Kontrollen & Abnahmen erstellen & bearbeiten
In folgendem Artikel wird beschrieben, wie Kontrollen und Abnahmen vorbereitet, durchgeführt und als Protokoll gedruckt werden können.
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Was sind Kontrollen & Abnahmen?
Kontrollen & Abnahmen erstellen
Termin versenden
Kontroll- / Abnahmeprotokoll vorbereiten
Kontrolle / Abnahme durchführen
Protokoll versenden und genehmigen
Kontroll- / Abnahmeprotokoll exportieren
Kontrollen und Abnahmen bieten die Möglichkeit, eine strukturierte Baukontrolle und Werkabnahme mit verschiedenen Kontrollpunkten vorzubereiten und gemäss des vorbereiteten Ablaufs durchzuführen.
Um eine neue Kontrolle / Abnahme zu erstellen, kann unter Kontrollen & Abnahmen auf + Neu geklickt werden.
Folgende Informationen ergänzen und anschliessend auf Speichern klicken:
Titel
Kategorien
Datum, Uhrzeit und Dauer
Ort
Organisator (kann das Protokoll bearbeiten und ergänzen)
Zusätzliche Bearbeitende (gleiche Rechte wie der Organisator)
Teilnehmer
Entschuldigte
Ergänzender Verteiler (Externe Personen, die das Protokoll erhalten sollen)
Kontrollen und Abnahmen können auch aus einer Vorlage geladen werden. Dies wird in folgendem Artikel genauer beschrieben: Abnahmevorlagen
Wenn die Abnahme erstellt wurde und auf Speichern geklickt wird, erscheint folgende Meldung:
Auf Termin verschicken und verknüpfen klicken, um einen Termin zur Abnahme / Kontrolle zu generieren.
Alternativ kann auf ... und dann auf Termin verschicken und verknüpfen geklickt werden, um den Termin zu generieren.
Anschliessend erscheint folgendes Fenster mit zwei Optionen für den Versand des Termins.
Eine Option auswählen und auf Termin verschicken klicken.
Über Outlook Online verschicken:
Wenn Über Outlook Online verschicken angewählt wurde, öffnet sich Outlook online, der Termin wird angezeigt und kann versendet werden.
Über Outlook / Kalenderprogramm verschicken:
Wenn Über Outlook / Kalenderprogramm verschicken angewählt wurde, wird der Termin als ics-Datei heruntergeladen und kann in Outlook geöffnet und versendet werden.
Das Protokoll kann über + Element durch beliebigen Einträge / Elemente ergänzt werden.
Folgende Felder können verwendet werden, um die Kontrolle- / Abnahme zu strukturieren und vorzubereiten:
Überschrift
Titel (den Überschriften untergeordnet)
Beschreibung (inkl. Anhänge und Dokumente)
Textfeld
Auswahl einfach
Auswahl mehrfach
Datum
Datum und Uhrzeit
Personen
Bilder und Videos
Aufgaben und Journaleinträge
Mithilfe der Elemente können Kontrollen und Abnahmen effizient vorbereitet und durchgeführt werden. Die einzelnen Kontrollpunkte werden in den Elementen definiert und können dann während der Bauabnahme durchgegangen und abgearbeitet werden.
Es folgt ein Beispiel, wie die Elemente für eine Bauabnahme genutzt werden können:
Es ist möglich Elemente oder ganze Abschnitte auszublenden, wenn sie in der aktuellen Kontrolle nicht benötigt werden.
Durch das Ausblenden werden die Elemente grau und kompakt dargestellt, zudem erscheinen ausgeblendete Element nicht im gedruckten Protokoll.
Element ein- / ausblenden:
Um einzelne Elemente auszublenden kann auf Ein- / Ausblenden geklickt werden.
Abschnitt ausblenden:
Um einen ganzen Abschnitt auszublenden kann bei Überschriften und Titeln auf Ein- / Ausblenden und anschliessend auf Abschnitt ausblenden geklickt werden.
Bei einer Überschrift wird alles bis zur nächste Überschrift ausgeblendet.
Bei einem Titel wird alles bis zum nächsten Titel oder zur nächsten Überschrift ausgeblendet.
Bei der Durchführung können nun die grauen Felder mit Informationen ergänzt werden.
Es können wie im folgenden Beispiel Auswahlen getroffen, Bilder hochgeladen, Journaleinträge und Aufgaben erstellt, Datum und Zeit gewählt sowie Texte verfasst werden.
Kontrollen und Abnahmen stehen aktuell noch nicht Offline in der Mobile App oder im Tabletmodus zur Verfügung.
Das Abnahmeprotokoll kann nach der Durchführung und Nachbearbeitung zur Genehmigung versendet werden.
