Artikel über: Kontrollen & Abnahmen
Dieser Artikel ist auch verfügbar in:

Genehmigen von Kontrollen & Abnahmen


Versenden des Protokolls

Nach der Durchführung und Nachbearbeitung kann das Abnahmeprotokoll zur Genehmigung versendet werden. Damit wird der Genehmigungsprozess gestartet. So kann sichergestellt werden, dass alle Teilnehmenden mit dem festgehaltenen Inhalt einverstanden sind. Standardmässig wird das Protokoll mit der Möglichkeit zur digitalen Signatur generiert.



In der anschliessenden Vorschau des Protokoll stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  1. Protokoll erneut generieren
  2. Protokoll in Word öffnen und bearbeiten
  3. Vorschau aktualisieren (notwendig, damit Anpassungen am Protokoll in Word in der Vorschau sichtbar werden)
  4. Anpassen der Genehmigungsfrist (standardmässig beträgt die Frist 7 Tage)
  5. Genehmigung direkt erteilen (ohne Rückmeldemöglichkeit für die Teilnehmer)


Nach die Einstellungen vorgenommen wurden, kann das Protokoll an die Teilnehmer und Entschuldigte zur Genehmigung versendet werden.



Personen im ergänzenden Verteiler erhalten das Protokoll zur Kenntnisnahme und können dieses nicht Genehmigen.



Protokollfreigabe, Genehmigungsworkflow, Signaturwahl, Fristsetzung, Teilnehmerbestätigung, Kenntnisnahme Prozess, Protokollvorschau, Versandoptionen, Abnahmeprozess

Genehmigen des Protokolls

Nach dem Versand erhalten alle Teilnehmenden und Entschuldigten ein E-Mail mit einem Link zur Genehmigung oder Ablehnung des Protokolls.


Das E-Mail mit dem Link erhalten nur Personen, welche als Teilnehmer oder Entschuldigte bei der Kontrolle & Abnahme eingetragen sind. Wenn der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist, kann das genehmigte Protokoll an weitere Beteiligte verschickt werden.



Über den Link in der E-Mail können die Teilnehmer nun eine Rückmeldung zum Protokoll abgeben. Optional kann ein Kommentar für den Organisator hinterlassen werden. Dies ist auch für externe Kontakte ohne direkten Zugriff auf buildagil möglich, welche das E-Mail erhalten. Solange die Genehmigungsfrist läuft, haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Anmerkungen zu ändern und zwischen genehmigt und abgelehnt zu wechseln.



Der aktuelle Stand der Genehmigung kann jederzeit über die Details in der Kontrolle- / Abnahme eingesehen werden.



In den Details werden alle Rückmeldungen mit Status der Genehmigung der Teilnehmer, die Versanddetails sowie das versendete Protokoll angezeigt.



Wurde die Genehmigung mit Signatur durchgeführt, erscheinen die digitalen Unterschriften direkt im Protokoll.



digitale Unterschrift, Genehmigungsstatus, Feedbackübersicht, Protokolländerung, Teilnehmerinteraktion

Abschluss der Genehmigung

Der Genehmigungsprozess kann auf verschiedene Arten abgeschlossen werden. Sollte die Frist zur Genehmigung abgelaufen sein und es haben noch nicht alle Teilnehmer eine Rückmeldung zum Protokoll gegeben, kann der Organisator eine Erinnerung versenden.



Automatische Genehmigung

Wenn alle Teilnehmenden und Entschuldigten das Protokoll genehmigen, wechselt der Status automatisch auf "Genehmigt".



Teilweise Genehmigung (Review)

Wenn noch nicht alle Teilnehmenden und Entschuldigten abgegeben haben, wird der Status der Kontrolle / Abnahme auf "Review" gesetzt. Das Protokoll gilt als genehmigt, sobald:

  • alle verbleibenden Rückmeldungen eingegangen sind und zustimmen, oder
  • der Organisator die Genehmigung manuell erteilt.


Ein Organisator kann die manuelle Genehmigung über die Optionen der Kontrolle / Abnahme vornehmen.


Personen, die ihre Genehmigung bereits erteilt haben, können ihre Rückmeldung nicht mehr ändern.



Ablehnung

Wird das Protokoll von einer Person abgelehnt, wechselt der Status nach Ablauf der Frist ebenfalls auf "Review". Der Organisator kann nun entscheiden, ob:

  • das Protokoll überarbeitet und erneut versendet wird, oder
  • die Genehmigung manuell erteilt wird.


Abbrechen der Genehmigung

Der Genehmigungsprozess kann jederzeit vom Organisator abgebrochen werden, z. B. zur Korrektur von Inhalten. Ein Organisator kann dies über die Optionen der Kontrolle / Abnahme vornehmen.



Nach Abschluss der Genehmigung kann das finale Protokoll inklusive Signaturen zur Kenntnisnahme an alle Teilnehmenden, Entschuldigten und den Verteiler versendet werden.



automatische Freigabe, manuelle Genehmigung, Protokollüberarbeitung, Genehmigungsabbruch

Exportieren des Kontroll- / Abnahmeprotokolls

Alternativ zum Versand mit Genehmigungsprozess kann das Protokoll auch als Word-Datei exportiert und manuell verschickt oder weiterbearbeitet werden.



Für Anpassungen an der Protokollvorlage können Sie sich gerne an den Support von buildagil werden.



Word-Export, manuelle Zustellung, Protokollbearbeitung, Offline-Genehmigung, Protokollarchivierung

Aktualisiert am: 02/12/2025