Kontrollen & Abnahmen genehmigen
In folgendem Artikel wird beschrieben, wie Kontrollen und Abnahmen genehmigt und das Protokoll versendet werden können.
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Protokoll versenden und genehmigen
Kontroll- / Abnahmeprotokoll exportieren
Das Abnahmeprotokoll kann nach der Durchführung und Nachbearbeitung zur Genehmigung versendet werden.
Nach der Durchführung und Nachbearbeitung der Abnahme kann das Protokoll es zur Genehmigung versendet werden. Damit wird der Genehmigungsprozess gestartet.
Als Erstes kann in der Abnahme auf Zur Genehmigung senden geklickt werden.
Anschliessend erscheint eine Auswahl, in der selektiert werden kann, ob die Genehmigung mit oder ohne Signatur durchgeführt werden soll.
Nun erscheint die Vorschau des Protokolls, in welcher folgende Funktionen verfügbar sind:
Protokoll erneut generieren (Auswahl ob mit oder ohne Signatur)
Protokoll in Word öffnen und bearbeiten
Vorschau aktualisieren
Anpassen der Genehmigungsfrist
Genehmigung direkt erteilen
Nachdem alles vorbereitet und eingestellt ist, kann über Senden das Protokoll an die Teilnehmer und Entschuldigte zur Genehmigung versendet werden.
Ein Beispiel, wie ein Abnahmeprotokoll aussehen kann, finden Sie unter folgendem Abschnitt: Kontroll- / Abnahmeprotokoll
Auf Senden klicken.
Nach dem Versand erhalten alle Teilnehmenden und Entschuldigten folgendes Mail zur Genehmigung des Protokolls.
Nur Teilnehmer und Entschuldigte erhalten das Mail zur Genehmigung des Protokolls. Wenn der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist, kann das genehmigte Protokoll an alle Beteiligten verschickt werden.
Das Fenster, das sich nach dem Klicken auf den Link in der E-Mail öffnet, ermöglicht die Genehmigung oder Ablehnung des Protokolls mit einem optionalen Kommentar. Dies gilt auch für externe Kontakte ohne direkten Zugriff auf buildagil, die das Mail zur Genehmigung erhalten und über den Link im Mail das Protokoll genehmigen oder ablehnen können.
Solange die Genehmigungsfrist läuft, haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Anmerkungen zu ändern und zwischen genehmigt und abgelehnt zu wechseln.
Um den Fortschritt der Genehmigung zu prüfen, kann in der Abnahme auf Details anzeigen geklickt werden.
In diesem Fenster erscheint eine Übersicht über alle Rückmeldungen zum Protokoll.
Falls das Protokoll mit Signaturen erstellt wurde, werden nun die digitalen Signaturen der Personen, die das Protokoll genehmigt haben, im Protokoll angezeigt.
Abschluss der Genehmigung:
Es gibt mehrere Möglichkeiten wie der Genehmigungsprozess enden kann.
Wenn alle Teilnehmenden und Entschuldigten das Protokoll genehmigt haben, wechselt der Status der Abnahme automatisch auf genehmigt.
Wenn noch nicht alle Teilnehmenden und Entschuldigten das Protokoll genehmigt haben, ändert sich der Status auf Review. Personen, die ihre Genehmigung bereits erteilt haben, können ihre Rückmeldung nicht mehr ändern. Das Protokoll wird im Review-Status als genehmigt markiert, sobald entweder alle ausstehenden Rückmeldungen eingegangen sind und alle Teilnehmenden das Protokoll akzeptieren oder der Organisator das Protokoll manuell genehmigt. Um als Organisator die Genehmigung manuell zu erteilen, kann unter Optionen auf Genehmigung erteilen geklickt werden.
Lehnt einer der Teilnehmenden oder Entschuldigten das Protokoll ab, wechselt der Status nach Ablauf der Genehmigungsfrist automatisch auf Review. Nun kann der Organisator entscheiden, ob er die Genehmigung erteilt oder die Genehmigung abbricht, das Abnahmeprotokoll anpasst und den Genehmigungsprozess erneut startet.
Während des Genehmigungsprozesses hat der Organisator die Möglichkeit, die Genehmigung abzubrechen. Dies ermöglicht es, eventuelle Korrekturen am Protokoll vorzunehmen und das überarbeitete Protokoll erneut zur Genehmigung zu verteilen. Der Organisator kann dazu unter Optionen auf Genehmigung abbrechen klicken.
Nachdem das Protokoll genehmigt wurde, kann der Organisator das genehmigte Protokoll inklusive Signaturen über Finales Protokoll senden zur Kenntnisnahme an alle Teilnehmer, Entschuldigte und den Verteiler versenden.
Alternativ zum Versand des Protokolls mit Genehmigungsprozess, kann das Protokoll auch als Word-Datei generiert und heruntergeladen werden.
Dafür in der gewünschten Abnahme auf Protokoll exportieren klicken.
Für Anpassungen an der Protokollvorlage können Sie sich gerne an den Support von buildagil werden.