Nach der Durchführung und Nachbearbeitung der Abnahme kann das Protokoll es zur Genehmigung versendet werden. Damit wird der Genehmigungsprozess gestartet.
Als Erstes kann in der Abnahme auf Zur Genehmigung senden geklickt werden.
Anschliessend erscheint eine Auswahl, in der selektiert werden kann, ob die Genehmigung mit oder ohne Signatur durchgeführt werden soll.
Nun erscheint die Vorschau des Protokolls, in welcher folgende Funktionen verfügbar sind:
Protokoll in Word öffnen und bearbeiten
Protokoll erneut generieren (Auswahl ob mit oder ohne Signatur)
Vorschau aktualisieren
Anpassen der Genehmigungsfrist
Nachdem alles vorbereitet und eingestellt ist, kann über Protokoll senden das Protokoll an die Teilnehmer und Entschuldigte zur Genehmigung versendet werden.
Ein Beispiel, wie ein Abnahmeprotokoll aussehen kann, finden Sie unter folgendem Abschnitt: Kontroll- / Abnahmeprotokoll
Auf Zur Genehmigung senden klicken.
Nach dem Versand erhalten alle Teilnehmenden und Entschuldigten folgendes Mail zur Genehmigung des Protokolls.
Nur Teilnehmer und Entschuldigte erhalten das Mail zur Genehmigung des Protokolls. Wenn der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist, kann das genehmigte Protokoll an alle Beteiligten verschickt werden.
Das Fenster, das sich nach dem Klicken auf den Link in der E-Mail öffnet, ermöglicht die Genehmigung oder Ablehnung des Protokolls mit einem optionalen Kommentar. Dies gilt auch für externe Kontakte ohne direkten Zugriff auf buildagil, die das Mail zur Genehmigung erhalten und über den Link im Mail das Protokoll genehmigen oder ablehnen können.
Solange die Genehmigungsfrist läuft, haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Anmerkungen zu ändern und zwischen genehmigt und abgelehnt zu wechseln.
Um den Fortschritt der Genehmigung zu prüfen, kann in der Abnahme auf Details anzeigen geklickt werden.
In diesem Fenster erscheint eine Übersicht über alle Rückmeldungen zum Protokoll.
Falls das Protokoll mit Signaturen erstellt wurde, werden nun die digitalen Signaturen der Personen, die das Protokoll genehmigt haben, im Protokoll angezeigt.
Abschluss der Genehmigung:
Es gibt mehrere Möglichkeiten wie der Genehmigungsprozess enden kann.
Wenn alle Teilnehmenden und Entschuldigten das Protokoll genehmigt haben, wechselt der Status der Abnahme automatisch auf genehmigt.
Wenn noch nicht alle Teilnehmenden und Entschuldigten das Protokoll genehmigt haben, ändert sich der Status auf Review. Personen, die ihre Genehmigung bereits erteilt haben, können ihre Rückmeldung nicht mehr ändern. Das Protokoll wird im Review-Status als genehmigt markiert, sobald entweder alle ausstehenden Rückmeldungen eingegangen sind und alle Teilnehmenden das Protokoll akzeptieren oder der Organisator das Protokoll manuell genehmigt. Um als Organisator die Genehmigung manuell zu erteilen, kann unter Optionen auf Genehmigung erteilen geklickt werden.
Lehnt einer der Teilnehmenden oder Entschuldigten das Protokoll ab, wechselt der Status nach Ablauf der Genehmigungsfrist automatisch auf Review. Nun kann der Organisator entscheiden, ob er die Genehmigung erteilt oder die Genehmigung abbricht, das Abnahmeprotokoll anpasst und den Genehmigungsprozess erneut startet.
Während des Genehmigungsprozesses hat der Organisator die Möglichkeit, die Genehmigung abzubrechen. Dies ermöglicht es, eventuelle Korrekturen am Protokoll vorzunehmen und das überarbeitete Protokoll erneut zur Genehmigung zu verteilen. Der Organisator kann dazu unter Optionen auf Genehmigung abbrechen klicken.
Nachdem das Protokoll genehmigt wurde, kann der Organisator das genehmigte Protokoll inklusive Signaturen über Finales Protokoll senden zur Kenntnisnahme an alle Teilnehmer, Entschuldigte und den Verteiler versenden.
Alternativ zum Versand des Protokolls mit Genehmigungsprozess, kann das Protokoll auch als Word-Datei generiert und heruntergeladen werden.
Dafür in der gewünschten Abnahme auf Protokoll exportieren klicken.
Für Anpassungen an der Protokollvorlage können Sie sich gerne an den Support von buildagil werden.
Journaleintrag, Begehung, Prüfung, Kontrolle, Abnahme
Direkt zu folgenden Abschnitten:
Was sind Kontrollen & Abnahmen?
