procès-verbal de réception peut être envoyé pour approbation après la réalisation et le suivi.
Après la réalisation et le suivi de l'inspection, le protocole peut être envoyé pour approbation. Le processus d'approbation est ainsi lancé.
La première chose à faire dans l'inspection est de cliquer sur Envoyer pour approbation.
Un choix apparaît ensuite, dans lequel il est possible de sélectionner si l'approbation doit être réalisée avec ou sans signature.
L'aperçu du protocole s'affiche alors, dans lequel les fonctions suivantes sont disponibles :
Générer à nouveau le protocole (choix d'une signature ou non)
Ouvrir et modifier le protocole dans Word
Actualiser l'aperçu
Adapter le délai d'approbation
Délivrer directement l'approbation
Une fois que tout est préparé et paramétré, le protocole peut être envoyé aux participants et aux excusés pour approbation via Envoyer.
Vous trouverez un exemple de ce à quoi peut ressembler un protocole de réception dans la section suivante : Procès-verbal de contrôle / de réception.
Cliquez sur Envoyer.
Après l'envoi, tous les participants et les excusés reçoivent le mail suivant pour l'approbation du protocole.
Seuls les participants et les excusés reçoivent le mail d'approbation du protocole. Une fois le processus d'approbation terminé, le protocole approuvé peut être envoyé à tous les participants.
La fenêtre qui s'ouvre après avoir cliqué sur le lien dans le mail permet d'approuver ou de refuser le protocole avec un commentaire optionnel. Ceci est également valable pour les contacts externes sans accès direct à buildagil, qui reçoivent le mail pour approbation et peuvent approuver ou rejeter le protocole via le lien dans le mail.
Tant que la période d'approbation est en cours, les participants ont la possibilité de modifier leurs commentaires et de basculer entre approuvé et refusé.
Pour vérifier l'avancement de l'approbation, il est possible de cliquer sur Afficher les détails dans l'inspection.
Cette fenêtre affiche un aperçu de tous les feedbacks relatifs au protocole.
Si le protocole a été créé avec des signatures, les signatures numériques des personnes qui ont approuvé le protocole s'affichent désormais dans le protocole.
Conclusion de l'approbation:
Il y a plusieurs façons dont le processus d'approbation peut se terminer.
1) Lorsque tous les participants et les excusés ont approuvé le protocole, le statut de l'inspection passe automatiquement à approuvé.
Si tous les participants et excusés n'ont pas encore approuvé le protocole, le statut passe à Review. Les personnes qui ont déjà donné leur approbation ne peuvent plus modifier leur feedback. Dans le statut de révision, le protocole est marqué comme approuvé dès que soit tous les feedbacks en suspens ont été reçus et que tous les participants ont accepté le protocole, soit l'organisateur approuve manuellement le protocole. Pour donner l'approbation manuellement en tant qu'organisateur, il est possible de cliquer sur Donner l'approbation sous Options.
Si l'un des participants ou des excusés refuse le protocole, le statut passe automatiquement à Review à l'expiration du délai d'approbation. L'organisateur peut alors décider d'accorder l'approbation ou d'annuler l'approbation, d'ajuster le protocole d'approbation et de relancer le processus d'approbation.
Au cours du processus d'approbation, l'organisateur a la possibilité d'annuler l'approbation. Cela permet d'apporter d'éventuelles corrections au protocole et de redistribuer le protocole révisé pour approbation. Pour ce faire, l'organisateur peut cliquer sur Annuler l'approbation sous Options.
Une fois le protocole approuvé, l'organisateur peut envoyer le protocole approuvé, y compris les signatures, à tous les participants, aux excusés et aux distributeurs pour information via Envoyer le protocole final.
Comme alternative à l'envoi du protocole avec processus d'approbation, le protocole peut être généré et téléchargé sous forme de fichier Word.
Pour cela, cliquer sur Exporter le protocole dans l'inspection souhaitée.
Pour toute adaptation du modèle de protocole, n'hésitez pas à contacter le support de buildagil.
Entrée du journal, visite, vérification, contrôle, inspection
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Envoyer et approuver le protocole
Exporter le protocole de contrôle / de réception
Envoyer et approuver le protocole
Le procès-verbal de réception peut être envoyé pour approbation après la réalisation et le suivi.