Journaleintrag, Begehung, Prüfung, Kontrolle, Abnahme
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Protokoll versenden und genehmigen
Kontroll- / Abnahmeprotokoll exportieren
Protokoll versenden und genehmigen
Das Abnahmeprotokoll kann nach der Durchführung und Nachbearbeitung zur Genehmigung versendet werden.
Nach der Durchführung und Nachbearbeitung der Abnahme kann das Protokoll es zur Genehmigung versendet werden. Damit wird der Genehmigungsprozess gestartet.
Als Erstes kann in der Abnahme auf Zur Genehmigung senden geklickt werden.
Anschliessend erscheint eine Auswahl, in der selektiert werden kann, ob die Genehmigung mit oder ohne Signatur durchgeführt werden soll.
Nun erscheint die Vorschau des Protokolls, in welcher folgende Funktionen verfügbar sind:
Protokoll erneut generieren (Auswahl ob mit oder ohne Signatur)
Protokoll in Word öffnen und bearbeiten
Vorschau aktualisieren
Anpassen der Genehmigungsfrist
Genehmigung direkt erteilen
Nachdem alles vorbereitet und eingestellt ist, kann über Senden das Protokoll an die Teilnehmer und Entschuldigte zur Genehmigung versendet werden.
Ein Beispiel, wie ein Abnahmeprotokoll aussehen kann, finden Sie unter folgendem Abschnitt: Kontroll- / Abnahmeprotokoll
Auf Senden klicken.
Nach dem Versand erhalten alle Teilnehmenden und Entschuldigten folgendes Mail zur Genehmigung des Protokolls.
Nur Teilnehmer und Entschuldigte erhalten das Mail zur Genehmigung des Protokolls. Wenn der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist, kann das genehmigte Protokoll an alle Beteiligten verschickt werden.
Das Fenster, das sich nach dem Klicken auf den Link in der E-Mail öffnet, ermöglicht die Genehmigung oder Ablehnung des Protokolls mit einem optionalen Kommentar. Dies gilt auch für externe Kontakte ohne direkten Zugriff auf buildagil, die das Mail zur Genehmigung erhalten und über den Link im Mail das Protokoll genehmigen oder ablehnen können.
Solange die Genehmigungsfrist läuft, haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Anmerkungen zu ändern und zwischen genehmigt und abgelehnt zu wechseln.
Um den Fortschritt der Genehmigung zu prüfen, kann in der Abnahme auf Details anzeigen geklickt werden.
In diesem Fenster erscheint eine Übersicht über alle Rückmeldungen zum Protokoll.
Falls das Protokoll mit Signaturen erstellt wurde, werden nun die digitalen Signaturen der Personen, die das Protokoll genehmigt haben, im Protokoll angezeigt.
Abschluss der Genehmigung:
Es gibt mehrere Möglichkeiten wie der Genehmigungsprozess enden kann.
Wenn alle Teilnehmenden und Entschuldigten das Protokoll genehmigt haben, wechselt der Status der Abnahme automatisch auf genehmigt.
Wenn noch nicht alle Teilnehmenden und Entschuldigten das Protokoll genehmigt haben, ändert sich der Status auf Review. Personen, die ihre Genehmigung bereits erteilt haben, können ihre Rückmeldung nicht mehr ändern. Das Protokoll wird im Review-Status als genehmigt markiert, sobald entweder alle ausstehenden Rückmeldungen eingegangen sind und alle Teilnehmenden das Protokoll akzeptieren oder der Organisator das Protokoll manuell genehmigt. Um als Organisator die Genehmigung manuell zu erteilen, kann unter Optionen auf Genehmigung erteilen geklickt werden.
Lehnt einer der Teilnehmenden oder Entschuldigten das Protokoll ab, wechselt der Status nach Ablauf der Genehmigungsfrist automatisch auf Review. Nun kann der Organisator entscheiden, ob er die Genehmigung erteilt oder die Genehmigung abbricht, das Abnahmeprotokoll anpasst und den Genehmigungsprozess erneut startet.
Während des Genehmigungsprozesses hat der Organisator die Möglichkeit, die Genehmigung abzubrechen. Dies ermöglicht es, eventuelle Korrekturen am Protokoll vorzunehmen und das überarbeitete Protokoll erneut zur Genehmigung zu verteilen. Der Organisator kann dazu unter Optionen auf Genehmigung abbrechen klicken.
Nachdem das Protokoll genehmigt wurde, kann der Organisator das genehmigte Protokoll inklusive Signaturen über Finales Protokoll senden zur Kenntnisnahme an alle Teilnehmer, Entschuldigte und den Verteiler versenden.
Kontroll- / Abnahmeprotokoll exportieren
Alternativ zum Versand des Protokolls mit Genehmigungsprozess, kann das Protokoll auch als Word-Datei generiert und heruntergeladen werden.
Dafür in der gewünschten Abnahme auf Protokoll exportieren klicken.
Für Anpassungen an der Protokollvorlage können Sie sich gerne an den Support von buildagil werden.
Journaleintrag, Begehung, Prüfung, Kontrolle, Abnahme
Aktualisiert am: 14/10/2024