Kontrollen & Abnahmen erstellen
Termin versenden
Kontroll- / Abnahmeprotokoll vorbereiten
Kontrolle / Abnahme durchführen
Protokoll versenden und genehmigen
Kontroll- / Abnahmeprotokoll exportieren
Was sind Kontrollen & Abnahmen?
Kontrollen und Abnahmen bieten die Möglichkeit, eine strukturierte Baukontrolle und Werkabnahme mit verschiedenen Kontrollpunkten vorzubereiten und gemäss des vorbereiteten Ablaufs durchzuführen.
Kontrollen & Abnahmen erstellen
Um eine neue Kontrolle / Abnahme zu erstellen, kann unter Kontrollen & Abnahmen auf + Neu geklickt werden.
Folgende Informationen ergänzen und anschliessend auf Speichern klicken:
Titel
Kategorien
Datum, Uhrzeit und Dauer
Ort
Organisator (kann das Protokoll bearbeiten und ergänzen)
Zusätzliche Bearbeitende (gleiche Rechte wie der Organisator)
Teilnehmer
Entschuldigte
Ergänzender Verteiler (Externe Personen, die das Protokoll erhalten sollen)
Kontrollen und Abnahmen können auch aus einer Vorlage geladen werden. Dies wird in folgendem Artikel genauer beschrieben: Abnahmevorlagen
Termin versenden
Wenn die Abnahme erstellt wurde und auf Speichern geklickt wird, erscheint folgende Meldung:
Auf Termin verschicken und verknüpfen klicken, um einen Termin zur Abnahme / Kontrolle zu generieren.
Alternativ kann auf ... und dann auf Termin verschicken und verknüpfen geklickt werden, um den Termin zu generieren.
Anschliessend erscheint folgendes Fenster mit zwei Optionen für den Versand des Termins.
Eine Option auswählen und auf Termin verschicken klicken.
Über Outlook Online verschicken:
Wenn Über Outlook Online verschicken angewählt wurde, öffnet sich Outlook online, der Termin wird angezeigt und kann versendet werden.
Über Outlook / Kalenderprogramm verschicken:
Wenn Über Outlook / Kalenderprogramm verschicken angewählt wurde, wird der Termin als ics-Datei heruntergeladen und kann in Outlook geöffnet und versendet werden.
Kontroll- / Abnahmeprotokoll vorbereiten
Das Protokoll kann über + Element durch beliebigen Einträge / Elemente ergänzt werden.
Folgende Felder können verwendet werden, um die Kontrolle- / Abnahme zu strukturieren und vorzubereiten:
Überschrift
Titel (den Überschriften untergeordnet)
Beschreibung (inkl. Anhänge und Dokumente)
Textfeld
Auswahl einfach
Auswahl mehrfach
Datum
Datum und Uhrzeit
Personen
Bilder und Videos
Aufgaben und Journaleinträge
Mithilfe der Elemente können Kontrollen und Abnahmen effizient vorbereitet und durchgeführt werden. Die einzelnen Kontrollpunkte werden in den Elementen definiert und können dann während der Bauabnahme durchgegangen und abgearbeitet werden.
Es folgt ein Beispiel, wie die Elemente für eine Bauabnahme genutzt werden können:
Es ist möglich Elemente oder ganze Abschnitte auszublenden, wenn sie in der aktuellen Kontrolle nicht benötigt werden.
Durch das Ausblenden werden die Elemente grau und kompakt dargestellt, zudem erscheinen ausgeblendete Element nicht im gedruckten Protokoll.
Element ein- / ausblenden:
Um einzelne Elemente auszublenden kann auf Ein- / Ausblenden geklickt werden.
Abschnitt ausblenden:
Um einen ganzen Abschnitt auszublenden kann bei Überschriften und Titeln auf Ein- / Ausblenden und anschliessend auf Abschnitt ausblenden geklickt werden.
Bei einer Überschrift wird alles bis zur nächste Überschrift ausgeblendet.
Bei einem Titel wird alles bis zum nächsten Titel oder zur nächsten Überschrift ausgeblendet.
Kontrolle / Abnahme durchführen
Bei der Durchführung können nun die grauen Felder mit Informationen ergänzt werden.
Es können wie im folgenden Beispiel Auswahlen getroffen, Bilder hochgeladen, Journaleinträge und Aufgaben erstellt, Datum und Zeit gewählt sowie Texte verfasst werden.
Kontrollen und Abnahmen stehen aktuell noch nicht Offline in der Mobile App oder im Tabletmodus zur Verfügung.
Protokoll versenden und genehmigen
Das Abnahmeprotokoll kann nach der Durchführung und Nachbearbeitung zur Genehmigung versendet werden.