Après la réalisation et le suivi de l'inspection, le protocole peut être envoyé pour approbation. Le processus d'approbation est ainsi lancé.
La première chose à faire dans l'inspection est de cliquer sur Envoyer pour approbation.
Un choix apparaît ensuite, dans lequel il est possible de sélectionner si l'approbation doit être réalisée avec ou sans signature.
L'aperçu du protocole s'affiche alors, dans lequel les fonctions suivantes sont disponibles :
Générer à nouveau le protocole (choix d'une signature ou non)
Ouvrir et modifier le protocole dans Word
Actualiser l'aperçu
Adapter le délai d'approbation
Délivrer directement l'approbation
Une fois que tout est préparé et paramétré, le protocole peut être envoyé aux participants et aux excusés pour approbation via Envoyer.
Vous trouverez un exemple de ce à quoi peut ressembler un protocole de réception dans la section suivante : Procès-verbal de contrôle / de réception.
Cliquez sur Envoyer.
Après l'envoi, tous les participants et les excusés reçoivent le mail suivant pour l'approbation du protocole.
Seuls les participants et les excusés reçoivent le mail d'approbation du protocole. Une fois le processus d'approbation terminé, le protocole approuvé peut être envoyé à tous les participants.
La fenêtre qui s'ouvre après avoir cliqué sur le lien dans le mail permet d'approuver ou de refuser le protocole avec un commentaire optionnel. Ceci est également valable pour les contacts externes sans accès direct à buildagil, qui reçoivent le mail pour approbation et peuvent approuver ou rejeter le protocole via le lien dans le mail.
Tant que la période d'approbation est en cours, les participants ont la possibilité de modifier leurs commentaires et de basculer entre approuvé et refusé.
Pour vérifier l'avancement de l'approbation, il est possible de cliquer sur Afficher les détails dans l'inspection.
Cette fenêtre affiche un aperçu de tous les feedbacks relatifs au protocole.
Si le protocole a été créé avec des signatures, les signatures numériques des personnes qui ont approuvé le protocole s'affichent désormais dans le protocole.
Conclusion de l'approbation:
Il y a plusieurs façons dont le processus d'approbation peut se terminer.
1) Lorsque tous les participants et les excusés ont approuvé le protocole, le statut de l'inspection passe automatiquement à approuvé.
Si tous les participants et excusés n'ont pas encore approuvé le protocole, le statut passe à Review. Les personnes qui ont déjà donné leur approbation ne peuvent plus modifier leur feedback. Dans le statut de révision, le protocole est marqué comme approuvé dès que soit tous les feedbacks en suspens ont été reçus et que tous les participants ont accepté le protocole, soit l'organisateur approuve manuellement le protocole. Pour donner l'approbation manuellement en tant qu'organisateur, il est possible de cliquer sur Donner l'approbation sous Options.
Si l'un des participants ou des excusés refuse le protocole, le statut passe automatiquement à Review à l'expiration du délai d'approbation. L'organisateur peut alors décider d'accorder l'approbation ou d'annuler l'approbation, d'ajuster le protocole d'approbation et de relancer le processus d'approbation.
Au cours du processus d'approbation, l'organisateur a la possibilité d'annuler l'approbation. Cela permet d'apporter d'éventuelles corrections au protocole et de redistribuer le protocole révisé pour approbation. Pour ce faire, l'organisateur peut cliquer sur Annuler l'approbation sous Options.
Une fois le protocole approuvé, l'organisateur peut envoyer le protocole approuvé, y compris les signatures, à tous les participants, aux excusés et aux distributeurs pour information via Envoyer le protocole final.
Exporter le protocole de contrôle / de réception
Comme alternative à l'envoi du protocole avec processus d'approbation, le protocole peut être généré et téléchargé sous forme de fichier Word.
Pour cela, cliquer sur Exporter le protocole dans l'inspection souhaitée.
Pour toute adaptation du modèle de protocole, n'hésitez pas à contacter le support de buildagil.
Entrée du journal, visite, vérification, contrôle, inspection
Mis à jour le : 12/12/2024