Nach der Durchführung und Nachbearbeitung der Abnahme kann das Protokoll es zur Genehmigung versendet werden. Damit wird der Genehmigungsprozess gestartet.
Als Erstes kann in der Abnahme auf Zur Genehmigung senden geklickt werden.
Anschliessend erscheint eine Auswahl, in der selektiert werden kann, ob die Genehmigung mit oder ohne Signatur durchgeführt werden soll.
Nun erscheint die Vorschau des Protokolls, in welcher folgende Funktionen verfügbar sind:
Protokoll in Word öffnen und bearbeiten
Protokoll erneut generieren (Auswahl ob mit oder ohne Signatur)
Vorschau aktualisieren
Anpassen der Genehmigungsfrist
Nachdem alles vorbereitet und eingestellt ist, kann über Protokoll senden das Protokoll an die Teilnehmer und Entschuldigte zur Genehmigung versendet werden.
Ein Beispiel, wie ein Abnahmeprotokoll aussehen kann, finden Sie unter folgendem Abschnitt: Kontroll- / Abnahmeprotokoll
Auf Zur Genehmigung senden klicken.
Nach dem Versand erhalten alle Teilnehmenden und Entschuldigten folgendes Mail zur Genehmigung des Protokolls.
Nur Teilnehmer und Entschuldigte erhalten das Mail zur Genehmigung des Protokolls. Wenn der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist, kann das genehmigte Protokoll an alle Beteiligten verschickt werden.
Das Fenster, das sich nach dem Klicken auf den Link in der E-Mail öffnet, ermöglicht die Genehmigung oder Ablehnung des Protokolls mit einem optionalen Kommentar. Dies gilt auch für externe Kontakte ohne direkten Zugriff auf buildagil, die das Mail zur Genehmigung erhalten und über den Link im Mail das Protokoll genehmigen oder ablehnen können.
Solange die Genehmigungsfrist läuft, haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Anmerkungen zu ändern und zwischen genehmigt und abgelehnt zu wechseln.
Um den Fortschritt der Genehmigung zu prüfen, kann in der Abnahme auf Details anzeigen geklickt werden.
In diesem Fenster erscheint eine Übersicht über alle Rückmeldungen zum Protokoll.
Falls das Protokoll mit Signaturen erstellt wurde, werden nun die digitalen Signaturen der Personen, die das Protokoll genehmigt haben, im Protokoll angezeigt.
Abschluss der Genehmigung:
Es gibt mehrere Möglichkeiten wie der Genehmigungsprozess enden kann.
Wenn alle Teilnehmenden und Entschuldigten das Protokoll genehmigt haben, wechselt der Status der Abnahme automatisch auf genehmigt.
Wenn noch nicht alle Teilnehmenden und Entschuldigten das Protokoll genehmigt haben, ändert sich der Status auf Review. Personen, die ihre Genehmigung bereits erteilt haben, können ihre Rückmeldung nicht mehr ändern. Das Protokoll wird im Review-Status als genehmigt markiert, sobald entweder alle ausstehenden Rückmeldungen eingegangen sind und alle Teilnehmenden das Protokoll akzeptieren oder der Organisator das Protokoll manuell genehmigt. Um als Organisator die Genehmigung manuell zu erteilen, kann unter Optionen auf Genehmigung erteilen geklickt werden.
Lehnt einer der Teilnehmenden oder Entschuldigten das Protokoll ab, wechselt der Status nach Ablauf der Genehmigungsfrist automatisch auf Review. Nun kann der Organisator entscheiden, ob er die Genehmigung erteilt oder die Genehmigung abbricht, das Abnahmeprotokoll anpasst und den Genehmigungsprozess erneut startet.
Während des Genehmigungsprozesses hat der Organisator die Möglichkeit, die Genehmigung abzubrechen. Dies ermöglicht es, eventuelle Korrekturen am Protokoll vorzunehmen und das überarbeitete Protokoll erneut zur Genehmigung zu verteilen. Der Organisator kann dazu unter Optionen auf Genehmigung abbrechen klicken.
Nachdem das Protokoll genehmigt wurde, kann der Organisator das genehmigte Protokoll inklusive Signaturen über Finales Protokoll senden zur Kenntnisnahme an alle Teilnehmer, Entschuldigte und den Verteiler versenden.
Kontroll- / Abnahmeprotokoll exportieren
Alternativ zum Versand des Protokolls mit Genehmigungsprozess, kann das Protokoll auch als Word-Datei generiert und heruntergeladen werden.
Dafür in der gewünschten Abnahme auf Protokoll exportieren klicken.
Für Anpassungen an der Protokollvorlage können Sie sich gerne an den Support von buildagil werden.
Journaleintrag, Begehung, Prüfung, Kontrolle, Abnahme
Aktualisiert am: 02/02/2024